淺談傳播技巧在公文寫作中的運用

　　淺談傳播技巧在公文寫作中的運用
　　
　　作者/林 曦
　　
　　傳播學(xué)中的傳播技巧是指針對信息共享的傳播活動，所采用的能夠迅速高效地達到傳播目的的對策方法。傳播技巧包括內(nèi)容提示法、說理法和訴求法等。在傳播信息時，需要考慮到不同情況下表達信息的效果。這實際上涉及傳播過程中三個方面的因素對于傳播效果的影響——傳播者（學(xué)識、品格等）、傳播內(nèi)容（話題和證明方法）、傳播對象（主要指傳播者對于受眾心理和性格的了解、激發(fā)和控制）。這三個影響因素要求傳播者在主旨和論點被限定的時候，運用傳播技巧，將主要觀點的提出、論證方式的選擇、材料的安排巧妙地結(jié)合在一起，將信息的側(cè)重點鮮明地展現(xiàn)在讀者面前。 公文是黨政機關(guān)實施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效用和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。公文中的傳播活動實質(zhì)上是文字信息的傳播，成功的傳播方法和技巧的運用，有利于提高公文寫作的科學(xué)性、有效性和公文的傳播效果。如果在公文撰寫中針對特定的受眾和特定的信息內(nèi)容采用適當(dāng)?shù)膫鞑ゲ呗浴⑹侄�，不僅可以完整準(zhǔn)確地表達公文需要傳遞的信息，而且可以增加公文的美感，進而提高對受眾的影響力和吸引力。因此在公文寫作中傳播方案的確定和傳播內(nèi)容的選擇，從整體上來看是為發(fā)文目的服務(wù)的。本文著重探討在公文寫作中如何使用恰當(dāng)?shù)膫鞑ゼ记梢蕴岣吖�文的表達和傳播效果。
　　
　　一、明示態(tài)度法
　　
　　在傳播信息時，應(yīng)該簡潔明了地表明所要表達的結(jié)論，以方便讀者清楚地了解文章的主旨，領(lǐng)會傳播者所要表達的觀點。在公文寫作中，突出結(jié)論可以迅速有效地使讀者清楚撰寫者的目的和意圖。特別是在宣傳性、告知性公文傳播活動中，為了使受眾接受傳播者所提供的信息與觀點，更需要直觀地擺出結(jié)論。古人論文章的寫作時強調(diào)“立片言以居要” “開門見山”等，都是要求在傳播活動中首先將傳播目的和核心內(nèi)容告知讀者。當(dāng)然，要根據(jù)具體的公文內(nèi)容、傳播對象、傳播時機等因素來判斷是否應(yīng)直截了當(dāng)?shù)貙�發(fā)文目的表達出來。
　　
　　比如， 《國務(wù)院關(guān)于深化改革嚴(yán)格土地管理的決定》（國發(fā)[2004] 28號）一開頭就展示了重要結(jié)論： “實行最嚴(yán)格的土地管理制度……土地市場治理整頓取得了積極進展，有力地促進了宏觀調(diào)控政策的落實……必須正確處理保障經(jīng)濟社會發(fā)展與保護土地資源的關(guān)系，嚴(yán)格控制建設(shè)用地增量，努力盤活土地存量，強化節(jié)約利用土地，深化改革，健全法制，統(tǒng)籌兼顧，標(biāo)本兼治，進一步完善符合我國國情的最嚴(yán)格的土地管理制度。”公文的第一句話“實行最嚴(yán)格的土地管理制度”作為本文的主旨，簡潔明了地表達了中國要深化土地管理制度的決心。接下來“土地市場治理整頓取得了積極進展”一句敘述了土地整改的效果，讓讀者看到了實行土地管理制度各地區(qū)取得的進步。當(dāng)然還要點明在這個制度下的成效是階段性的，有些地區(qū)存在的問題仍需要解決。這份公文的主題與人民的生活息息相關(guān)，與受眾原有態(tài)度和利益相吻合，所以可以使用明示態(tài)度法。
　　
　　二、敲警鐘法
　　
　　傳播學(xué)中的“敲警鐘”法是指用能夠使人們產(chǎn)生恐懼意識的語句喚醒人們焦急、緊張的心理活動，這種方法也稱為“恐懼訴求法”。這種傳播方法在公文寫作里也能發(fā)揮很大作用。一方面，運用這種方法所產(chǎn)生的緊迫感可以督促人們盡快行動以防發(fā)生突發(fā)情況。古人早就言明要防患于未然，所以人們在閱讀用敲警鐘法寫作的公文時就會無意識地采取行動了。另一方面，采用這種方法，會在第一時間吸引讀者的全部注意力，為滿足好奇心，讀者會繼續(xù)閱讀下去。雖然借助恐懼訴求能收到較好的傳播效果，但我們需要清楚地知道一點，那就是過度地喚醒人們的危機意識以求達到目的，很有可能使讀者產(chǎn)生不適感。只有把握好一定的度且切合實際，才會最大限度地發(fā)揮警鐘的作用。
