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優(yōu)化會(huì)議議題須把好“三關(guān)”
優(yōu)化會(huì)議議題須把好“三關(guān)”陳漢忠
議題是會(huì)議所要協(xié)商討論和決定處理的具體問(wèn)題。確定議題是開會(huì)的前提。會(huì)前要明確會(huì)議的議題，并及時(shí)將議題通知到參會(huì)人員，以便與會(huì)者和籌備會(huì)議的人員做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。合理而有序的議題是提高會(huì)議效率的基礎(chǔ)，有利于會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。一些單位之所以會(huì)議過(guò)多、過(guò)濫，主要是列入會(huì)議討論的議題太多且質(zhì)量較差，而產(chǎn)生這一問(wèn)題的原因，則是對(duì)議題缺乏科學(xué)甄選和合理設(shè)計(jì)，即沒有對(duì)會(huì)議議題進(jìn)行優(yōu)化管理。筆者認(rèn)為，要做好會(huì)議議題的優(yōu)化管理工作，須把好以下“三關(guān)”。
一、收集呈報(bào)關(guān)
會(huì)議議題的來(lái)源主要有四個(gè)：一是上級(jí)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要而提出的議題，二是下級(jí)部門提交的需要會(huì)議研究和決定的問(wèn)題，三是群眾反映的非某些部門能處理的、帶有普遍性的問(wèn)題，四是秘書部門從有關(guān)部門收集到的本單位在管理活動(dòng)中要研究和決定的事項(xiàng)。其中，對(duì)于那些涉及面很廣的重點(diǎn)問(wèn)題、非常復(fù)雜的難點(diǎn)問(wèn)題，以及十分敏感的熱點(diǎn)問(wèn)題，都需要提前收集資料，會(huì)前調(diào)查，以便于會(huì)議決策參考。
會(huì)前應(yīng)做好議題的呈報(bào)工作。具體來(lái)說(shuō)，就是制作議題呈報(bào)表。議題呈報(bào)表由以下幾項(xiàng)內(nèi)容組成：議題名稱、議題呈報(bào)部門、擬研究的時(shí)間、匯報(bào)人、議題摘要、處理意見、分管領(lǐng)導(dǎo)批示等（見下表）。議題呈報(bào)表簡(jiǎn)潔明了，便于秘書部門安排時(shí)間，擬制會(huì)議議程。
二、審核篩選關(guān)
并非所有呈報(bào)的議題都會(huì)入會(huì)討論研究，還必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真審核和篩選。審核和篩選應(yīng)符合以下條件：
1.合乎目標(biāo)和主題。會(huì)議目標(biāo)是會(huì)議舉辦者所期望的成果，是會(huì)議所要完成的具體任務(wù)。會(huì)議目標(biāo)不是空洞虛幻的，它必須落實(shí)到具體的會(huì)議議題上。有什么樣的會(huì)議目標(biāo)，就會(huì)有什么樣的會(huì)議議題。一次會(huì)議中貫穿所有議題的主線叫會(huì)議主題。會(huì)議主題統(tǒng)帥各個(gè)具體的議題。因此，凡是與會(huì)議目標(biāo)和主題無(wú)關(guān)或偏離的議題都應(yīng)刪掉。
2.有重要價(jià)值。價(jià)值是指該議題在單位實(shí)際工作中所處的地位和所發(fā)揮的作用。一般而言，凡屬影響到全局工作的議題，都是有重要價(jià)值的議題，都可以列入討論；只對(duì)局部產(chǎn)生影響，價(jià)值不大或無(wú)價(jià)值的議題，則不應(yīng)列入會(huì)議討論。
3.合乎權(quán)限。對(duì)于行政決策類會(huì)議而言，凡提交會(huì)議討論的問(wèn)題，必須在會(huì)議的職權(quán)范圍以內(nèi)，是會(huì)議有權(quán)討論和做出決定的事情，也就是說(shuō)，會(huì)議組織者應(yīng)清楚本次會(huì)議的職權(quán)范圍，不研究和決定會(huì)議職權(quán)范圍以外的問(wèn)題。
