網(wǎng)絡(luò)時(shí)代文秘人員的溝通意識及用E-mail溝通的方法

網(wǎng)絡(luò)時(shí)代文秘人員的溝通意識及用E-mail溝通的方法
　　
　　口龍志鶴
　　
　　一、網(wǎng)絡(luò)給文秘人員的溝通方式帶來巨變
　　
　　案例：高秘書在廣州某外資企業(yè)任職，每天起來第一件事就是打開手提電腦，首先上網(wǎng)查看自己的電子郵箱，并瀏覽公司公告板上一天的工作安排，然后根據(jù)已經(jīng)安排好的工作日程和領(lǐng)導(dǎo)指示在本公司的BBS上發(fā)布該日重要工作事項(xiàng)的通知，或者用電子郵件把那些要提醒領(lǐng)導(dǎo)的信息發(fā)往領(lǐng)導(dǎo)的郵箱。
　　
　　像高秘書那樣利用網(wǎng)絡(luò)工作近些年人們已經(jīng)司空見慣，也是大勢所趨�，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的文秘工作正在悄悄地發(fā)生革命性變化，網(wǎng)絡(luò)給文秘人員的溝通方式帶來了巨大變化。
　　
　　首先，網(wǎng)絡(luò)提高了文秘人員溝通的質(zhì)量和效率。文秘工作的網(wǎng)絡(luò)化使得文秘人員能夠快捷地與外界交換信息。網(wǎng)絡(luò)資訊服務(wù)、搜索引擎、網(wǎng)上銀行、網(wǎng)絡(luò)視頻、郵件服務(wù)等為文秘工作提供了豐富的資源，大大方便了文秘人員的工作，提高了文秘工作的效率。例如網(wǎng)絡(luò)溝通中搜索引擎的使用，不僅使傳統(tǒng)搜集信息慢、傳遞手段落后、信息資源浪費(fèi)、共享性差、存貯功能低、檢索復(fù)雜、帶有主觀性等問題較好地得到了解決，而且文秘人員通過網(wǎng)絡(luò)掌握了大量信息，真正做到了“眼觀六路，耳聽八方”，這就使得信息處理事務(wù)和參謀輔助工作得以落到實(shí)處。在信息發(fā)布方面，組織的通知、規(guī)章制度等以往通常必須印成書面材料，張貼出來或散發(fā)下去，不僅消耗大量的人力和物力，而且往往不能及時(shí)更新，現(xiàn)在通過網(wǎng)絡(luò)特別是局域網(wǎng)溝通，一些重要情況的通報(bào)和上級指示精神的傳達(dá)，通過信息渠道當(dāng)時(shí)、當(dāng)天即可完成，不僅節(jié)省了成本，而且提高了效率。
　　
　　其次，網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了文秘人員溝通的新跨越。文秘人員不僅利用網(wǎng)絡(luò)能收發(fā)電子郵件、了解相關(guān)新聞，而且能運(yùn)用Office軟件和其他實(shí)用軟件來溝通和傳遞信息。例如，QQ、MSN、郵箱和BBS這些網(wǎng)絡(luò)溝通資源方便快捷，其豐富多樣的功能極大地提高了辦公效率。另外，多媒體技術(shù)融計(jì)算機(jī)、聲音、文本、圖像、動畫、視頻和通信等多種功能于一體，文秘人員利用多媒體技術(shù)與辦公自動化、圖像處理技術(shù)、動畫制作技術(shù)、音頻技術(shù)、視頻技術(shù)、多媒體擴(kuò)展設(shè)備、Word文字處理技術(shù)、Excel表格處理技術(shù)、Powerpoint演示文稿制作等相結(jié)合，可大大提高文本處理、信息溝通的質(zhì)量。
　　
　　再次，網(wǎng)絡(luò)促進(jìn)了文秘工作方式的變化。網(wǎng)絡(luò)溝通使得傳統(tǒng)的抄抄寫寫式的工作方式受到極大沖擊，文秘工作方式就要與之相適應(yīng)。例如，處理信息時(shí)，文秘人員在辦公室就能從計(jì)算機(jī)中調(diào)閱所需的信息資料，閱讀電子信箱中的書信和各種文件目錄表，接收領(lǐng)導(dǎo)人通過計(jì)算機(jī)發(fā)出的指令并按照需要在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行必要的文字處理。辦會時(shí)，傳統(tǒng)的會議往往在會議室、辦公室或其他某個(gè)特定的會議場所舉行，隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，各種通訊技術(shù)的運(yùn)用，與會人員足不出戶，就能通過網(wǎng)絡(luò)會議參與會議的整個(gè)過程；通過電視會議系統(tǒng)，不出差即可參加地區(qū)性或更大范圍的會議。使用移動通信和網(wǎng)絡(luò)，文秘人員可隨時(shí)同外出的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員保持聯(lián)系，可大大減少出差人員和出差費(fèi)用。
　　
