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提升辦公效率的信息化策略
提升辦公效率的信息化策略口王鳴
合理運(yùn)用信息化工具能使秘書(shū)的辦公效率明顯提高，有時(shí)甚至?xí)a(chǎn)生事半功倍的效果。這就要求秘書(shū)除了熟練基本操作外，還能充分運(yùn)用辦公軟件的某些高級(jí)功能，同時(shí)綜合利用各種自動(dòng)化辦公工具以提升工作效率。本文圍繞秘書(shū)主要的辦公事務(wù)，對(duì)這些工具逐一加以闡述。
一、文本編輯
Word、WPS是秘書(shū)最常用的文檔編輯軟件，基本功能已為秘書(shū)所熟知，現(xiàn)介紹一些簡(jiǎn)單卻易被忽視的策略以提升工作效率。
1．盡量用“文檔結(jié)構(gòu)圖”而不是“滾動(dòng)條”來(lái)查閱文檔提綱。這適用于頁(yè)碼較多的文檔，需要將各級(jí)標(biāo)題的“樣式”設(shè)置為“標(biāo)題1”、“標(biāo)題2”等。好處在于一目了然、脈絡(luò)清晰，能自動(dòng)生成目錄、頁(yè)眉和圖表編號(hào)等。
2．盡量用“修訂”功能而不是“改寫(xiě)”來(lái)修改多人編輯的文檔。這樣每一修改處都有標(biāo)注，審閱人可以“接受修訂”也可“拒絕修訂”，既方便重點(diǎn)審閱標(biāo)記部分，又便于恢復(fù)文檔原始內(nèi)容。
3．盡量用“壓縮圖片”而不是“原始圖片”插入文檔或網(wǎng)頁(yè)通訊。這可大幅度減小文檔，有利于附件發(fā)送、保存及打開(kāi)等。方法是選擇圖片“打開(kāi)方式”一“MicrosoftOfficePictureManager”，將圖片壓縮，使之分別用于文檔、網(wǎng)頁(yè)或電子郵件。
4．盡量學(xué)習(xí)和運(yùn)用版面設(shè)計(jì)知識(shí)。不同版面給閱讀者帶來(lái)的是不同的體驗(yàn)。以字體為例，“宋體”顯得規(guī)范，“隸書(shū)”顯得沉穩(wěn)，“黑體”常被用作文檔標(biāo)題，“仿宋”常被用作公文正文字體，“TimesNewRoman”則比“宋體”更適合數(shù)字。此外，文檔的配色、行距、字號(hào)等也有講究。比如為方便領(lǐng)導(dǎo)批閱草稿，一般應(yīng)將字體放大，行距加寬。
5．盡量用“.pdf´’而不是“.doc”準(zhǔn)備打印文檔。將打印稿轉(zhuǎn)換成“.pdf’格式，可防止操作中版面發(fā)生變化。當(dāng)然，如果在打印前要做修改，則可以同時(shí)保存兩種格式的打印稿。
二、報(bào)表統(tǒng)計(jì)
除了excel常用的基本操作外，注意以下細(xì)節(jié)有助于提升統(tǒng)計(jì)報(bào)表的質(zhì)量。
1．盡量用“數(shù)據(jù)有效性”而不是“填表說(shuō)明”來(lái)提示填表人。如果填表模板有標(biāo)準(zhǔn)化要求，與其用描述性的“填表說(shuō)明”，不如在發(fā)布前就對(duì)單元格格式或數(shù)據(jù)有效性作設(shè)置，尤其可對(duì)“日期”、“數(shù)值”列加以設(shè)置。
2．盡量不加空格來(lái)編輯人名，以防止查找人名時(shí)缺漏。如輸入“張三”而不是“張三”，雖然后者版面美觀，但如果用于數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，則需避免因空格而影響日后的查找。
3．盡量用“凍結(jié)窗格”而不是手動(dòng)縮小“列寬”來(lái)編輯跨度大的頁(yè)面。如果表格欄目較多，縱橫跨度較大，要善于運(yùn)用“凍結(jié)窗格”，使表頭部分在拖動(dòng)過(guò)程中始終可見(jiàn)，方便編寫(xiě)和核對(duì)。
