構(gòu)建監(jiān)督體系 降低公文差錯(cuò)率

　　構(gòu)建監(jiān)督體系 降低公文差錯(cuò)率
　　
　　作者/張杰穎 蔣 靜
　　
　　公文是政令傳達(dá)、工作推進(jìn)的重要載體。公文質(zhì)量水平是一個(gè)單位工作作風(fēng)的反映，高質(zhì)量的公文應(yīng)當(dāng)主旨明確，內(nèi)容科學(xué)，表達(dá)規(guī)范，格式正確。隨著儻政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的頒布實(shí)施，各級(jí)機(jī)關(guān)和單位對(duì)公文質(zhì)量提出了更高的要求。在實(shí)踐中，國(guó)網(wǎng)山西省電力公司（以下簡(jiǎn)稱(chēng)國(guó)網(wǎng)山西電力）按照國(guó)家電網(wǎng)公司創(chuàng)建“一流三化”辦公室的整體部署，以公文質(zhì)量零差錯(cuò)為目標(biāo)導(dǎo)向，構(gòu)建了較為完備的公文質(zhì)量監(jiān)管體系，積極引入安全檢查表理念，有效落實(shí)公文各環(huán)節(jié)質(zhì)量責(zé)任，公文質(zhì)量得到顯著提升。
　　
　　公文質(zhì)量分為內(nèi)容質(zhì)量和格式質(zhì)量?jī)煞矫�。�?nèi)容質(zhì)量主要看公文內(nèi)容是否正確、結(jié)構(gòu)是否嚴(yán)謹(jǐn)、字詞是否準(zhǔn)確、語(yǔ)法有無(wú)差錯(cuò)，格式質(zhì)量主要看版頭、主體（標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附注、附件）、版記、頁(yè)碼等標(biāo)注和書(shū)寫(xiě)是否規(guī)范。國(guó)網(wǎng)山西電力對(duì)2013年度二季度的公文質(zhì)量作了摸底調(diào)查，共計(jì)調(diào)查公文162件，其中無(wú)差錯(cuò)公文87件，存在問(wèn)題的公文75件（出現(xiàn)各類(lèi)問(wèn)題228次），差錯(cuò)率約為46.2%。
　　
　　一、調(diào)查中發(fā)現(xiàn)的主要問(wèn)題
　　
　　1.詞句及語(yǔ)法方面的問(wèn)題。此類(lèi)問(wèn)題出現(xiàn)46件次，約占問(wèn)題總數(shù)的20.2%。主要表現(xiàn)為：不按要求使用規(guī)范名稱(chēng)、未經(jīng)注釋使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)及縮略語(yǔ)；語(yǔ)句表意不清或存在歧義；存在漏字、錯(cuò)字現(xiàn)象；使用非公文語(yǔ)言，語(yǔ)氣措辭明顯不當(dāng)；標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤，阿拉伯?dāng)?shù)字序號(hào)后使用“、”；成文日期仍使用漢字書(shū)寫(xiě)；引文不完整，只引用發(fā)文字號(hào)或文件標(biāo)題；發(fā)文字號(hào)中的年份用“[ ]”括注；請(qǐng)示件結(jié)束語(yǔ)“懇請(qǐng)盡快予以批復(fù)”與“妥否，請(qǐng)批示”重復(fù)使用；結(jié)束語(yǔ)無(wú)標(biāo)點(diǎn)等。
　　
　　2.公文標(biāo)題方面的問(wèn)題。此類(lèi)問(wèn)題出現(xiàn)30件次，約占問(wèn)題總數(shù)的13.1%。主要表現(xiàn)為：發(fā)文單位缺失，標(biāo)題概括不準(zhǔn)確，標(biāo)題與內(nèi)容主旨不符，標(biāo)題回行不正確（多行標(biāo)題時(shí)應(yīng)以梯形或菱形排列，且不分割完整意義詞組），錯(cuò)誤使用“《 》” （正規(guī)出版物名稱(chēng)，法律法規(guī)、規(guī)章制度和公司標(biāo)準(zhǔn)名稱(chēng)全稱(chēng)應(yīng)加書(shū)名號(hào)）等。
　　
　　3.字體格式、層級(jí)序號(hào)方面的問(wèn)題。此類(lèi)問(wèn)題出現(xiàn)52件次，約占問(wèn)題總數(shù)的22.8%。主要表現(xiàn)為：未按要求使用上行文格式，公文字體錯(cuò)誤，行距間距前后不一致，前后段落字體、字號(hào)不一致，層級(jí)標(biāo)題行字體不符合要求（第一層級(jí)應(yīng)為方正黑體，第二層級(jí)應(yīng)為方正楷體，第三、四層級(jí)應(yīng)為方正仿宋字體）等。