　　最后，網(wǎng)絡(luò)促進(jìn)了文秘工作職能的擴(kuò)展。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，文秘工作的內(nèi)容與以往相比有了很大的擴(kuò)展。如視頻會議中，需要秘書人員處理各種技術(shù)難題和通訊設(shè)備的連接問題。又如，把本單位的簡介和發(fā)展概況等放在網(wǎng)站上供公眾查詢、及時(shí)有效地收集本單位的最新信息并在網(wǎng)上公布、定期編制簡報(bào)、、匯總階段性成果并在網(wǎng)上發(fā)布等，往往成為文秘人員的重要工作。
　　
　　二、網(wǎng)絡(luò)溝通時(shí)代文秘人員應(yīng)具備的意識
　　
　　一是要意識到有更多的智力補(bǔ)償性任務(wù)有待自己去實(shí)施與完成。網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，新型辦公設(shè)備與軟件的使用，，使得文秘人員的手工勞動大大減少，智力方面的事務(wù)不斷增多。由于領(lǐng)導(dǎo)沒有太多的時(shí)間和精力了解這些設(shè)備與軟件的用法，這就需要文秘人員花大力氣去學(xué)習(xí)并掌握這些設(shè)備與軟件的用法，以便隨時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供智力服務(wù)。
　　
　　二是要意識到有更多的服務(wù)方式和服務(wù)范圍有待自己去開拓。隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，文秘人員可以憑借各種辦公設(shè)備與軟件為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，服務(wù)方式多種多樣，服務(wù)范疇更加廣泛。文秘人員要密切關(guān)注當(dāng)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展?fàn)顩r，更加敏銳地發(fā)現(xiàn)辦公自動化的新產(chǎn)品新成果，不斷地收集資料并歸納總結(jié)，找出有參考價(jià)值的信息，及時(shí)提供給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，作為領(lǐng)導(dǎo)決策的參考依據(jù)。
　　
　　三、文秘人員利用電子郵件溝通的方法
　　
　　收發(fā)E-mail，對E-mail做及時(shí)處理，已成為文秘人員日常工作的主要任務(wù)之一。目前，越來越多的單位已將電子郵件作為正式公文來管理，檔案的管理已不僅限于各類紙張文檔，也包括各類來往的電子郵件。E-mail的溝通，本質(zhì)上仍然屬于書面文字語言的溝通。書寫電子郵件時(shí)，措辭要得體，特別要注意自己的地位與角色。文秘人員接收和發(fā)送電子郵件似乎很簡單，但在發(fā)送E-mail的過程中，經(jīng)常會遇到上傳文件的特殊情況，這需要文秘人員掌握一定的方法技巧。
　　
　�。ㄒ唬┥蟼饔刑厥庖�求照片的方法
　　
　　用數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備拍攝的高像素圖片，因容量比較大，要直接把圖片傳到網(wǎng)上很不方便；如果對方對所傳照片有大小尺寸的要求，就需要對圖片進(jìn)行壓縮。例如，要求照片寬480x高640，大小≥30KB且≤60KB，文件格式為“jpg”，就可以利用以下幾種方法來處理。
　　
　　方法一：利用Windows自帶“畫圖”工具來完成。
　　
　　用鼠標(biāo)選中需要處理的照片，單擊鼠標(biāo)右鍵彈出菜單，并點(diǎn)擊選擇“編輯（E）”，即用“畫圖”工具打開該照片。點(diǎn)擊“圖像一拉伸和扭曲”，彈出“拉伸和扭曲”對話框。在“拉伸”單元中，可按“水平”和“垂直”的要求調(diào)整照片。如值設(shè)置為“30%”，然后，點(diǎn)擊“文件-另存為”，出現(xiàn)“保存為”對話框，只須選擇要保存的圖片為“jpg”格式即可。
　　
　　方法二：采用使用廣泛的ACDSee軟件來實(shí)現(xiàn)。
　　
　　這種方法速度快，操作簡便。一般系統(tǒng)都會自帶ACDSee軟件。
　　
　　首先用ACDSee打開要修改的圖片，單擊“工具-轉(zhuǎn)換格式”，在“格式”框選中“jpg”格式，再點(diǎn)“選項(xiàng)”設(shè)置好轉(zhuǎn)換后文件的輸出路徑，點(diǎn)擊“確定”完成轉(zhuǎn)換。
　　
　　然后用ACDSee打開要修改的圖片，單擊“工具一調(diào)整大小”。在“像素”處設(shè)定“寬度”和“高度”的像素值，這個(gè)數(shù)字由你確定，數(shù)字越小，輸出的圖片就越小，再點(diǎn)“選項(xiàng)”設(shè)置好轉(zhuǎn)換后文件的輸出路徑，點(diǎn)擊“確定”完成轉(zhuǎn)換。
　　
　　方法三：使用光影魔術(shù)手、美圖秀秀（美圖大師）等電腦軟件來實(shí)現(xiàn)。