4．盡量用“頁(yè)眉／頁(yè)腳”而不是“合并單元格”來(lái)編輯表格標(biāo)題。慎用“合并單元格”，可防止排序、復(fù)制粘貼時(shí)出錯(cuò)。改用“頁(yè)眉”設(shè)置報(bào)表標(biāo)題能使各頁(yè)自動(dòng)顯示。另外，善用“頁(yè)腳”的“第&頁(yè)碼頁(yè)，總&總頁(yè)數(shù)頁(yè)”設(shè)置頁(yè)碼，可生成專業(yè)的頁(yè)碼標(biāo)記，方便裝訂閱讀。
5．盡量用“頂端標(biāo)題行”而不是每頁(yè)添加“標(biāo)題行”。如果統(tǒng)計(jì)報(bào)表有多頁(yè)，加標(biāo)題行對(duì)閱稿人會(huì)顯得十分“友好”，同時(shí)又美觀、整齊、有序。而“頂端標(biāo)題行”又比每頁(yè)添加標(biāo)題行高級(jí)，它自動(dòng)生成，且省去了文檔稍作改動(dòng)后“牽一發(fā)而動(dòng)全身”的顧慮。
6．盡量用“網(wǎng)格線”而不是給表格加“邊框”。網(wǎng)格線能自動(dòng)識(shí)別，美觀適眼�！斑吙颉眲t需手工添加，且在刪除修改過(guò)程中易使邊框缺失，影響美觀。
三、溝通傳達(dá)
除了常用的電話、郵件聯(lián)系，秘書(shū)還需掌握各類溝通傳達(dá)的方法和技巧。
1．盡量分開(kāi)工作郵箱和私人郵箱。一可區(qū)分輕重緩急，二可多人共用工作郵箱。對(duì)于具體業(yè)務(wù)也可啟用專用郵箱，比如科研成果統(tǒng)計(jì)，由于每年報(bào)送成果的時(shí)間集中，報(bào)送郵件密集，因此可設(shè)置專門郵箱，業(yè)務(wù)單一，便于管理。
2．盡量將若干個(gè)郵箱關(guān)聯(lián)，通過(guò)同一平臺(tái)登錄操作�？赏ㄟ^(guò)操作系統(tǒng)自帶的“outlook”或“foxmail”和“網(wǎng)易閃電郵”等類似功能軟件，實(shí)時(shí)收發(fā)若干郵箱的郵件，不至于遺漏重要事務(wù)。
3．盡量升級(jí)并嘗試使用郵箱新功能。比如可使用電子郵箱自帶的網(wǎng)盤，而不需別的存儲(chǔ)介質(zhì)，這樣就不存在攜帶不便、介質(zhì)損壞、感染病毒等情況。及時(shí)對(duì)郵件歸類整理，分別放入“個(gè)人重要郵件”和“工作重要郵件”等文件夾。
4．盡量利用網(wǎng)站、短信平臺(tái)、郵件、電話確認(rèn)等各類手段相結(jié)合的方式來(lái)發(fā)布通知。網(wǎng)站適合大范圍的消息發(fā)布，范圍廣、內(nèi)容豐富且開(kāi)放。短信平臺(tái)可通過(guò)PC客戶端、手機(jī)等方式登錄，實(shí)現(xiàn)即時(shí)互通。付費(fèi)的短信群發(fā)服務(wù)適合重要通知的提醒；免費(fèi)的即時(shí)通訊軟件如飛信等，則適合個(gè)別人員之間的即時(shí)聯(lián)系。
5．善于建立交流“群”和使用“群公告或共享”來(lái)代替郵件的大規(guī)模群發(fā)。這種方法尤其適合將超大附件傳送給多人的任務(wù)，可以此彌補(bǔ)郵箱附件太小和單次發(fā)送人數(shù)有限制的劣勢(shì)。秘書(shū)建立群交流平臺(tái)，有助于成員之間觀點(diǎn)、資訊和情感的交流。
四、信息搜索
除了常見(jiàn)的百度、谷歌、圖書(shū)館等信息搜索方式外，以下幾種方法有助于完成更高級(jí)的搜索。
1．善于使用“filetype（文件類型）”來(lái)提升搜索質(zhì)量。一般的搜索結(jié)果多為網(wǎng)頁(yè)式消息，如果在搜索內(nèi)容后加上英文輸入法狀態(tài)下的“filetype:doc”，則搜索結(jié)果為所有符合條件的word文檔。同理，如果需要工作表或幻燈片，則在冒號(hào)后加入“xls”或“ppt´’。
2．善于使用各類“百科全書(shū)”來(lái)了解各領(lǐng)域的新知識(shí)。網(wǎng)絡(luò)上已公開(kāi)和比較好的免費(fèi)百科有“維基百科”、“互動(dòng)百科”、“百度百科”等。由于這類基于互聯(lián)網(wǎng)的百科全書(shū)內(nèi)容開(kāi)放且更新速度相當(dāng)快，通過(guò)此途徑獲取資料可拓展秘書(shū)的知識(shí)面，了解最新的資訊和動(dòng)態(tài)。