　　
　　4.用印及附注方面的問(wèn)題。此類(lèi)問(wèn)題出現(xiàn)36件次，約占問(wèn)題總數(shù)的15.8%。主要表現(xiàn)為：無(wú)印章，空白頁(yè)蓋章，印章上邊緣與正文或附件說(shuō)明末行間距過(guò)大（間距應(yīng)為l行之內(nèi)），印章不端正或壓蓋位置錯(cuò)誤，無(wú)附注，附注與成文日期間距過(guò)大（附注應(yīng)在成文日期下1行左空2字編排，之間無(wú)空行）等。
　　
　　5.版記及頁(yè)碼方面的問(wèn)題。這類(lèi)問(wèn)題分別出現(xiàn)28件次和16件次，約占問(wèn)題總數(shù)的12.3%和7%。主要表現(xiàn)為：版記在附件頁(yè)前（版記應(yīng)標(biāo)注于公文印制的最末頁(yè)）；版記頁(yè)為奇數(shù)頁(yè)（公文采用側(cè)訂方式，版記需在最末的偶數(shù)頁(yè)上；若采用騎馬訂，則版記在最末的4的倍數(shù)頁(yè)上；可使用空白夾頁(yè)調(diào)整，空白夾頁(yè)不編頁(yè)碼）；空白版記頁(yè)標(biāo)注頁(yè)碼（無(wú)實(shí)體內(nèi)容的版記頁(yè)不編頁(yè)碼）；橫排頁(yè)中頁(yè)碼標(biāo)注位置與其他頁(yè)面不一致；非另發(fā)的附件，頁(yè)碼單獨(dú)另編（與公文正文一起編排附件時(shí)，若附件原自帶目錄頁(yè)碼，則通過(guò)遮蓋、調(diào)整版面等方法按公文正文順編頁(yè)碼）。
　　
　　6.附件方面的問(wèn)題。此類(lèi)問(wèn)題出現(xiàn)13件次，約占問(wèn)題總數(shù)的5.7010。主要表現(xiàn)為：附件說(shuō)明缺失，正文后有附件卻未標(biāo)注；附件缺失，有附件說(shuō)明卻無(wú)附件內(nèi)容；附件只有1個(gè)仍標(biāo)注順序號(hào)；附件名稱(chēng)前后不一致；附件說(shuō)明與正文間距過(guò)大或無(wú)空行；附件標(biāo)注不符合要求（應(yīng)在附件首頁(yè)左上角標(biāo)注，為方正黑體3號(hào)，順序號(hào)后無(wú)任何符號(hào)；若是單一附件，僅在首頁(yè)標(biāo)注“附件”，后無(wú)任何符號(hào)）等；附件為正式公文時(shí)，附件說(shuō)明未標(biāo)注發(fā)文字號(hào)（應(yīng)在附件說(shuō)明中標(biāo)注公文標(biāo)題及發(fā)文字號(hào)，發(fā)文字號(hào)用圓括號(hào)括入，公文標(biāo)題不加書(shū)名號(hào)）。
　　
　　7.計(jì)量單位方面的錯(cuò)誤。此類(lèi)問(wèn)題出現(xiàn)6件次，約占問(wèn)題總數(shù)的2.7%。主要表現(xiàn)為：計(jì)量單位的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)符號(hào)和計(jì)量單位的中文符號(hào)混雜使用，如文中同時(shí)出現(xiàn)“KV”和“千伏”；單位符號(hào)書(shū)寫(xiě)錯(cuò)誤，如“KV”“KVA”；在組合單位中同時(shí)使用單位符號(hào)和中文符號(hào)，如“元/m”等。
　　
　　8.抄送方面的錯(cuò)誤。此類(lèi)問(wèn)題出現(xiàn)1件次，約占問(wèn)題總數(shù)的0.4%，為主送省公司的請(qǐng)示類(lèi)公文錯(cuò)誤抄送下級(jí)單位或不相隸屬單位。
　　
　　二、采取的針對(duì)性措施
　　
　　1.加強(qiáng)公文質(zhì)量?jī)?nèi)控機(jī)制建設(shè)。國(guó)網(wǎng)山西電力從省公司、地市公司、縣公司三個(gè)層級(jí)明確了公文質(zhì)量檢查的標(biāo)準(zhǔn)工作流程，細(xì)化了質(zhì)量檢查的標(biāo)準(zhǔn)程序，編制了質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)表，以公文質(zhì)量勘誤檢查表的形式印發(fā)；實(shí)行抽樣檢測(cè)制、退回重辦制、責(zé)任追究制等。省公司對(duì)各單位所有上行文進(jìn)行質(zhì)量檢查，對(duì)各單位的內(nèi)部發(fā)文進(jìn)行抽檢，抽檢比例不低于10%；對(duì)存在質(zhì)量問(wèn)題的公文退回原發(fā)文單位修改；各單位辦公室分管主任、文秘人員對(duì)辦公室直接起草的公文質(zhì)量負(fù)直接責(zé)任，對(duì)本單位有關(guān)部室起草的公文負(fù)管理監(jiān)督責(zé)任，做到職責(zé)明確無(wú)空白，對(duì)公文質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行倒查，由相關(guān)人員承擔(dān)責(zé)任。
