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網絡時代文秘人員的溝通意識及用E-mail溝通的方法
網絡時代文秘人員的溝通意識及用E-mail溝通的方法口龍志鶴
一、網絡給文秘人員的溝通方式帶來巨變
案例：高秘書在廣州某外資企業(yè)任職，每天起來第一件事就是打開手提電腦，首先上網查看自己的電子郵箱，并瀏覽公司公告板上一天的工作安排，然后根據(jù)已經安排好的工作日程和領導指示在本公司的BBS上發(fā)布該日重要工作事項的通知，或者用電子郵件把那些要提醒領導的信息發(fā)往領導的郵箱。
像高秘書那樣利用網絡工作近些年人們已經司空見慣，也是大勢所趨�，F(xiàn)代網絡環(huán)境下的文秘工作正在悄悄地發(fā)生革命性變化，網絡給文秘人員的溝通方式帶來了巨大變化。
首先，網絡提高了文秘人員溝通的質量和效率。文秘工作的網絡化使得文秘人員能夠快捷地與外界交換信息。網絡資訊服務、搜索引擎、網上銀行、網絡視頻、郵件服務等為文秘工作提供了豐富的資源，大大方便了文秘人員的工作，提高了文秘工作的效率。例如網絡溝通中搜索引擎的使用，不僅使傳統(tǒng)搜集信息慢、傳遞手段落后、信息資源浪費、共享性差、存貯功能低、檢索復雜、帶有主觀性等問題較好地得到了解決，而且文秘人員通過網絡掌握了大量信息，真正做到了“眼觀六路，耳聽八方”，這就使得信息處理事務和參謀輔助工作得以落到實處。在信息發(fā)布方面，組織的通知、規(guī)章制度等以往通常必須印成書面材料，張貼出來或散發(fā)下去，不僅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及時更新，現(xiàn)在通過網絡特別是局域網溝通，一些重要情況的通報和上級指示精神的傳達，通過信息渠道當時、當天即可完成，不僅節(jié)省了成本，而且提高了效率。
其次，網絡實現(xiàn)了文秘人員溝通的新跨越。文秘人員不僅利用網絡能收發(fā)電子郵件、了解相關新聞，而且能運用Office軟件和其他實用軟件來溝通和傳遞信息。例如，QQ、MSN、郵箱和BBS這些網絡溝通資源方便快捷，其豐富多樣的功能極大地提高了辦公效率。另外，多媒體技術融計算機、聲音、文本、圖像、動畫、視頻和通信等多種功能于一體，文秘人員利用多媒體技術與辦公自動化、圖像處理技術、動畫制作技術、音頻技術、視頻技術、多媒體擴展設備、Word文字處理技術、Excel表格處理技術、Powerpoint演示文稿制作等相結合，可大大提高文本處理、信息溝通的質量。
再次，網絡促進了文秘工作方式的變化。網絡溝通使得傳統(tǒng)的抄抄寫寫式的工作方式受到極大沖擊，文秘工作方式就要與之相適應。例如，處理信息時，文秘人員在辦公室就能從計算機中調閱所需的信息資料，閱讀電子信箱中的書信和各種文件目錄表，接收領導人通過計算機發(fā)出的指令并按照需要在計算機上進行必要的文字處理。辦會時，傳統(tǒng)的會議往往在會議室、辦公室或其他某個特定的會議場所舉行，隨著網絡的發(fā)展，各種通訊技術的運用，與會人員足不出戶，就能通過網絡會議參與會議的整個過程；通過電視會議系統(tǒng)，不出差即可參加地區(qū)性或更大范圍的會議。使用移動通信和網絡，文秘人員可隨時同外出的領導和工作人員保持聯(lián)系，可大大減少出差人員和出差費用。
