秘書工作分類新說

秘書工作分類新說
　　
　　口王林
　　
　　當代秘書學作為一門學科產(chǎn)生、發(fā)展已有一定時間了。然而，目前從秘書學科的角度對秘書工作作科學、合理的分類，還是擺在學術(shù)界面前的一個重要問題。目前存在的主要問題是：其一，對秘書工作的分類沒有出現(xiàn)學術(shù)界普遍認同的方法；其二，秘書工作分類標準多樣化，不科學；其三，各種分類方法存在于各種版本的教材中。這種情況極大地阻礙了秘書學理論研究、秘書人才的培養(yǎng)以及秘書工作的開展。對秘書工作加以分類是秘書學研究中的一個基本問題。只有確立了科學的分類方法，對秘書工作進行合理的分類，才能推動秘書學研究的深入，適應秘書本科教育的需要。
　　
　　一、目前學術(shù)界代表性的秘書工作分類方法及存在問題
　　
　　秘書學作為一門新興學科，雖然產(chǎn)生的時間相對于其他學科較晚，但是學術(shù)界對于秘書學的研究已經(jīng)全面鋪開。秘書工作的分類作為學科中一個最基本的問題，學術(shù)界一直在研討。對于秘書工作的分類及論述主要集中在各種版本的教材中，因此本文對此問題的討論也以各教材的觀點為對象。另外，在選取教材時還注意了兩個問題：一是考慮到秘書學科的時代性特點，選取的主要是出版時間較晚的教材；二是主要選取使用率較高、影響較大的教材。這些教材對于秘書工作分類的論述存在的問題可以概括為以下幾個方面：
　　
　　第一，將秘書職能與秘書工作內(nèi)容混為一談。如《秘書學》（方國雄、方曉蓉，高等教育出版社，2003年8月版）第二章的標題是“秘書職能范疇”，內(nèi)容卻主要是對秘書各項工作的詳細論述；又如《書學概論》（張同欽，暨南大學出版社，2006年1月版）講述秘書日常事務職能，內(nèi)容主要包括接待、日程安排等。這些教材將工作內(nèi)容與秘書職能視為同一概念，將具體的秘書工作看作秘書工作職能。一般來講，秘書工作內(nèi)容指秘書所作的工作，這在理解上不會出問題。問題出在對職能一詞含義的準確把握上。職能的意思是事物、機構(gòu)本身具有的功能或應起的作用。職能與工作內(nèi)容是不同的，從完成主體來講，工作內(nèi)容既可以是個體也可以是集體，職能的實現(xiàn)主體主要是集體。因此，可以講秘書機構(gòu)的職能，而不能說秘書的職能。從指向性講，工作內(nèi)容的實施主體是具體的、可視的，職能則是泛化的、概括性的，是幾種具體工作內(nèi)容功能和作用的總括。例如，我們可以說秘書工作的職能是輔助領導，要實現(xiàn)這種職能需要完成信息、會務、文書等多種具體工作。
　　
　　第二，各種工作分類概念不清，互有交叉。如《秘書學概論教程》（楊樹森，安徽大學出版社，2008年9月版）第七章秘書工作的內(nèi)容中將秘書工作分為政務性工作、業(yè)務性工作、事務性工作三類。這種分類法有概念不清的問題。要科學分類必須從政務、業(yè)務、事務的基本含義人手�！冬F(xiàn)代漢語大詞典》對“政務”的解釋為，行政事務，泛指國家的管理工作。而《現(xiàn)代漢語大詞典》對“行政事務”的解釋是，國家機關(guān)、企事業(yè)單位和社會團體內(nèi)部的日常管理事務與各項服務。如收發(fā)文檔、辦文辦會、接待來賓、收支買辦、車輛、安全、福利、衛(wèi)生等方方面面的日常工作都是行政事務。由此來看，政務工作實際上是事務工作的一個方面，事務工作中包含政務工作。政務工作不同于行政工作，行政工作是執(zhí)掌政權(quán)，屬于管理工作。秘書工作有輔助管理的方面，將具有輔助管理內(nèi)容的秘書工作歸納為政務工作有失偏頗。