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秘書(shū)工作分類(lèi)新說(shuō)
秘書(shū)工作分類(lèi)新說(shuō)口王林
當(dāng)代秘書(shū)學(xué)作為一門(mén)學(xué)科產(chǎn)生、發(fā)展已有一定時(shí)間了。然而，目前從秘書(shū)學(xué)科的角度對(duì)秘書(shū)工作作科學(xué)、合理的分類(lèi)，還是擺在學(xué)術(shù)界面前的一個(gè)重要問(wèn)題。目前存在的主要問(wèn)題是：其一，對(duì)秘書(shū)工作的分類(lèi)沒(méi)有出現(xiàn)學(xué)術(shù)界普遍認(rèn)同的方法；其二，秘書(shū)工作分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)多樣化，不科學(xué)；其三，各種分類(lèi)方法存在于各種版本的教材中。這種情況極大地阻礙了秘書(shū)學(xué)理論研究、秘書(shū)人才的培養(yǎng)以及秘書(shū)工作的開(kāi)展。對(duì)秘書(shū)工作加以分類(lèi)是秘書(shū)學(xué)研究中的一個(gè)基本問(wèn)題。只有確立了科學(xué)的分類(lèi)方法，對(duì)秘書(shū)工作進(jìn)行合理的分類(lèi)，才能推動(dòng)秘書(shū)學(xué)研究的深入，適應(yīng)秘書(shū)本科教育的需要。
一、目前學(xué)術(shù)界代表性的秘書(shū)工作分類(lèi)方法及存在問(wèn)題
秘書(shū)學(xué)作為一門(mén)新興學(xué)科，雖然產(chǎn)生的時(shí)間相對(duì)于其他學(xué)科較晚，但是學(xué)術(shù)界對(duì)于秘書(shū)學(xué)的研究已經(jīng)全面鋪開(kāi)。秘書(shū)工作的分類(lèi)作為學(xué)科中一個(gè)最基本的問(wèn)題，學(xué)術(shù)界一直在研討。對(duì)于秘書(shū)工作的分類(lèi)及論述主要集中在各種版本的教材中，因此本文對(duì)此問(wèn)題的討論也以各教材的觀點(diǎn)為對(duì)象。另外，在選取教材時(shí)還注意了兩個(gè)問(wèn)題：一是考慮到秘書(shū)學(xué)科的時(shí)代性特點(diǎn)，選取的主要是出版時(shí)間較晚的教材；二是主要選取使用率較高、影響較大的教材。這些教材對(duì)于秘書(shū)工作分類(lèi)的論述存在的問(wèn)題可以概括為以下幾個(gè)方面：
第一，將秘書(shū)職能與秘書(shū)工作內(nèi)容混為一談。如《秘書(shū)學(xué)》（方國(guó)雄、方曉蓉，高等教育出版社，2003年8月版）第二章的標(biāo)題是“秘書(shū)職能范疇”，內(nèi)容卻主要是對(duì)秘書(shū)各項(xiàng)工作的詳細(xì)論述；又如《書(shū)學(xué)概論》（張同欽，暨南大學(xué)出版社，2006年1月版）講述秘書(shū)日常事務(wù)職能，內(nèi)容主要包括接待、日程安排等。這些教材將工作內(nèi)容與秘書(shū)職能視為同一概念，將具體的秘書(shū)工作看作秘書(shū)工作職能。一般來(lái)講，秘書(shū)工作內(nèi)容指秘書(shū)所作的工作，這在理解上不會(huì)出問(wèn)題。問(wèn)題出在對(duì)職能一詞含義的準(zhǔn)確把握上。職能的意思是事物、機(jī)構(gòu)本身具有的功能或應(yīng)起的作用。職能與工作內(nèi)容是不同的，從完成主體來(lái)講，工作內(nèi)容既可以是個(gè)體也可以是集體，職能的實(shí)現(xiàn)主體主要是集體。因此，可以講秘書(shū)機(jī)構(gòu)的職能，而不能說(shuō)秘書(shū)的職能。從指向性講，工作內(nèi)容的實(shí)施主體是具體的、可視的，職能則是泛化的、概括性的，是幾種具體工作內(nèi)容功能和作用的總括。例如，我們可以說(shuō)秘書(shū)工作的職能是輔助領(lǐng)導(dǎo)，要實(shí)現(xiàn)這種職能需要完成信息、會(huì)務(wù)、文書(shū)等多種具體工作。