最后，網絡促進了文秘工作職能的擴展。隨著網絡的發(fā)展，文秘工作的內容與以往相比有了很大的擴展。如視頻會議中，需要秘書人員處理各種技術難題和通訊設備的連接問題。又如，把本單位的簡介和發(fā)展概況等放在網站上供公眾查詢、及時有效地收集本單位的最新信息并在網上公布、定期編制簡報、、匯總階段性成果并在網上發(fā)布等，往往成為文秘人員的重要工作。
二、網絡溝通時代文秘人員應具備的意識
一是要意識到有更多的智力補償性任務有待自己去實施與完成。網絡的飛速發(fā)展，新型辦公設備與軟件的使用，，使得文秘人員的手工勞動大大減少，智力方面的事務不斷增多。由于領導沒有太多的時間和精力了解這些設備與軟件的用法，這就需要文秘人員花大力氣去學習并掌握這些設備與軟件的用法，以便隨時為領導提供智力服務。
二是要意識到有更多的服務方式和服務范圍有待自己去開拓。隨著網絡的發(fā)展，文秘人員可以憑借各種辦公設備與軟件為領導服務，服務方式多種多樣，服務范疇更加廣泛。文秘人員要密切關注當代科學技術的發(fā)展狀況，更加敏銳地發(fā)現(xiàn)辦公自動化的新產品新成果，不斷地收集資料并歸納總結，找出有參考價值的信息，及時提供給有關領導，作為領導決策的參考依據(jù)。
三、文秘人員利用電子郵件溝通的方法
收發(fā)E-mail，對E-mail做及時處理，已成為文秘人員日常工作的主要任務之一。目前，越來越多的單位已將電子郵件作為正式公文來管理，檔案的管理已不僅限于各類紙張文檔，也包括各類來往的電子郵件。E-mail的溝通，本質上仍然屬于書面文字語言的溝通。書寫電子郵件時，措辭要得體，特別要注意自己的地位與角色。文秘人員接收和發(fā)送電子郵件似乎很簡單，但在發(fā)送E-mail的過程中，經常會遇到上傳文件的特殊情況，這需要文秘人員掌握一定的方法技巧。
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用數(shù)碼相機等數(shù)碼設備拍攝的高像素圖片，因容量比較大，要直接把圖片傳到網上很不方便；如果對方對所傳照片有大小尺寸的要求，就需要對圖片進行壓縮。例如，要求照片寬480x高640，大小≥30KB且≤60KB，文件格式為“jpg”，就可以利用以下幾種方法來處理。
方法一：利用Windows自帶“畫圖”工具來完成。
用鼠標選中需要處理的照片，單擊鼠標右鍵彈出菜單，并點擊選擇“編輯（E）”，即用“畫圖”工具打開該照片。點擊“圖像一拉伸和扭曲”，彈出“拉伸和扭曲”對話框。在“拉伸”單元中，可按“水平”和“垂直”的要求調整照片。如值設置為“30%”，然后，點擊“文件-另存為”，出現(xiàn)“保存為”對話框，只須選擇要保存的圖片為“jpg”格式即可。
方法二：采用使用廣泛的ACDSee軟件來實現(xiàn)。
這種方法速度快，操作簡便。一般系統(tǒng)都會自帶ACDSee軟件。
首先用ACDSee打開要修改的圖片，單擊“工具-轉換格式”，在“格式”框選中“jpg”格式，再點“選項”設置好轉換后文件的輸出路徑，點擊“確定”完成轉換。
然后用ACDSee打開要修改的圖片，單擊“工具一調整大小”。在“像素”處設定“寬度”和“高度”的像素值，這個數(shù)字由你確定，數(shù)字越小，輸出的圖片就越小，再點“選項”設置好轉換后文件的輸出路徑，點擊“確定”完成轉換。
方法三：使用光影魔術手、美圖秀秀（美圖大師）等電腦軟件來實現(xiàn)。
這些軟件往往具有圖片特效、美容、飾品、邊框、場景、拼圖等功能，可以做出影樓級照片，還能做非主流圖片、閃圖、QQ表情、QQ頭像等。以光影魔術手為例：
打開光影魔術手軟件→打開所需要編輯的圖片→點擊工具欄上的“縮放”按鈕一輸入新的圖片像素→點擊開始縮放→縮放完成后點擊保存→點擊估算大小，可得知圖片現(xiàn)在的大�。ㄈ绻粷M意可重新編輯）。
