公文處理中的常見問題及對策研究

　　公文處理中的常見問題及對策研究
　　
　　作者/李軍
　　
　　行政機關(guān)的公文是行政機關(guān)依法行政和進行公務活動的重要工具， 是在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書。公文處理體現(xiàn)在行政機關(guān)的工作決策、部署及抓落實、為基層群眾辦實事等各項工作中，涵蓋了行政活動的全過程， 一定程度上反映了機關(guān)的工作作風， 直接影響著行政效率。
　　
　　一、公文處理中的常見問題
　　
　�。ㄒ唬� 忽視協(xié)商會簽環(huán)節(jié)。公文中有涉及其他部門的事項， 主辦部門沒有與有關(guān)部門充分協(xié)商， 就直接報送上級機關(guān)審批。比如，涉及財政資金問題沒有征求財政部門的意見，涉及項目規(guī)劃問題沒有與發(fā)展改革部門協(xié)商，涉及編制機構(gòu)問題未與編辦協(xié)商， 涉及表彰評優(yōu)問題， 沒有征求人力資源和社會保障部門的意見等。或者雖然協(xié)商但未取得一致意見， 主辦部門在報送上級機關(guān)審批時， 沒有吸收有關(guān)部門意見， 或者沒有提出建設(shè)性意見。此類公文上級機關(guān)無法及時審批， 需要退回報文單位， 取得一致意見后重新上報。
　　
　�。ǘ�） 直接報送領(lǐng)導者個人。有的公文未經(jīng)上級機關(guān)領(lǐng)導指定， 將應報送上級機關(guān)的公文直接報送領(lǐng)導個人。在公文處理中， 有些省直部門負責人在本機關(guān)信箋紙上直接指示“呈××副省長審批”， 從而常常出現(xiàn)越過省政府辦公廳秘書處直接呈送省領(lǐng)導的現(xiàn)象。根據(jù)《黨政機關(guān)公文處理工作條例》的規(guī)定，“除上級機關(guān)負責人直接交辦事項外， 不得以本機關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報送公文， 不得以本機關(guān)負責人名義向上級機關(guān)報送公文。” 直接報領(lǐng)導者個人， 常常導致收文機關(guān)無法跟蹤公文的運轉(zhuǎn)過程， 更無從查詢公文的辦理情況， 形成“飛行件” 和“橫傳件”。
　　
　　（三） 越級行文。各級行政機關(guān)不得越級請示問題和報告工作。部門所屬單位需要請示問題， 一般應向主管部門請示； 確需向上級機關(guān)請示的， 再由主管部門向上級機關(guān)行文。實踐中， 仍有一些單位不通過主管部門，直接向省政府行文。如××公司《關(guān)于調(diào)整×××有限公司董事及監(jiān)事的請示》， 沒有報經(jīng)主管的省有關(guān)部門， 就直接報送給了省政府�！饵h政機關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定：“行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文， 特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關(guān)。”
　　
　�。ㄋ模� 公文標題不規(guī)范。公文標題一般由發(fā)文機關(guān)名稱、內(nèi)容和公文種類三部分組成。除發(fā)布或轉(zhuǎn)發(fā)規(guī)章性公文加書名號外， 一般不用標點符號。公文標題要概括公文的主要內(nèi)容， 還要選準文種， 好的標題能使人迅速了解文件的主旨和要義。實際工作中， 公文標題常常存在著五個方面的問題： 一是標題不規(guī)范， 沒有發(fā)文機關(guān)名稱。(文秘工作　www.gymyzhishaji.com)如省某部門報送的《關(guān)于赴港澳考察的報告》， 應為《××廳關(guān)于××代表團赴港澳考察的報告》。