4.清晰性。一是會(huì)議議題的表述要簡(jiǎn)潔明了，不能含糊不清，使人摸不著頭腦；也不要噦嗦，把議題的要義淹沒在繁瑣的表述中。比如，某單位擬開會(huì)討論下屬部門提交的關(guān)于請(qǐng)求解決經(jīng)費(fèi)的議題，這個(gè)議題顯然不夠清晰，因?yàn)樯暾?qǐng)經(jīng)費(fèi)的用途、來(lái)源及數(shù)額不明確，會(huì)議難以作出決議。二是與議題相關(guān)的材料要清晰，以便與會(huì)人員在討論和決策時(shí)參考。
5.可行性。 (范文網(wǎng) www.gymyzhishaji.com) 這是指議題中所涉及的問(wèn)題應(yīng)具備解決的初步條件。如果把背景不清、依據(jù)不明，不切實(shí)際、分歧較大、條件不成熟的議題提交會(huì)議討論，將會(huì)出現(xiàn)議而難決、決而難行的情況。
三、議程設(shè)計(jì)關(guān)
議程設(shè)計(jì)是指對(duì)會(huì)議議題的數(shù)量、討論時(shí)間和排放次序進(jìn)行合理的安排。適度的、明確的、有序的議程設(shè)計(jì)有助于提高會(huì)議效率。
1.數(shù)量安排。一次會(huì)議議題的數(shù)量必須有一定限度，不能為會(huì)議羅列許多議題。一般要求“一事一會(huì)”，或者至少是“一類事一會(huì)”。不屬于同類的事項(xiàng)，盡量通過(guò)不同會(huì)議解決，要使參加會(huì)議的人員把精力集中到會(huì)議的中心議題上，防止會(huì)議議題過(guò)多，久議不決。為此，國(guó)外專業(yè)機(jī)構(gòu)曾在1999年對(duì)1418家企業(yè)的會(huì)議作了專門調(diào)查，得出的結(jié)論是會(huì)議事項(xiàng)并非越多越好。假設(shè)一個(gè)議題需要的討論時(shí)間大約是30分鐘，那么4個(gè)議題就幾乎要用2個(gè)小時(shí)，還不包括意外情況發(fā)生。因此，落實(shí)到常見的小型工作會(huì)議中，一次會(huì)議討論4——5個(gè)議題比較合適。
2.時(shí)間安排。心理學(xué)表明，成年人能集中精力的平均時(shí)間為45-60分鐘。超過(guò)45分鐘就容易注意力分散，超過(guò)90分鐘普遍會(huì)感到疲倦。因此每次會(huì)議的時(shí)間最好不超過(guò)1小時(shí)。如果需要較長(zhǎng)時(shí)間，應(yīng)安排中間休息。
在會(huì)議實(shí)踐中，每一項(xiàng)議題最好都有一個(gè)時(shí)間限度：并明白地標(biāo)示出來(lái)。這樣既可確保大家不會(huì)超過(guò)規(guī)定的時(shí)間，又可留出足夠的時(shí)間，以保證所有被列入的重要議題都能得到充分討論，從而使會(huì)議得以完成預(yù)定目標(biāo)。
3.次序安排。會(huì)議議題可以從以下幾個(gè)角度來(lái)排序。
�。�1）依據(jù)議題的類型來(lái)排序。如把提供信息的議題放在前面，然后是推動(dòng)決策的議題，最后是解決問(wèn)題的議題。
（2）依據(jù)議題的邏輯順序來(lái)排序。即前面進(jìn)行的議題是后面議題的一個(gè)邏輯鋪墊，逐步推動(dòng)議題的討論。
�。�3）按照議題的重要性來(lái)排序。一般情況下，最重要的議題往往放在最前面，這是因?yàn)闀?huì)議剛開始時(shí)與會(huì)者的注意力比較集中；同時(shí)，還能確保所有重要的議題都能得到討論，不至于遺忘某些重要內(nèi)容。也有一些專家建議將不重要的議題放在最前面討論，然后慢慢地靠近最重要的議題。這個(gè)技巧使得與會(huì)者有足夠的時(shí)間來(lái)熱身，可消除那些細(xì)微問(wèn)題對(duì)整個(gè)會(huì)議的影響。
�。�4）按照議題的緊急程度來(lái)排序。需要緊急決策的議題必須放在前面討論，這是由議題的緊迫性所決定的。而那些相對(duì)緩和的議題可以放在后面甚至可以等到下一次再討論。
（5）按照議題的利益相關(guān)度來(lái)排序。與在場(chǎng)每一位與會(huì)者的利益息息相關(guān)的議題最好向后排。這樣可以避免因?yàn)檫@種問(wèn)題的討論而影響與會(huì)人員的立場(chǎng)和情緒，進(jìn)而影響大家討論其他議題時(shí)的關(guān)注度與客觀性。
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