　　
　　譬如《國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)國家綜合防災(zāi)減災(zāi)規(guī)劃（2011-2015年）的通知》（國辦發(fā)（2011） 55號）中寫道： “‘十二五’時期，在全球氣候變化背景下，自然災(zāi)害風(fēng)險進一步加大，防災(zāi)減災(zāi)工作形勢嚴(yán)峻。干旱、洪澇、臺風(fēng)、低溫、冰雪、高溫?zé)崂恕⑸硥m暴、病蟲害等災(zāi)害風(fēng)險增加，崩塌、滑坡、泥石流、山洪等災(zāi)害仍呈高發(fā)態(tài)勢……設(shè)防水平偏低，農(nóng)村居民抵御災(zāi)害的能力較弱。自然災(zāi)害引發(fā)次生、衍生災(zāi)害的風(fēng)險仍然很大。”在公文寫作中，運用敲警鐘法可以快速有效地傳遞信息給收文對象，并使之警醒。首先，對問題的現(xiàn)狀加以描述，像這份通知里的“干旱、洪澇、臺風(fēng)、低溫、冰雪、高溫?zé)崂�、沙塵暴、病蟲害等災(zāi)害風(fēng)險增加……設(shè)防水平偏低，農(nóng)村居民抵御災(zāi)害的能力較弱。自然災(zāi)害引發(fā)次生、衍生災(zāi)害的風(fēng)險仍然很大”，就寫出了自然災(zāi)害的發(fā)生越來越頻繁，對人類的危害越來越大的現(xiàn)實，這自然會造成讀者對象的心理緊張，產(chǎn)生態(tài)度和行動上的變化。其次，提出解決問題的方法， “加強自然災(zāi)害監(jiān)測預(yù)警能力建設(shè)、加強防災(zāi)減災(zāi)信息管理與服務(wù)能力建設(shè)”，從心理上催促讀者采取相應(yīng)行動。通過給傳播對象施加壓力，調(diào)動他們的緊張、恐懼心理，引導(dǎo)他們把握公文的主題，符合傳播者的意愿。這份通知很好地運用恐懼訴求法即敲警鐘的技巧來撰寫公文，收到了很好的傳播效果。
　　
　　三、感情交流法
　　
　　感性語言最容易打動人。傳播學(xué)中的“訴諸感情”主要是指通過營造某種氣氛或使用感情色彩強烈的言辭來感染對方，以謀求特定的效果。公文語言的表達不僅影響工作的執(zhí)行力度，也影響公務(wù)活動的效果。寫進公文里的材料必須來自生活實踐，不允許虛構(gòu)，在此基礎(chǔ)上運用富有感情的言辭來撰寫公文，就能收到較好的效果。感情交流是向傳播對象傳達一些能讓人感到溫情的信息，消除對方對傳播者的疑慮、誤解，為公文的傳遞創(chuàng)造有利條件。要注意宣示說理嚴(yán)密周全、簡潔精練，切忌濫用修辭，于平淡之中見感情才顯功夫。要正確認識情感在公文寫作中的作用，樹立正確的得失觀，合理表達自己的感情，確保寫作的公文觀點正確、內(nèi)容真實、表達合情合理。
　　
　　《關(guān)于申請暴雨臺風(fēng)受損農(nóng)村公路維修資金的請示》 （連區(qū)建（2012） 66號）一文中寫道：“2012年7月初和8月初連云區(qū)先后遭受特大暴雨和強臺風(fēng)的猛烈襲擊，造成多處縣、鄉(xiāng)、村道路破壞嚴(yán)重，部分路基出現(xiàn)坍塌……據(jù)統(tǒng)計，全區(qū)縣、鄉(xiāng)、村道路因暴雨臺風(fēng)造成的道路路面損壞和路基塌方現(xiàn)象多達56處，路面損壞面積約8680平方米，部分道路簡易修復(fù)后雖能維持通行，但仍存在著很大的安全隱患，亟待進行全面修復(fù)……懇請市局酌情考慮撥付部分農(nóng)村公路維修資金……以保證搶修工程的快速推進。”從這篇公文中可以看到請示單位對災(zāi)害的憂心以及進行災(zāi)后重建的決心。該請示在擺出連云區(qū)災(zāi)情嚴(yán)重的實際狀況時，運用“56處” “8680平方米”等有說服力的數(shù)據(jù)，融入足以打動人心的“懇請”等詞語，語言真摯感人，拉近了文件授受雙方的距離，建立了良好的雙向溝通交流關(guān)系，以期達到希望上級撥款維修的最終目的。要完成一篇高質(zhì)量的公文，關(guān)鍵是要對發(fā)文意圖有一個準(zhǔn)確的把握，然后將這些轉(zhuǎn)化為充滿感情色彩的語句，以收到打動人心的目的。這份請示無疑是一個成功的范例。
