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小信息大課題——淺談如何做好信息工作
小信息大課題——淺談如何做好信息工作作者/ 郭學(xué)利 姜玉鵬
2008年9月15日10點(diǎn)，美國雷曼兄弟公司向法院申請破產(chǎn)，消息瞬間通過互聯(lián)網(wǎng)傳遍世界。10點(diǎn)10分，德國國家發(fā)展銀行通過計算機(jī)自動付款系統(tǒng)向雷曼兄弟即將凍結(jié)的賬戶轉(zhuǎn)賬3億歐元。德國國家發(fā)展銀行被媒體指責(zé)為迄今“德國最愚蠢的銀行”。調(diào)查表明，悲劇發(fā)生的直接原因是信息溝通不暢。德國國家發(fā)展銀行的董事會秘書史里芬和文員施特魯克是涉及轉(zhuǎn)賬事件的兩個人：史里芬在這關(guān)鍵的10分鐘里，打電話給國際業(yè)務(wù)部催要風(fēng)險評估報告，因電話占線而未果，打算一會兒再聯(lián)系；負(fù)責(zé)處理與雷曼兄弟公司業(yè)務(wù)的高級經(jīng)理希特霍芬，囑咐文員施特魯克上網(wǎng)瀏覽新聞， “一旦有雷曼兄弟公司的消息就立即向我報告”。10: 03施特魯克看到雷曼公司申請破產(chǎn)的網(wǎng)絡(luò)新聞，馬上跑到經(jīng)理辦公室，可上司不在，施特魯克留了張便條離開了。史里芬和施特魯克對該悲劇的發(fā)生有著不可推卸的責(zé)任。前者的信息敏感度十分低下，缺少關(guān)注信息的主動性；后者雖及時獲悉了實(shí)用信息，卻對其風(fēng)險評估不當(dāng)，致使即時傳達(dá)大打折扣，貽誤了最佳時機(jī)。信息是領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)，是指導(dǎo)實(shí)踐的依據(jù)，秘書如何做好信息工作是一個大課題。筆者擬就此問題談?wù)勛约旱睦斫猓c秘書朋友交流討論。
一、信息工作要與組織中心工作共脈躍動
秘書處（或辦公室）是組織的綜合工作部門，處于組織中樞位置，上上下下、方方面面的工作任務(wù)都需要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、督查反饋�！皬V以謀大局，始造而有大作為�！泵貢獦淞⒎⻊�(wù)大局的理念，堅持把工作放到組織工作的全局與大局中。這就要求秘書根據(jù)組織中心工作，找準(zhǔn)自身工作的最佳結(jié)合點(diǎn)和切入點(diǎn)，合理安排工作重點(diǎn)，以使每項具體工作與組織部署、領(lǐng)導(dǎo)思路相契合。 “不謀全局者，不足以謀一域。”秘書人員只有對組織全局大勢做到胸中有數(shù)，才不會偏離工作方向。
信息工作服務(wù)于組織和領(lǐng)導(dǎo)，秘書人員必須站在組織戰(zhàn)略的高度和領(lǐng)導(dǎo)的立場來把握關(guān)注點(diǎn)、興奮點(diǎn)，緊緊圍繞組織工作和領(lǐng)導(dǎo)決策的重點(diǎn)——中心工作、重點(diǎn)工作，開展具體業(yè)務(wù)。為了信息工作與組織中心工作共脈躍動，秘書人員必須定期科學(xué)地梳理和研判工作安排，分清主次、大小、輕重、緩急，做到統(tǒng)籌謀劃，既兼顧組織全局部署和領(lǐng)導(dǎo)決策思路，又力爭結(jié)合實(shí)際情況，準(zhǔn)確抓住主要矛盾，始終突出工作重點(diǎn)。德國國家發(fā)展銀行董事會秘書史里芬就缺少圍繞工作重點(diǎn)開展信息工作的積極性。雷曼兄弟是德國國家發(fā)展銀行的業(yè)緣組織，2008年9月15日是兩個組織交易的日子。接管理常識，雷曼兄弟應(yīng)是德國國家發(fā)展銀行風(fēng)險監(jiān)測的重點(diǎn)。雷曼破產(chǎn)的信息已到處傳播，董事會秘書卻毫不知情，還在按正常程序索要風(fēng)險評估報告，豈不可笑？未圍繞組織當(dāng)下的中心工作開展具體扎實(shí)的信息工作，是史里芬工作的最大失誤。
二、秘書應(yīng)具備的信息素質(zhì)和信息工作能力