3．善于使用“在線文檔”來(lái)獲取實(shí)用文書(shū)。比如百度文庫(kù)、豆丁文檔等，這些在線文檔分享平臺(tái)涵蓋各行各業(yè)各類文檔，當(dāng)然也包括辦公文檔、應(yīng)用文書(shū)。這些文檔有特定的體例、格式，完整且專業(yè)，針對(duì)性較強(qiáng)。
4．善于使用“google學(xué)術(shù)搜索”或免費(fèi)的“電子期刊”數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)獲取專業(yè)文獻(xiàn)�！癵oogle學(xué)術(shù)搜索”還提供文獻(xiàn)的引用次數(shù)以及搜索結(jié)果的排名等。這類搜索有助于秘書(shū)了解某個(gè)領(lǐng)域最重要的學(xué)術(shù)文獻(xiàn)和研究動(dòng)態(tài)。
五、移動(dòng)辦公
這是一種全新的辦公模式，秘書(shū)可在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)處理與業(yè)務(wù)相關(guān)的任何事情，由此擺脫時(shí)間和空間的束縛。
1．使用筆記本電腦和無(wú)線網(wǎng)卡。由于秘書(shū)經(jīng)常要跟隨領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)會(huì)、出差等，因此有必要隨行攜帶筆記本電腦，以備開(kāi)會(huì)演示、查閱數(shù)據(jù)和處理相關(guān)業(yè)務(wù)。這種模式適合外出開(kāi)會(huì)、長(zhǎng)短途公差，長(zhǎng)時(shí)間使用需有電源接口。
2．使用手機(jī)智能客戶端程序和移動(dòng)通訊網(wǎng)絡(luò)。隨著IT技術(shù)的發(fā)展和成熟，智能手機(jī)已逐漸普及，基本能實(shí)現(xiàn)辦公郵件、公文辦理、通知通告、信息查詢等功能，且由于便攜、速度快、功能強(qiáng)大、界面美觀友好而成為秘書(shū)的好助手。
六、其他
1．實(shí)時(shí)升級(jí)軟件版本而不是固守舊版本。因?yàn)榍罢吖δ芨鼜?qiáng)大且操作界面友好，重要的是它也能與后者兼容。
2．定時(shí)備份重要的、經(jīng)常編輯的電子文檔。備份周期根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)可分為月、半年度等，也可為休假或法定節(jié)假日前。
3．適時(shí)啟用更友好的輸入法。谷歌拼音、搜狗拼音等基于詞組或句子的輸入法就優(yōu)于“智能ABC”、“全拼”等基于字或詞的輸入法，前者還有輸入記憶功能。
4．偶爾借助一些便捷的軟件工具處理突發(fā)或階段性事務(wù)。比如利用“FinalData”軟件恢復(fù)損壞的U盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，利用“BatchRename”軟件批量修改文件名，利用掃描識(shí)別(OCR)軟件完成紙質(zhì)文件的數(shù)字化工作等。
5．日常使用“日程管理”、“事務(wù)提醒”軟件進(jìn)行時(shí)間管理。目前手機(jī)、計(jì)算機(jī)、郵箱等均有類似功能可供使用。
最后，做一份主要業(yè)務(wù)的OS（操作標(biāo)準(zhǔn)）或基本業(yè)務(wù)的流程表，將辦公事務(wù)的信息化經(jīng)驗(yàn)總結(jié)并實(shí)時(shí)更新，可提升秘書(shū)辦公的整體水平。
參考文獻(xiàn)：
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�。ㄗ髡邌挝唬喝A南師范大學(xué)經(jīng)濟(jì)與管理學(xué)院）
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