　　
　　四、尊重事實法
　　
　　公文的另一大語體特征是真實性�？鬃印墩撜Z，里仁》中云： “君子欲訥于言，而敏于行�！币馑际钦f君子說話要謹慎，行動則要敏捷。在公文寫作中也可解釋為執(zhí)筆者用詞要謹慎小心，內(nèi)容要遵從實際。公文中有些文種如情況報告、工作總結(jié)、調(diào)查報告等內(nèi)容涉及面寬、傳播領(lǐng)域廣，不僅拓寬了人們的視野，提高了人們的思維境界，而且促使寫作策略發(fā)生了變化。只有正確把握問題的實質(zhì)，堅持實事求是，遵從事物間的邏輯關(guān)系，公文才能收到良好的傳播效果。在寫作中應(yīng)堅持客觀的態(tài)度，盡可能地將自己的傾向在文章中隱去。
　　
　　如《福建省糧食局關(guān)于2012年第四季度糧油質(zhì)量抽檢情況的通報》 （閩糧行[2013] 24號）一文中寫道： “福州市抽檢大米、小麥粉、食用植物油、原糧共484批次，合格484批次，批次合格率100% ……寧德市抽檢大米、小麥粉、食用植物油、糧食復(fù)制品共67批次，合格63批次，批次合格率94.0%；龍巖市抽檢大米、小麥粉、食用植物油、原糧共288批次，合格288批次，批次合格率100%�！痹谛畔�傳播過程中，經(jīng)常會遇到無法解決的沖突，這時需要借助于實例來增強說服力。福建省糧食局把2012年第四季度糧食質(zhì)量抽檢結(jié)果作了通報，數(shù)據(jù)真實、敘述清楚，說服力強。
　　
　　五、重復(fù)結(jié)論法
　　
　　傳播學(xué)指出，傳播者要想提高傳播效果，就必須設(shè)法減少選擇性因素對受傳者的干擾。古人對這一技巧的功效已有肯定。 《戰(zhàn)國策》中“三人成虎”“曾母投杼”就是明證。例如，腦白金是大眾耳熟能詳?shù)谋＝∑罚�腦白金在剛剛進入市場時并未受到人們的關(guān)注。這時，一個雖然通俗卻能夠讓人記住的廣告出世了，電視、報紙等傳播媒介對這個產(chǎn)品反復(fù)宣傳，引起大眾對腦白金的好奇并相互交流，自此腦白金名聲大噪�？梢�，重復(fù)地敘述某個問題或信息可以收到很好的傳播效果。
　　
　　《工業(yè)和信息化部、發(fā)展改革委、環(huán)境保護部關(guān)于開展工業(yè)產(chǎn)品生態(tài)設(shè)計的指導(dǎo)意見》 （工信部聯(lián)節(jié)[2013] 58號）一文中寫道： “生態(tài)設(shè)計是實現(xiàn)污染預(yù)防的重要措施。污染預(yù)防是改變‘先污染后治理’發(fā)展方式的根本途徑。研究表明，800/0的資源消耗和環(huán)境影響取決于產(chǎn)品設(shè)計階段……生態(tài)設(shè)計是落實生產(chǎn)者責(zé)任延伸制度的要求……生態(tài)設(shè)計有利于綠色技術(shù)創(chuàng)新……”該意見的主旨是“開展工業(yè)產(chǎn)品生態(tài)設(shè)計”，文中有四段都在重復(fù)生態(tài)設(shè)計的重要意義， “生態(tài)設(shè)計是實現(xiàn)污染預(yù)防的重要措施，生態(tài)設(shè)計是落實生產(chǎn)者責(zé)任延伸制度的要求，生態(tài)設(shè)計有利于綠色技術(shù)創(chuàng)新”，這些句子無一不是在強調(diào)生態(tài)設(shè)計是一件有價值的事情。運用反復(fù)強調(diào)主題的技巧，的確能快速有效地傳遞信息給收文對象，傳播效果顯著。
　　
　　綜上所述，在公文寫作中適當(dāng)運用傳播技巧，可以為公文增色添彩，增強表達效果。在寫作中要注意把公文主旨表達與公文傳播技巧結(jié)合起來，重視公文寫作策略的作用，從全局上實現(xiàn)公文傳遞策令、溝通情況、交流經(jīng)驗的社會價值。采取適宜接受對象、傳播主體、傳播內(nèi)容的傳播方式，就能取得好的效果；否則，傳播者雖有好心也可能會辦壞事。恰當(dāng)?shù)厥褂妹魇緫B(tài)度法、恐懼訴求法、感情交流法等寫作技巧，不僅能加快公文上情下達、溝通聯(lián)絡(luò)的速率，也能增強公文的生動性和藝術(shù)感染力。