如何做好基礎材料的準備工作

如何做好基礎材料的準備工作
　　
　　口隋福軍
　　
　　秘書寫材料經(jīng)常會遇到這樣的情況：上級急著要的材料，往往是頭天下發(fā)通知，第二天就要求上報；或者是上午下達通知，下班前就要求上報；再就是剛打完電話，一會兒就催著上報。這樣的情況的確難為人。
　　
　　遇到上述情況該怎么辦？筆者的體會是：要扎實做好基礎材料的準備工作。平時多注意積累資料，多掌握素材。只要勤奮積累，注意搜集，在電腦里分類積存，保存的資料十分豐富，到時候就能信手拈來，快速寫成上報。筆者認為，作為執(zhí)筆者應做好三個方面的基礎材料準備工作。
　　
　　首先，是有關業(yè)務工作的基礎材料準備。這主要涉及單位、部門、組織的業(yè)務工作。如果是政府的經(jīng)濟主管部門就是經(jīng)濟運行工作，如果是企業(yè)就是生產經(jīng)營工作，如果是學校就是教研工作，如果是軍隊就是作戰(zhàn)訓練工作。執(zhí)筆者要經(jīng)常積累這方面的資料，了解單位的業(yè)務范圍、工作性質、工作質量、工作成效，以及有關的數(shù)字和典型實例。有些材料和數(shù)字是固定的，如單位地址、機構設置、人員構成、領導職數(shù)、人員總數(shù)等。這些基本的東西應儲存在腦子里，需要時隨時釋放出來為我所用。寫的時候注意靈活掌握、變通使用就行了。這些材料起碼要能夠反映業(yè)務工作的雛形，這樣對后續(xù)文稿的起草可起到引路作用，必要時在這個雛形材料的基礎上“添枝加葉”就可以成文。我們知道螃蟹在生長期內需要蛻掉一次殼，蛻殼后進入新的生長期方能完美成熟。寫文章也是一樣，既要學會在原有材料的基礎上創(chuàng)新寫作，又要學會蛻殼生新和借殼創(chuàng)新。實際上是原有材料內容未變，只是因為外殼的改變而成為新文章。
　　
　　其次，是有關黨建工作的基礎材料準備。這個內容較多，包括黨的理論、黨的組織、黨的紀律、黨的作風、黨員管理、黨員發(fā)展、黨的基層建設，還有黨的路線方針政策的制定、黨的干部隊伍建設等。對于起草文稿的人而言，應重點把握黨建工作中先進典型材料的寫作，如先進基層黨組織、優(yōu)秀共產黨員、優(yōu)秀黨務工作者等材料的寫作。這些材料雖然有固定的寫作模式，但也有創(chuàng)新之處，只要執(zhí)筆者早有準備，到時就能改頭換面、翻新寫作。有一年，我們寫了一篇關于優(yōu)秀共產黨員的典型材料，該材料由三部分組成，每個部分都是一個故事。后來我們把三個故事分別進行裁剪，進一步充實材料，寫成了三篇人物通訊，發(fā)往報社全被采用。領導看了很滿意，夸我們干工作不刻板教條，敢于大膽創(chuàng)新。這就是變通運用基礎材料的效果。
　　
　　再次，是有關數(shù)字工作的基礎材料準備。這個基礎材料主要靠平時統(tǒng)計匯總，如果建立有關內容的數(shù)據(jù)庫，就可隨用隨調。主要是把截止時間前的數(shù)據(jù)弄清楚，這樣就可以隨時補充到文章里。如果平時沒準備積累，等臨時統(tǒng)計根本來不及。所以，要在腦子里選一個位置專輯數(shù)字。溫家寶總理講話時一些常用的數(shù)字常能隨口而出，博得眾人喝彩。如果你能脫口而出且準確無誤，久而久之也會成為這方面的專家。
　　
　　基礎材料準備好了寫作就會得心應手。
　　
　　一是可以使執(zhí)筆者長久享用寫作成果。我們經(jīng)常說，你不會寫材料，先看看別人是怎樣寫的，跟人家學一學。 (范文網(wǎng)　www.gymyzhishaji.com) 如果你自己寫了一篇好文章，也要儲存起來作為今后寫作的樣本。如果有類似的文稿，你就知道怎樣寫了。以前有位同事做過辦公室主任，不知啥原因，領導突然要他離崗回家，當時他還不到退休年齡，一氣之下，就把原來他寫的一些材料全部拷走了，包括原先寫的一些紙質材料也帶走了，結果后任辦公室主任寫年度工作報告找不到以前的參考資料十分困惑。沒有辦法，他就來找我訴說，事也湊巧，他所要的材料我這里都有，因為我們單位是他們的上級單位，經(jīng)常有他們單位的材料發(fā)往我的電子信箱，于是，我就從信箱里調出來給了他，解了他的燃眉之急。所以以前寫的的基礎材料一定要保留好，一篇好的基礎材料能使你長久借鑒參考。在機關工作的同志一般都會寫文章。在單位一般三種人最受歡迎，一是能寫的，二是能干的，三是能說的（這里不包括溜須拍馬之人）。能寫會寫當然最受歡迎，每個單位對這樣的人都非常需要，可以說當寶貝使用，并且這種人了解領導的口味，寫出的材料對領導的胃口，時間長了也學到了領導的工作經(jīng)驗，工作能力和水平也比較高。