政務工作說到底還是行政事務工作�！冬F(xiàn)代漢語大詞典》對“業(yè)務”的解釋是，本行業(yè)、本職務的事務、專業(yè)工作。推演到秘書業(yè)務工作，是指秘書行業(yè)本職的事務工作和秘書專業(yè)工作，由此看來，秘書工作的各種內(nèi)容都可以看作業(yè)務工作。簡單將秘書工作中技術(shù)性較強的部分劃分為秘書業(yè)務工作，有忽視秘書其他工作技術(shù)性的嫌疑，實際上就連秘書工作中的接打電話也有特定要求，需要掌握相關(guān)知識、技能�！冬F(xiàn)代漢語大詞典》對“事務”的解釋是，一、要做的或者所做的事情；二、世事、社會情況；三、總務，機關(guān)單位的行政雜務。四、單純而瑣碎的具體工作。有些教材從秘書工作中分出事務工作類，應是取其第四種意思。綜合考察秘書的各項工作均具有瑣碎的特點，所以不能將某些工作簡單劃分出去。
　　
　　第三，工作內(nèi)容簡單例舉。如《秘書學概論》（陸喻芳，復旦大學出版社，2006年7月版）將秘書工作分為日常工作、信息與調(diào)查研究、寫作與文書處理等類別。這種機械的劃分方法不僅缺乏應有的歸類，還人為割裂了各種工作之間的聯(lián)系。比如，信息工作很大程度上是包含在日常工作中的，會務工作是信息的主要來源之一，而文書的撰寫與信息、調(diào)研有密不可分的關(guān)系。又如張同欽《秘書學概論》中將秘書工作分為日常職能、專項職能、特別授權(quán)職能、深層職能等。這種分類法，一是將各種秘書工作簡單例舉，教材中涉及的工作類別有十幾項，缺乏理論概括；二是隨意地選用分類標準，類別內(nèi)的內(nèi)容常不屬同一層面。按日常職能、專項職能、特別授權(quán)職能、深層職能幾方面來劃分秘書工作類別，存在邏輯問題，因為這些不屬同一層面概念，更不屬同一分類標準。簡單的工作內(nèi)容羅列劃分法是最不會出問題的方法，但是會給學生系統(tǒng)學習理論帶來困難，不利于學生掌握理論，同時也阻礙了理論研究的進一步深入。二、秘書工作分類必須解決的幾個問題
　　
　　秘書工作屬于綜合性工作，涉及組織和領導工作的各個方面，組織和領導的工作內(nèi)容又處于不斷變化中，這給秘書工作準確、合理的分類帶來了難度。另外，影響秘書工作分類的因素較多，某些影響因素還處于不斷的變化中，如時代因素、組織性質(zhì)因素、組織規(guī)模因素等。要對秘書工作作合理分類，筆者認為必須解決以下問題。
　　
　　第一，秘書工作分類的立足點問題。對秘書工作進行科學分類首先要解決分類的立足點問題，即對秘書工作進行分類，是從秘書學科的角度出發(fā)還是從秘書的工作內(nèi)容出發(fā)。從目前已有的各種分類情況看，大多分類法是從秘書工作的內(nèi)容出發(fā)的，包括對工作內(nèi)容的概括分類和詳細例舉兩種。因為秘書工作的內(nèi)容處在不斷變化中，總體趨勢是工作內(nèi)容越來越多，因此這種分類方法會使秘書工作分類處于不斷的變化中，而且工作類別會不斷增加。因此，對秘書工作分類要站在秘書學學科的立場上進行。
　　