第二，各種工作分類(lèi)概念不清，互有交叉。如《秘書(shū)學(xué)概論教程》（楊樹(shù)森，安徽大學(xué)出版社，2008年9月版）第七章秘書(shū)工作的內(nèi)容中將秘書(shū)工作分為政務(wù)性工作、業(yè)務(wù)性工作、事務(wù)性工作三類(lèi)。這種分類(lèi)法有概念不清的問(wèn)題。要科學(xué)分類(lèi)必須從政務(wù)、業(yè)務(wù)、事務(wù)的基本含義人手。《現(xiàn)代漢語(yǔ)大詞典》對(duì)“政務(wù)”的解釋為，行政事務(wù)，泛指國(guó)家的管理工作。而《現(xiàn)代漢語(yǔ)大詞典》對(duì)“行政事務(wù)”的解釋是，國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體內(nèi)部的日常管理事務(wù)與各項(xiàng)服務(wù)。如收發(fā)文檔、辦文辦會(huì)、接待來(lái)賓、收支買(mǎi)辦、車(chē)輛、安全、福利、衛(wèi)生等方方面面的日常工作都是行政事務(wù)。由此來(lái)看，政務(wù)工作實(shí)際上是事務(wù)工作的一個(gè)方面，事務(wù)工作中包含政務(wù)工作。政務(wù)工作不同于行政工作，行政工作是執(zhí)掌政權(quán)，屬于管理工作。秘書(shū)工作有輔助管理的方面，將具有輔助管理內(nèi)容的秘書(shū)工作歸納為政務(wù)工作有失偏頗。政務(wù)工作說(shuō)到底還是行政事務(wù)工作�！冬F(xiàn)代漢語(yǔ)大詞典》對(duì)“業(yè)務(wù)”的解釋是，本行業(yè)、本職務(wù)的事務(wù)、專業(yè)工作。推演到秘書(shū)業(yè)務(wù)工作，是指秘書(shū)行業(yè)本職的事務(wù)工作和秘書(shū)專業(yè)工作，由此看來(lái)，秘書(shū)工作的各種內(nèi)容都可以看作業(yè)務(wù)工作。簡(jiǎn)單將秘書(shū)工作中技術(shù)性較強(qiáng)的部分劃分為秘書(shū)業(yè)務(wù)工作，有忽視秘書(shū)其他工作技術(shù)性的嫌疑，實(shí)際上就連秘書(shū)工作中的接打電話也有特定要求，需要掌握相關(guān)知識(shí)、技能�！冬F(xiàn)代漢語(yǔ)大詞典》對(duì)“事務(wù)”的解釋是，一、要做的或者所做的事情；二、世事、社會(huì)情況；三、總務(wù)，機(jī)關(guān)單位的行政雜務(wù)。四、單純而瑣碎的具體工作。有些教材從秘書(shū)工作中分出事務(wù)工作類(lèi)，應(yīng)是取其第四種意思。綜合考察秘書(shū)的各項(xiàng)工作均具有瑣碎的特點(diǎn)，所以不能將某些工作簡(jiǎn)單劃分出去。
第三，工作內(nèi)容簡(jiǎn)單例舉。如《秘書(shū)學(xué)概論》（陸喻芳，復(fù)旦大學(xué)出版社，2006年7月版）將秘書(shū)工作分為日常工作、信息與調(diào)查研究、寫(xiě)作與文書(shū)處理等類(lèi)別。這種機(jī)械的劃分方法不僅缺乏應(yīng)有的歸類(lèi)，還人為割裂了各種工作之間的聯(lián)系。比如，信息工作很大程度上是包含在日常工作中的，會(huì)務(wù)工作是信息的主要來(lái)源之一，而文書(shū)的撰寫(xiě)與信息、調(diào)研有密不可分的關(guān)系。又如張同欽《秘書(shū)學(xué)概論》中將秘書(shū)工作分為日常職能、專項(xiàng)職能、特別授權(quán)職能、深層職能等。這種分類(lèi)法，一是將各種秘書(shū)工作簡(jiǎn)單例舉，教材中涉及的工作類(lèi)別有十幾項(xiàng)，缺乏理論概括；二是隨意地選用分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，類(lèi)別內(nèi)的內(nèi)容常不屬同一層面。按日常職能、專項(xiàng)職能、特別授權(quán)職能、深層職能幾方面來(lái)劃分秘書(shū)工作類(lèi)別，存在邏輯問(wèn)題，因?yàn)檫@些不屬同一層面概念，更不屬同一分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。簡(jiǎn)單的工作內(nèi)容羅列劃分法是最不會(huì)出問(wèn)題的方法，但是會(huì)給學(xué)生系統(tǒng)學(xué)習(xí)理論帶來(lái)困難，不利于學(xué)生掌握理論，同時(shí)也阻礙了理論研究的進(jìn)一步深入。二、秘書(shū)工作分類(lèi)必須解決的幾個(gè)問(wèn)題