隨著領(lǐng)導(dǎo)對信息的倚重度、期待值越來越高，信息工作變得越來越重要。秘書人員是組織和領(lǐng)導(dǎo)的“信息庫”，為把握好信息工作的方向盤，秘書人員必須下苦功夫，以高度的責(zé)任心提升自己的信息素質(zhì)和能力。
1.提高信息搜集整合能力
除了文件、信訪、電話、會議、報刊、調(diào)研等傳統(tǒng)渠道外，廣播電視、網(wǎng)絡(luò)等新媒體已成為主要信息來源。由于新媒體信息數(shù)量龐大、信息質(zhì)量良莠不齊、信息渠道多元，如何收集、儲存有效有益信息面臨嚴(yán)峻考驗。秘書人員必須創(chuàng)新思維，在組織內(nèi)部建立橫向到邊、縱向到底的信息網(wǎng)絡(luò)，變“個人作戰(zhàn)”為“集體攻堅”。只有集合群力，秘書人員才可以搜集到關(guān)乎組織的較為全面的信息，實(shí)現(xiàn)信息搜集工作的角落化、針點(diǎn)化。龐雜的信息源猶如狼藉雜亂的倉庫，對有效有益的材料物品難以辨別，所以秘書人員要具備整合加工信息的能力。整合加工信息不妨分為兩步走：第一步是做好信息去粗取精、去偽存真的工作，確保信息的有效度；第二步是將一個個看似獨(dú)立割裂、關(guān)聯(lián)不大的信息，以重要程度、時效程度、相聯(lián)性等維度分類，以確保信息的分級處理。收集整合信息是秘書人員開展工作的基礎(chǔ)。秘書一定要樹立一個觀念：收集信息要多多益善，可用信息要精益求精。
2.信息預(yù)測與信息監(jiān)測能力
1950年朝鮮戰(zhàn)爭中，周恩來的軍事秘書雷英夫預(yù)測出美軍登陸的準(zhǔn)確時間和地點(diǎn)，毛澤東對此評價說“小參謀是可以大有作為的”。雷英夫的預(yù)測不是空穴來風(fēng)，而是建立在對已有信息科學(xué)分析基礎(chǔ)上的。在某種意義上，建立在現(xiàn)有信息基礎(chǔ)上的未來推斷和預(yù)見，對秘書輔政具有決定意義。技術(shù)是優(yōu)化信息資源、提升信息實(shí)用價值的手段和工具。秘書人員必須掌握一定的信息技術(shù)，如群聚類技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘比對、智能化分析等，并以此為助力提高自身的預(yù)測能力。
在未來預(yù)測中，要特別注意高風(fēng)險信息的動態(tài)發(fā)展。秘書人員要對誘發(fā)危機(jī)的因素準(zhǔn)確定位，看其屬于高危害高概率、高危害低概率、低危害高概率、低危害低概率中的哪一種。哪怕風(fēng)險發(fā)生概率很低，秘書人員也要抱著如履薄冰的心態(tài)，密切關(guān)注及時分析科學(xué)判斷。只有密切監(jiān)測風(fēng)險信息，時時關(guān)注不良因素變化，才有可能預(yù)防事態(tài)升級。如果德國國家發(fā)展銀行工作人員對雷曼兄弟公司的不良信息緊密跟蹤，那么悲劇就會避免。秘書人員一定要引以為戒。
3.信息傳送能力
秘書人員信息傳送能力主要體現(xiàn)在信息傳送技巧的掌握和傳送信息的質(zhì)量上。信息傳送的方法主要有文字材料、電話溝通、網(wǎng)絡(luò)交流等。這是秘書人員的基本功。秘書人員要扮演好信息“過濾器”的角色，做好傳發(fā)信息工作。首先保證上報信息質(zhì)量。一是信息真實(shí)可靠。真實(shí)是信息的生命。只有實(shí)事求是地傳送客觀真實(shí)的信息，才能輔助領(lǐng)導(dǎo)理清思路做出科學(xué)決策。二是信息要解渴有用。秘書工作要和領(lǐng)導(dǎo)工作、組織大局對接，因此傳送信息要緊扣領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注點(diǎn)，匹配領(lǐng)導(dǎo)思路，多報對路有用的適用型信息。三是做好重大事件、緊急事件信息的報送工作。這類信息關(guān)乎組織生存與發(fā)展，甚至關(guān)乎社會穩(wěn)定與國家安全，秘書人員要及時報送，以便領(lǐng)導(dǎo)對事件的發(fā)展了然于胸，迅速作出應(yīng)對決策。其次做好系統(tǒng)內(nèi)的信息傳達(dá)工作，以確保系統(tǒng)內(nèi)各單位、各部門上下銜接、左右聯(lián)動。另外，秘書人員在對外信息發(fā)布中要掌握適度的原則，什么該發(fā)布，什么不該發(fā)布，公開到什么程度……都要考慮清楚，以避免組織因信息公布不當(dāng)而造成損失。