　　第二，廣義的秘書工作與狹義的秘書工作問題。廣義秘書工作和狹義秘書工作的劃分源于秘書概念有廣義和狹義之分。廣義的秘書是指秘書是領導人的助手，圍繞領導工作，在領導身邊為領導服務的人員；狹義的秘書是指為政府機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體或個人提供綜合服務、輔助管理的人員。筆者認為區(qū)分廣義和狹義秘書概念的基本依據(jù)有二：一是看秘書是否從事秘書業(yè)務工作。通俗地講，秘書從事的工作內(nèi)容是否對專業(yè)技術(shù)有要求，是否需要系統(tǒng)學習和訓練；二是秘書所從事的工作內(nèi)容是否與其他行業(yè)、專業(yè)有交叉。例如，毛澤東“五大秘書”中的胡喬木、葉子龍、陳伯達所從事的工作主要與輔助決策有關(guān)，田家英主要從事日常工作，這四人從事的工作可以看作是秘書的業(yè)務工作。江青主要是照顧其生活起居，其工作內(nèi)容則不能看作秘書業(yè)務工作。秘書也會涉獵經(jīng)濟、法律、公關(guān)類工作，但是這些工作屬于特定行業(yè)，秘書不會做得很專業(yè)，也不能看作秘書業(yè)務工作。組織、領導的工作是綜合性的，秘書在處理這些工作的過程中均需輔助、服務，不可將每一項都視作秘書業(yè)務工作。因此，筆者認為秘書工作的分類主要是對秘書狹義工作的分類。
　　
　　第三，秘書工作與秘書機構(gòu)工作問題。這里需要說明的是：一是不能把秘書機構(gòu)內(nèi)的所有工作都視為秘書工作（業(yè)務工作）。秘書工作雜亂、繁瑣，內(nèi)容較多，站在學科的立場上，不能把每一項工作都看作秘書工作，如辦公環(huán)境的整理，這類工作不同行業(yè)、規(guī)模、性質(zhì)的辦公機構(gòu)均需要，而且各類辦公機構(gòu)從事此項工作的目的基本是同一的。二是不能把秘書機構(gòu)內(nèi)的所有人員均視作秘書人員。只有從事秘書業(yè)務工作或相關(guān)工作的人員才可以視作秘書人員。三是一些特定機構(gòu)不能視為學科領域的秘書機構(gòu)。如各級政府所設的機關(guān)事務管理局，其職能主要是為機關(guān)提供后勤保障，不屬于秘書業(yè)務范疇，因此不能視作秘書機構(gòu)。
　　
　　三、對秘書工作分類的設想
　　
　　依據(jù)上文所述，(www.gymyzhishaji.com)對秘書工作分類須遵循以秘書學科為立足點，對秘書狹義工作分類的原則。秘書學的學科特點具有綜合性，其中對秘書學影響最大的是管理學科，管理學是秘書學科產(chǎn)生的基石，秘書工作的主要內(nèi)容是輔助管理，語言文字是秘書從事工作的手段、工具。秘書工作分類也須從秘書產(chǎn)生的根源談起。秘書的產(chǎn)生源于領導工作的需要。領導的工作是決策、宏觀管理，秘書狹義的工作內(nèi)容主要是輔助決策、輔助管理。因此，我們可以將秘書工作分為以下三類：
　　
　　第一類是輔助決策類工作。工作內(nèi)容包括：調(diào)查研究、信息工作、議案建議、參謀咨詢等。
　　
　　第二類是輔助管理類工作。工作內(nèi)容包括：文書工作、會議組織、協(xié)調(diào)工作、檔案管理等。
　　
　　第三類是事務管理類工作。工作內(nèi)容包括：日程安排、接打電話、接待工作、印章管理等。
　　
　　另外，有些教材還談到秘書的資料工作、保密工作、談判、公關(guān)、信訪工作。筆者認為，資料工作是信息工作的一部分，保密應是秘書工作的注意事項，不屬于工作內(nèi)容；而談判、公關(guān)、信訪工作應屬于廣義的秘書工作。
　　
　�。ㄗ髡邌挝唬禾粕綄W院文法系）

【秘書工作分類新說】相關(guān)文章：

“焚書坑儒”新說08-11

《矛和盾》新說08-23

狐貍烏鴉新說作文02-22

《師德新說》學習心得08-16

最新說說心情語錄08-10

師德新說學習心得03-12

我與秘書工作08-06

秘書工作心得08-15

秘書工作體會07-29