財務檔案管理制度

　　財務檔案管理制度
　　
　　一、目的：
　　
　　為了加強公司財務檔案的科學管理，建立、健全會計檔案的管理制度，完善財務檔案管理工作，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定本制度。
　　
　　二、適用范圍
　　
　　本制度用于財務部檔案的管理。
　　
　　三、檔案管理職責
　　
　　財務部負責檔案的整理、編號、調(diào)閱、借閱等，對財務會計檔案的安全、完整、保密負責，對于應當入庫保管的資料應及時入庫納入管理。
　　
　　四、財務檔案定義
　　
　　會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計核算的資料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要歷史資料和證據(jù)。
　　
　　五、會計檔案范圍
　　
　　包含會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。
　　
　　（一）會計憑證
　　
　　會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務，明確經(jīng)濟責任的書面證明。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。
　　
　�。ǘ�）會計賬簿、
　　
　　會計賬簿是一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成，以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟業(yè)務的簿籍。它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助記備查簿等。
　　
　�。ㄈ�）會計報表
　　
　　會計報表是反映企業(yè)財務狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件，有主要財務反映指標快報，月、季度會計報表、中期會計報表、年度會計報表。包括資產(chǎn)負債表、損益表、現(xiàn)金流量表、會計報表附表、附注、財務情況說明書等。
　　
　�。ㄋ模� 其他會計核算資料
　　
　　其他會計核算資料屬于經(jīng)濟業(yè)務范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的，由財務部門負責辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟合同、財務數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。會計電算化存貯在磁盤上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計資料均應視同會計檔案管理。
　　
　　六、會計檔案的裝訂和保管
　　
　　會計檔案的裝訂：會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。會計憑證的裝訂，一般每月裝訂一次。裝訂好的憑證按年分月妥善保管。
　　
　�。ㄒ唬�會計憑證裝訂前的準備工作：
　　
　�。�1）分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全；
　　
　�。�2）摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整；
　　
　�。�3）整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全；
　　
　�。ǘ�）會計憑證裝訂時的要求：
　　
　�。�1）裝訂盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱。
　　
　　（2）憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證；
　　
　�。�3）裝訂憑證厚度一般為3厘米，裝訂牢固，美觀大方。
　　
　�。ㄈ�）會計憑證裝訂后的注意事項：
　　
　　（1）每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)。
　　
　　（2）在封面上編好卷號，會計憑證裝訂成冊后，裝入會計憑證檔案盒以便妥善保護。按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。
　　
　�。ㄋ模�會計檔案的保管要求。
　　
　　（1）會計檔案室應選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應備有防火器材。
　　
　　（2）會計檔案應放在專用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找。
　　
　�。�3）會計檔案室內(nèi)應經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀、防鼠咬。
　　
　�。�4）會計檔案室保持通風透光，并有適當?shù)目臻g、通道和查閱的地方，以利查閱，并防止潮濕；
　　
　　（5）設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密；
　　
　�。�6） 會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
　　
　�。ㄎ澹�檔案保管期限
　　
　�。�1）原始憑證、記賬憑證、匯總憑證 15年
　　
　�。�2）銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單 5年
　　
　�。�3）日記賬15年。其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬 25年
　　
　�。�4）明細賬、總賬、輔助賬 15年
　　
　�。�5）固定資產(chǎn)報廢清理后固定資產(chǎn)卡片及清單保管 5年
　　
　�。�6）主要財務指標報表（包括文字分析） 3年
　　
　　（7）月、季度會計報表（包括文字分析） 5年
　　
　　（8）年度會計報表（包括文字分析） 永久
　　
　�。�9）會計檔案保管清冊及銷毀清冊永久
　　
　�。�10）主要財務會計文件、合同、協(xié)議 永久
　　
　　七、會計檔案的借閱
　　
　　（一）會計檔案為本單位所利用，原則上不得借出，有特殊需要須經(jīng)單位領(lǐng)導、財務負責人員批準。
　　
　�。ǘ�）外部借閱會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導人批準后，方可辦理借閱手續(xù)；單位內(nèi)部人員借閱手續(xù)。借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。
　　
　�。ㄈ�）本單位人員需要檔案資料，在登記報批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復印。
　　
　　（四）借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領(lǐng)導批準后方能攜帶外出或復制原件）。
　　
　　八、會計檔案的銷毀
　　
　�。�1）會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀意見，會同財務部門共同鑒定、編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導審查，報請上級主管單位批準后方可予以銷毀。
　　
　�。�2）會計檔案保管期滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務時為止；建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀。
　　
　�。�3）銷毀檔案前，應按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對；各單位銷毀會計檔案時應由檔案部門和財會部門共同派員監(jiān)銷，會計檔案銷毀后經(jīng)辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位領(lǐng)導，一份歸入檔案備查。

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