　　
　　二是可以使執(zhí)筆者寫出眾多好文章。人們常說：文章一大摞，全靠秀才做；一文變多文，全在筆下功。即寫文章翻來覆去、變來變去都離不開最初的那個基礎材料。
　　
　　比如，你到一個新單位上班，領導交給你一項任務，要你寫一下當年的工作總結，你可能無從下筆，因為你不太了解這個單位的情況，也就是缺乏相應的基礎材料。怎么辦，你就得調查研究，深入了解情況，然后根據(jù)得來的材料構思、布局、確定主題，以及分幾個部分寫，每個部分寫什么內容，具體事例如何插入，段落銜接如何搭配，如何開頭，如何結尾，情況分幾段寫，如何從工作取得的實效中提煉出經(jīng)驗。經(jīng)驗就是具體做法，寫出來可以給人以借鑒，給人以啟迪。于是，你根據(jù)調查得來的情況就可完成這篇經(jīng)驗性工作總結。
　　
　　等到寫新的工作總結時你就有了參考，因為通過第一次寫單位的工作總結有了初步的經(jīng)驗，打下了良好的基礎。那么，你就可以根據(jù)來年發(fā)生的事情和工作情況，寫出同樣模式的工作總結。這樣做省工省事，只是把時間、地點、人物、事情經(jīng)過、涉及的數(shù)字修正一下就行了。領導肯定會說，你寫的很好，也寫得比較陜。你自己也會感覺輕松自如。
　　
　　如果要想有所建樹，就得有所創(chuàng)新，還需要調整修飾。在原有材料基礎上進行格式創(chuàng)新、模式創(chuàng)新。1．你可以把一篇工作總結改頭換面變成一篇領導講話，讓領導在全體員工大會上報告工作。當你寫的講話稿被領導當眾宣讀時，你在臺下聽著就會有一種成功的感覺，因為領導講的都是從你筆管中流淌出來的話語。2．你還可以把你寫的工作總結作一番深加工，寫成一篇帶有研究性的思考文章。就是把工作總結中的問題單獨拿出來作理性分析，分析問題產生的原因，應該吸取的教訓，并針對這些問題提出解決的辦法與對策，就是一篇很好的調研文章。3．如果你善于動腦，還可以單獨把工作總結中的成績部分列出來，分析一下取得成績的主客觀原因和側面因素，提煉幾點經(jīng)驗體會，給人以啟示。這就是一篇很好的經(jīng)驗性工作總結。4．你還可以把這篇工作總結選用的事例作進一步篩選，進行深加工、精加工，按照通訊的形式，寫成反映單位新變化的長篇通訊。5．你如果再仔細琢磨琢磨，還可以把這篇工作總結寫成一篇綜合性調查報告，這會在更大范圍引起關注、這些不同形式的文稿，會更好地促進單位的全面建設與發(fā)展，調動各方面的積極性。
　　
　　三是可以促使執(zhí)筆者進行創(chuàng)新寫作。有句俗語說得好，先報是經(jīng)驗，后報是任務。為什么這樣說，就是在完成某項工作或者某項活動時，你如果能夠寫出幾點做法體會（因為經(jīng)驗就是指具體的做法）及時報給上級部門，你報的材料就是經(jīng)驗；如果你等這項工作結束了再總結上報，那就晚了。所以，你一定要快速總結上報，不說去爭頭彩，也要養(yǎng)成爭先創(chuàng)優(yōu)的好習慣即我們常說的單項工作爭第一，全面工作爭上游我的前任領導就是這樣做的，他不僅工作認真，而且工作中有創(chuàng)新。每當上級部署一項工作，他總是善于動腦筋，心領神會，科學謀劃，隨即就向上級寫幽匯報稿，說已經(jīng)做了三點：第一步進行了動員部署，傳達了上級的文件精神；第二步，選擇在一個基層單位進行試點，取得了初步成效；第三步，準備開展一些調研活動，總結新的經(jīng)驗，以促進工作向縱深發(fā)展。材料上報的同時，他按照這三步開展工作，等上級領導檢查弩核時，他已經(jīng)把工作做完了，并且把工作情況匯報稿進一步完善了。這種有預見性的工作方法，事實上就是一種創(chuàng)新方法。這不僅培養(yǎng)了他快捷務實的工作精神，也使他養(yǎng)成了雷厲風行的工作作風。他按照這樣的工作思路扎實快速推進工作，贏得了領導和同志們的一致好評。因此，他所在單位工作總是走在全系統(tǒng)的前頭，單位年年被評為先進；他本人也得到了提拔重用。
　　
　　我們這些在機關工作的人員，經(jīng)常會湊在一起研究基礎材料的活力，寫出各式各樣的文章。這事實上就是一種創(chuàng)新寫作。這樣寫出來的文章就充滿活力，富有生命力。
　　
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