�。ǘ┌匆蟆皢⒂煤辍眮硖顖笥嘘P內容并上傳的方法
文秘人員尤其是科研教學秘書，經常要為領導網上填報有關內容并上傳。以教育部科研項目的申報為例，對方往往要求把Word或Excel宏的安全性設為“中”。
文秘人員為什么要設置和啟用宏？設置了宏，上傳文件時，就會自動防護文件病毒，同時宏程序如果不啟用對方無法打開文件。因為宏會控制文件的相應格式，如果不啟用宏，文件的格式將無法上傳，對方接到的文件將不是你所設置的格式，將會對文件內容產生影響，因此上傳文件時必須啟用宏。
首先要進行宏安全性設置。方法是：在“安全性”對話框（Word2003：“工具”菜單，“選項”命令，“安全性”選項卡，“宏安全性”按鈕）中控制安全級別。安全級別有四個：“非常高”、“高”、“中”和“低”。一般的報表、文檔要求宏安全級是“中”。使用此級別時，無論何時打開包含宏的工作簿，Word或Excel都會顯示一個對話框，詢問您是否要啟用宏。單擊“啟用宏”則打開文檔或工作簿，并允許在文檔或工作簿中運行宏。
Word2007和Word2010用戶，點擊Word左上角“安全警告”處“選項”中的“啟用此內容”即可。
四、利用E-mail溝通管理時應注意的事項
E-mail可能成為有意或無意泄漏機密的主渠道。據(jù)調查，美國大約3/4的大型企業(yè)利用特殊軟件檢查員工的電子郵件，防止泄漏公司機密。為此，文秘人員在管理電子郵件時首先要預防電子郵件病毒。計算機病毒可以通過網絡尤其是電子郵件迅速傳播，危害很大。對付郵件病毒，第一是防，如拒收陌生人的郵件，不從陌生的站點下載文件；第二是殺，如果不慎下載了郵件病毒，可以利用殺毒軟件查殺郵件病毒。同時，要注意以下一些事項。
第一，盡量使用專門的郵件管理程序�，F(xiàn)在某些網站提供的免費郵箱服務主要供個人使用，用于辦公業(yè)務則不太安全且不太方便。而專用的電子郵件管理程序可以在離線狀態(tài)下撰寫郵件，可一次寫上若干封，全部完成后再單擊“發(fā)送”按鈕自動發(fā)出。收信時自動將所有信件一次取回，然后可離線閱讀。收發(fā)工作完成后自動斷線。所以在線時間全部是在傳輸信件，效率將大大提高。
第二，正確設置E-mail軟件。正確設置E-mai軟件，如使用Outlook，OutlookExpress等軟件提供的“收發(fā)郵件后自動掛斷鏈接”、“掛斷前提示是否要掛斷”等功能，郵件收發(fā)結束就會自動斷線。
第三，多申請幾個來自不同站點有著不同用途的免費郵箱。例如，用一個郵箱專門收取私人信件，—個郵箱處理公務信函，一個郵箱收訂電子刊物等。
第四，及時取消訂閱的郵件列表和電子刊物。如果確信不再需要所訂閱的郵件列表和電子刊物，要及時取消訂閱，不然電子郵箱會塞滿各種無關信息。
第五，公共場合盡量少填寫個人信息。在聊天室和一些需要登記個人信息的場合，要盡可能少填寫個人信息，以免遭到垃圾郵件的侵襲。
第六，及時整理郵箱。檢查郵箱并及時刪除已經下載的郵件，刪除尚未閱讀但確信無用的郵件，以節(jié)省時間和郵箱空間。
第七，注意清除瀏覽器的歷史記錄和緩存。當在公用的計算機上收發(fā)電子郵件后，應該清除瀏覽器中的歷史記錄和緩存，以防別有用心的人查看這些信息。
參考文獻：
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（作者單位：大連大學）
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