　　
　　2.實(shí)行公文質(zhì)量績(jī)效管理。一是進(jìn)一步完善公文質(zhì)量檢查體系。將公文質(zhì)量評(píng)價(jià)項(xiàng)目按大小類(lèi)劃分，大類(lèi)分文種、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、語(yǔ)言、格式、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等，每一大類(lèi)下又細(xì)分若干子項(xiàng)目。公文內(nèi)容方面主要檢查文件內(nèi)容與黨和國(guó)家大政方針、國(guó)家電網(wǎng)公司發(fā)展戰(zhàn)略是否吻合，是否保持了政策連續(xù)性、措施是否可行等；結(jié)構(gòu)方面主要檢查邏輯是否嚴(yán)密、層次是否清晰、結(jié)構(gòu)是否完整等；語(yǔ)言方面主要檢查語(yǔ)言是否準(zhǔn)確、語(yǔ)法是否正確、語(yǔ)氣是否適當(dāng)?shù)�；公文格式方面主要檢查版心、版頭、主送單位、標(biāo)題、正文、附件說(shuō)明、附注、印章、署名、簽發(fā)日期、附件等書(shū)寫(xiě)和標(biāo)注是否規(guī)范，并對(duì)每一要項(xiàng)給予相應(yīng)的權(quán)重。明確KPI指標(biāo)，如格式合規(guī)率、文種合規(guī)率、字句準(zhǔn)確率、內(nèi)容合規(guī)率等。實(shí)行季評(píng)年考核，將考核情況作為辦公室系統(tǒng)評(píng)先選優(yōu)的重要依據(jù)，納入企業(yè)負(fù)責(zé)人業(yè)績(jī)考核。二是注重公文質(zhì)量管理的組織體系架構(gòu)。要求各單位建立健全職責(zé)分明、運(yùn)轉(zhuǎn)順暢、高效協(xié)同的公文質(zhì)量管理組織架構(gòu)。
　　
　　3.強(qiáng)化公文質(zhì)量同業(yè)對(duì)標(biāo)工作。根據(jù)各單位公文質(zhì)量差錯(cuò)率的高低，按季對(duì)各單位公文質(zhì)量予以考評(píng)，每年開(kāi)展1次公文質(zhì)量監(jiān)督典型經(jīng)驗(yàn)報(bào)送活動(dòng)，推進(jìn)公文質(zhì)量監(jiān)督工作的良性有序開(kāi)展。
　　
　　4.提升文秘人員的崗位勝任力。辦公室與人力資源部密切合作，以崗位說(shuō)明書(shū)為基礎(chǔ)，以競(jìng)賽、考試等為手段，深入剖析文秘人員存在的能力短板，細(xì)化落實(shí)文秘人員所需的能力要項(xiàng)，完善相應(yīng)的課程體系，組織編寫(xiě)常用公文典型案例、公文常見(jiàn)錯(cuò)誤勘誤指南等，加大對(duì)文秘人員的培訓(xùn)力度，采用“持證上崗”的方式，堅(jiān)持“先持證、后上崗”的工作原則，要求文秘人員取得培訓(xùn)合格證后方可從事文秘工作，較好地緩解了工作質(zhì)量與能力落差之間的矛盾。
　　
　　5.運(yùn)用信息化手段推進(jìn)公文質(zhì)量管理。將“問(wèn)題公文”發(fā)布在協(xié)同辦公系統(tǒng)的任務(wù)協(xié)作模塊中，由各單位深入研究，查找問(wèn)題出現(xiàn)的原因，開(kāi)展診斷分析，及時(shí)總結(jié)并通過(guò)任務(wù)協(xié)作模塊反饋經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷提高公文工作水平。
　　
　　通過(guò)構(gòu)建公文質(zhì)量監(jiān)管體系，優(yōu)化完善質(zhì)量監(jiān)督機(jī)制，極大地降低了公文差錯(cuò)率，提高了公文質(zhì)量。2013年前3季度，在國(guó)家電網(wǎng)公司組織的公文質(zhì)量考核中，國(guó)網(wǎng)山西電力公司取得了優(yōu)異成績(jī)。
　　
　�。ㄗ髡邌挝唬簢�(guó)網(wǎng)山西省電力公司）

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