　　
　　這些軟件往往具有圖片特效、美容、飾品、邊框、場景、拼圖等功能，可以做出影樓級照片，還能做非主流圖片、閃圖、QQ表情、QQ頭像等。以光影魔術(shù)手為例：
　　
　　打開光影魔術(shù)手軟件→打開所需要編輯的圖片→點(diǎn)擊工具欄上的“縮放”按鈕一輸入新的圖片像素→點(diǎn)擊開始縮放→縮放完成后點(diǎn)擊保存→點(diǎn)擊估算大小，可得知圖片現(xiàn)在的大�。ㄈ绻�不滿意可重新編輯）。
　　
　�。ǘ�）按要求“啟用宏”來填報(bào)有關(guān)內(nèi)容并上傳的方法
　　
　　文秘人員尤其是科研教學(xué)秘書，經(jīng)常要為領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng)上填報(bào)有關(guān)內(nèi)容并上傳。以教育部科研項(xiàng)目的申報(bào)為例，對方往往要求把Word或Excel宏的安全性設(shè)為“中”。
　　
　　文秘人員為什么要設(shè)置和啟用宏？設(shè)置了宏，上傳文件時(shí)，就會自動防護(hù)文件病毒，同時(shí)宏程序如果不啟用對方無法打開文件。因?yàn)楹陼�控制文件的相�?yīng)格式，如果不啟用宏，文件的格式將無法上傳，對方接到的文件將不是你所設(shè)置的格式，將會對文件內(nèi)容產(chǎn)生影響，因此上傳文件時(shí)必須啟用宏。
　　
　　首先要進(jìn)行宏安全性設(shè)置。方法是：在“安全性”對話框（Word2003：“工具”菜單，“選項(xiàng)”命令，“安全性”選項(xiàng)卡，“宏安全性”按鈕）中控制安全級別。安全級別有四個(gè)：“非常高”、“高”、“中”和“低”。一般的報(bào)表、文檔要求宏安全級是“中”。使用此級別時(shí)，無論何時(shí)打開包含宏的工作簿，Word或Excel都會顯示一個(gè)對話框，詢問您是否要啟用宏。單擊“啟用宏”則打開文檔或工作簿，并允許在文檔或工作簿中運(yùn)行宏。
　　
　　Word2007和Word2010用戶，點(diǎn)擊Word左上角“安全警告”處“選項(xiàng)”中的“啟用此內(nèi)容”即可。
　　
　　四、利用E-mail溝通管理時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)
　　
　　E-mail可能成為有意或無意泄漏機(jī)密的主渠道。據(jù)調(diào)查，美國大約3/4的大型企業(yè)利用特殊軟件檢查員工的電子郵件，防止泄漏公司機(jī)密。為此，文秘人員在管理電子郵件時(shí)首先要預(yù)防電子郵件病毒。計(jì)算機(jī)病毒可以通過網(wǎng)絡(luò)尤其是電子郵件迅速傳播，危害很大。對付郵件病毒，第一是防，如拒收陌生人的郵件，不從陌生的站點(diǎn)下載文件；第二是殺，如果不慎下載了郵件病毒，可以利用殺毒軟件查殺郵件病毒。同時(shí)，要注意以下一些事項(xiàng)。
　　
　　第一，盡量使用專門的郵件管理程序�，F(xiàn)在某些網(wǎng)站提供的免費(fèi)郵箱服務(wù)主要供個(gè)人使用，用于辦公業(yè)務(wù)則不太安全且不太方便。而專用的電子郵件管理程序可以在離線狀態(tài)下撰寫郵件，可一次寫上若干封，全部完成后再單擊“發(fā)送”按鈕自動發(fā)出。收信時(shí)自動將所有信件一次取回，然后可離線閱讀。收發(fā)工作完成后自動斷線。所以在線時(shí)間全部是在傳輸信件，效率將大大提高。
　　
　　第二，正確設(shè)置E-mail軟件。正確設(shè)置E-mai軟件，如使用Outlook，OutlookExpress等軟件提供的“收發(fā)郵件后自動掛斷鏈接”、“掛斷前提示是否要掛斷”等功能，郵件收發(fā)結(jié)束就會自動斷線。
　　
　　第三，多申請幾個(gè)來自不同站點(diǎn)有著不同用途的免費(fèi)郵箱。例如，用一個(gè)郵箱專門收取私人信件，—個(gè)郵箱處理公務(wù)信函，一個(gè)郵箱收訂電子刊物等。
　　
　　第四，及時(shí)取消訂閱的郵件列表和電子刊物。如果確信不再需要所訂閱的郵件列表和電子刊物，要及時(shí)取消訂閱，不然電子郵箱會塞滿各種無關(guān)信息。
　　
　　第五，公共場合盡量少填寫個(gè)人信息。在聊天室和一些需要登記個(gè)人信息的場合，要盡可能少填寫個(gè)人信息，以免遭到垃圾郵件的侵襲。
　　
　　第六，及時(shí)整理郵箱。檢查郵箱并及時(shí)刪除已經(jīng)下載的郵件，刪除尚未閱讀但確信無用的郵件，以節(jié)省時(shí)間和郵箱空間。
　　
　　第七，注意清除瀏覽器的歷史記錄和緩存。當(dāng)在公用的計(jì)算機(jī)上收發(fā)電子郵件后，應(yīng)該清除瀏覽器中的歷史記錄和緩存，以防別有用心的人查看這些信息。
　　
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