二是標題過長， 有的公文標題長達50 多個字。如省直某部門報省政府的《河北省××廳關(guān)于在全省七大水系主要河流實行跨界斷面水質(zhì)考核并試行扣繳生態(tài)補償金政策的通知》， 共52 個字， 可改為《河北省××廳關(guān)于實行跨界斷面水質(zhì)目標責任考核的通知》， 減少了27個字， 顯得更簡潔， 概括性更強。三是標題中出現(xiàn)兩個以上“關(guān)于” 兩個以上“通知”，如《河北省××廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)××市關(guān)于制止濫占用土地的通知的通知》等。四是有的公文標題使用了多個標點符號。五是公文標題中文種使用錯誤， 如××局報送省政府的《關(guān)于我省海上搜救應急預案有關(guān)問題的說明》、××局《關(guān)于有關(guān)煤礦營業(yè)執(zhí)照收繳情況的匯報》， 其中的說明、匯報都不是文種。
　　
　�。ㄎ澹� 公文中的各種名稱、引用不規(guī)范。公文中涉及法律規(guī)章時， 沒有先列全稱， 注明簡稱， 而是直接引用簡稱， 如《中華人民共和國行政許可法》（以下簡稱《行政許可法》） 不能寫成《行政許可法》。有的機關(guān)名稱隨意使用簡稱， 如將“省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳” 簡稱為“省住建廳”、省食品藥品監(jiān)管局簡稱為“省食藥監(jiān)局” 等， 沒有使用規(guī)范的簡稱。
　　
　�。�六） 公文密級標注隨意性強。有的部門沒有參照上級政府或部門同類文件的密級劃分界限， 隨意自定密級。有的公文在報批時，將密級定的很高， 既增加了公文處理的難度，也增加了檔案管理的難度。有的公文標注密級時， 沒有注意保密期限， 如機密☆5 年， 個別公文甚至左邊標注“秘密”， 右邊標注“內(nèi)部資料”， 使收文單位不知該按涉密文件管理還是按內(nèi)部資料處理。
　　
　�。ㄆ撸� 附件不全。有的公文中提到根據(jù)省領(lǐng)導同志的批示或會議紀要起草的， 但報送省政府的公文沒有附上省領(lǐng)導同志的批示件或會議紀要， 有的缺少需要貫徹的上級文件的復印件等。由于缺乏相應的背景材料， 增加了公文處理的困難， 稍有疏漏， 就會失去公文處理的連續(xù)性和一致性。
　　
　�。ò耍� 印章使用不規(guī)范。有的印章與發(fā)文機關(guān)標示不符， 如發(fā)文機關(guān)是××廳， 印章卻是××廳辦公室。有的印章位置隨意性強，不居中、不端正、不規(guī)范， 有的聯(lián)合行文的印章相交、相切等。
　　
　　二、問題產(chǎn)生的主要原因
　　
　　（一） 部門和單位領(lǐng)導重視不夠。有的部門領(lǐng)導不重視機關(guān)公文處理工作， 不了解《黨政機關(guān)公文處理工作條例》的規(guī)定， 忽視機關(guān)公文處理工作的程序化、規(guī)范化和制度化建設(shè)， 致使本單位的公文存在這樣那樣的問題。
　　
　　（二） 工作制度不健全�！饵h政機關(guān)公文處理工作條例》明確規(guī)定， 各級黨政機關(guān)辦公室（廳） 主管本機關(guān)的公文處理工作， 并對下級機關(guān)的公文處理工作進行業(yè)務指導和督促檢查。實際工作中， 很多部門辦公室或秘書科只是負責公文的編號、收發(fā)工作， 而對公文內(nèi)容、體例格式等方面的問題未予以重視。
　　
　�。ㄈ�） 學習培訓交流少。公文處理是幕后工作， 沒有轟轟烈烈的業(yè)績， 由于任務繁重，沒有時間性和規(guī)律性， 從業(yè)者長期處于高度緊張狀態(tài)。但是， 公文處理工作要求嚴謹細致、規(guī)范高效， 需要時刻保持清醒的頭腦。有的部門不重視公文處理工作， 文秘人員長期在本職崗位上默默奉獻， 系統(tǒng)學習培訓和交流的機會少， 長期以來按著老套路、老辦法來處理； 有的部門文秘人員流動較快， 許多新手對公文處理業(yè)務不熟悉， 致使不能按規(guī)定制度辦事， 忽視公文處理的程序化、規(guī)范化和制度化， 甚至出現(xiàn)一些低級錯誤。