4.確保信息安全的能力
確保信息安全是秘書人員重要的素質(zhì)和職業(yè)操守。隨著科技的進(jìn)步，信息載體的增多，信息的安全受到越來越多的威脅。秘書人員是領(lǐng)導(dǎo)的近身參謀，在內(nèi)外上下聯(lián)系協(xié)調(diào)的過程中往往知密早、知密多，甚至還是某些機(jī)密的保管者，其保密能力的高低直接關(guān)乎組織的前途命運(yùn)。所以，秘書人員一定要有強(qiáng)烈的信息保密意識，在工作中真正發(fā)揮“門閥”作用，在文件傳達(dá)、口頭交流、媒介使用、檔案管理過程中，緊繃保密弦，防止秘密信息的跑冒流漏。秘書只有將保密理念內(nèi)化于心、外化于行落到實(shí)處，組織的信息安全才會得以保證�！皬陌l(fā)生的泄密事件的性質(zhì)來分析，有近60%的屬于過失泄密，主要表現(xiàn)為涉密人員思想麻痹，疏忽大意。”“機(jī)事不密則害成”，秘書人員一定不可掉以輕心。
三、開展信息工作應(yīng)遵循的原則
1.及時性原則
當(dāng)天的信息是金子，第二天的信息是銀子，第三天的信息是垃圾。秘書人員一定要注重信息工作的時效性，做到三個及時：一是及時發(fā)現(xiàn)信息工作中的新動向、新問題、新矛盾；二是及時尋求信息工作中的新突破、新探索、新辦法；三是及時傳達(dá)新精神、新舉措、新政策。美國總統(tǒng)要求，世界每個角落發(fā)生的重大事件，五分鐘他要知道，遲了就會被動。只有對重要信息反應(yīng)快、處理快、傳遞快，信息的輔政效用才可以最大化實(shí)現(xiàn)。
2.準(zhǔn)確性原則
準(zhǔn)確性體現(xiàn)在以下幾個方面：一是以實(shí)事求是的精神，報送傳達(dá)真實(shí)的情況，反映真實(shí)的聲音，盡量保證流通信息的客觀；二是準(zhǔn)確把握工作重點(diǎn)，做到急領(lǐng)導(dǎo)所需，報領(lǐng)導(dǎo)所要，向領(lǐng)導(dǎo)提供針對性強(qiáng)的信息，為組織決策提供參考依據(jù)；三是根據(jù)不同信息的傳播范圍、緊急程度、秘密程度，恰當(dāng)選擇報發(fā)渠道，以確保涉密信息不泄露、緊急信息不貽誤、知悉對象不遺漏；四是充分發(fā)揮信息標(biāo)題的文眼作用，用準(zhǔn)確凝練的語言體現(xiàn)信息價值，以引起領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注和部門重視；五是以客觀、冷靜、理性的態(tài)度進(jìn)行信息管理工作，以防個人感情影響信息的客觀性。這里內(nèi)容準(zhǔn)確是信息傳播的底線。秘書人員一定要力求報發(fā)的信息觀點(diǎn)準(zhǔn)確、事件準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。對于細(xì)節(jié)不準(zhǔn)、情況不明的信息不能草率報送。
3.全面性原則
秘書人員要對與組織有關(guān)的各方面情況有一個全景式的了解和總體把握，在搜集、報送信息的具體工作中，做到綜合信息與專題信息、熱點(diǎn)信息與常態(tài)信息、良性信息與負(fù)面信息相結(jié)合，以確保信息內(nèi)容全面反映組織的實(shí)際情況。信息的全面性并不是指事無巨細(xì)的面面俱到，而是指在突出個體信息特點(diǎn)的同時整合和深度加工挖掘共性信息，以達(dá)到連點(diǎn)成線、連線成面的效果。只重個性不重共性、只重局部不重整體、只重成績不重問題的信息，都存在著以偏概全的缺點(diǎn)，不利于反映事件的本質(zhì)。
注釋：
�、仝w英秀，周恩來的軍事秘書雷英夫[J].文史天地。2009（8）。
②王川洪，從“破窗理論”談保密工作[J].秘書工作，2005（8）。
�。ㄗ髡邌挝唬簝�(nèi)蒙古財經(jīng)大學(xué)人文學(xué)院內(nèi)蒙古教育招生考試中心辦公室）
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