　　
　　三、做好公文處理工作的改進措施
　　
　　（一） 領(lǐng)導重視是關(guān)鍵。領(lǐng)導重視是做好公文處理工作的關(guān)鍵。公文處理工作既辛苦又繁雜， 看似平凡卻很重要。因此， 部門和單位領(lǐng)導要積極創(chuàng)造條件， 支持文秘工作人員大膽開展公文處理工作， 對不按公文處理規(guī)定報送的公文， 要主動退回報文單位， 力爭做公文處理工作制度化、程序化和規(guī)范化的帶頭人。
　　
　　（二） 制度建設(shè)是根本。制度具有根本性和長遠性。公文處理工作政策性、程序性較強， 工作環(huán)節(jié)多， 時限緊， 要求高。要使公文處理工作有章可循、有據(jù)可依、責任明確，就必須從制度建設(shè)入手， 建立一套科學有效的機制。各級行政機關(guān)要按照《黨政機關(guān)公文處理工作條例》的要求， 結(jié)合本單位實際，從公文的簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復、保密到立卷、歸檔、銷毀等程序， 都要建立健全本機關(guān)公文處理的各項制度和工作流程， 切實發(fā)揮好機關(guān)文秘部門在公文處理中的作用， 在實際工作中以制度規(guī)范行為， 確保公文處理嚴謹、細致、高效。近年來， 河北省政府辦公廳先后制定了《河北省人民政府辦公廳公文運轉(zhuǎn)規(guī)則》《河北省人民政府辦公廳關(guān)于進一步規(guī)范機關(guān)公文辦理程序及版頭文箋使用的通知》等5 個公文處理方面的文件， 嚴格遵循“來文即辦、日清日結(jié)” 的原則， 使機關(guān)公文處理工作有章可循、有據(jù)可依， 確保了機關(guān)公文的快速傳遞、高效運轉(zhuǎn)。
　　
　�。ㄈ�） 責任意識是核心。公文的實用性、指導性和權(quán)威性決定了從事公文處理工作的人員必須樹立較強的責任意識。從事公文處理的人員必須對工作一絲不茍， 切實履行崗位職責， 因為任何一點疏漏， 都有可能帶來負面影響， 甚至造成不可挽回的損失。公文的實用性和時效性決定了講求效率是公文規(guī)范化建設(shè)的基本原則。如果時過境遷， 公文就失去了價值。為此， 公文處理工作人員必須增強責任心， 規(guī)范公文處理工作流程， 牢固樹立“急件急辦、特件特辦” 的責任意識，確保不壓、不誤、不漏辦任何一件公文， 切實提高公文處理效率。
　　
　�。ㄋ模� 學習培訓是保證。做好公文處理工作， 需要培養(yǎng)一支高素質(zhì)的專業(yè)隊伍。文秘人員一般為本部門本機關(guān)服務， 外出學習交流的機會較少， 長期按老套路辦事， 對公文處理中出現(xiàn)的新問題新現(xiàn)象缺乏研究， 一定程度上影響了公文處理的效率和質(zhì)量。首先，要經(jīng)常學習上級機關(guān)和本部門的規(guī)章制度，時刻提醒自己按制度行文， 從根源上保證公文處理的程序化、規(guī)范化和制度化。其次，針對公文處理中存在的新問題、新現(xiàn)象， 要與同行多交流、研討， 共同提高。最后， 上級機關(guān)文秘部門要加強對下級機關(guān)文秘工作的業(yè)務指導， 經(jīng)常組織所屬部門和單位開展公文處理培訓和講評活動， 一方面針對本系統(tǒng)公文中存在問題定期或不定期開展業(yè)務培訓， 另一方面開展面對面的業(yè)務交流和學習探討， 使公文處理人員在學習交流和培訓中得到提高， 從而提高本系統(tǒng)和本部門的公文處理水平， 為轉(zhuǎn)變機關(guān)作風、提高工作效率奠定基礎(chǔ)。
　　
　�。ㄗ髡邌挝唬汉颖笔≌�府辦公廳）

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