秘書(shū)工作屬于綜合性工作，涉及組織和領(lǐng)導(dǎo)工作的各個(gè)方面，組織和領(lǐng)導(dǎo)的工作內(nèi)容又處于不斷變化中，這給秘書(shū)工作準(zhǔn)確、合理的分類(lèi)帶來(lái)了難度。另外，影響秘書(shū)工作分類(lèi)的因素較多，某些影響因素還處于不斷的變化中，如時(shí)代因素、組織性質(zhì)因素、組織規(guī)模因素等。要對(duì)秘書(shū)工作作合理分類(lèi)，筆者認(rèn)為必須解決以下問(wèn)題。
第一，秘書(shū)工作分類(lèi)的立足點(diǎn)問(wèn)題。對(duì)秘書(shū)工作進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)首先要解決分類(lèi)的立足點(diǎn)問(wèn)題，即對(duì)秘書(shū)工作進(jìn)行分類(lèi)，是從秘書(shū)學(xué)科的角度出發(fā)還是從秘書(shū)的工作內(nèi)容出發(fā)。從目前已有的各種分類(lèi)情況看，大多分類(lèi)法是從秘書(shū)工作的內(nèi)容出發(fā)的，包括對(duì)工作內(nèi)容的概括分類(lèi)和詳細(xì)例舉兩種。因?yàn)槊貢?shū)工作的內(nèi)容處在不斷變化中，總體趨勢(shì)是工作內(nèi)容越來(lái)越多，因此這種分類(lèi)方法會(huì)使秘書(shū)工作分類(lèi)處于不斷的變化中，而且工作類(lèi)別會(huì)不斷增加。因此，對(duì)秘書(shū)工作分類(lèi)要站在秘書(shū)學(xué)學(xué)科的立場(chǎng)上進(jìn)行。
第二，廣義的秘書(shū)工作與狹義的秘書(shū)工作問(wèn)題。廣義秘書(shū)工作和狹義秘書(shū)工作的劃分源于秘書(shū)概念有廣義和狹義之分。廣義的秘書(shū)是指秘書(shū)是領(lǐng)導(dǎo)人的助手，圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作，在領(lǐng)導(dǎo)身邊為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的人員；狹義的秘書(shū)是指為政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人提供綜合服務(wù)、輔助管理的人員。筆者認(rèn)為區(qū)分廣義和狹義秘書(shū)概念的基本依據(jù)有二：一是看秘書(shū)是否從事秘書(shū)業(yè)務(wù)工作。通俗地講，秘書(shū)從事的工作內(nèi)容是否對(duì)專業(yè)技術(shù)有要求，是否需要系統(tǒng)學(xué)習(xí)和訓(xùn)練；二是秘書(shū)所從事的工作內(nèi)容是否與其他行業(yè)、專業(yè)有交叉。例如，毛澤東“五大秘書(shū)”中的胡喬木、葉子龍、陳伯達(dá)所從事的工作主要與輔助決策有關(guān)，田家英主要從事日常工作，這四人從事的工作可以看作是秘書(shū)的業(yè)務(wù)工作。江青主要是照顧其生活起居，其工作內(nèi)容則不能看作秘書(shū)業(yè)務(wù)工作。秘書(shū)也會(huì)涉獵經(jīng)濟(jì)、法律、公關(guān)類(lèi)工作，但是這些工作屬于特定行業(yè)，秘書(shū)不會(huì)做得很專業(yè)，也不能看作秘書(shū)業(yè)務(wù)工作。組織、領(lǐng)導(dǎo)的工作是綜合性的，秘書(shū)在處理這些工作的過(guò)程中均需輔助、服務(wù)，不可將每一項(xiàng)都視作秘書(shū)業(yè)務(wù)工作。因此，筆者認(rèn)為秘書(shū)工作的分類(lèi)主要是對(duì)秘書(shū)狹義工作的分類(lèi)。
第三，秘書(shū)工作與秘書(shū)機(jī)構(gòu)工作問(wèn)題。這里需要說(shuō)明的是：一是不能把秘書(shū)機(jī)構(gòu)內(nèi)的所有工作都視為秘書(shū)工作（業(yè)務(wù)工作）。秘書(shū)工作雜亂、繁瑣，內(nèi)容較多，站在學(xué)科的立場(chǎng)上，不能把每一項(xiàng)工作都看作秘書(shū)工作，如辦公環(huán)境的整理，這類(lèi)工作不同行業(yè)、規(guī)模、性質(zhì)的辦公機(jī)構(gòu)均需要，而且各類(lèi)辦公機(jī)構(gòu)從事此項(xiàng)工作的目的基本是同一的。二是不能把秘書(shū)機(jī)構(gòu)內(nèi)的所有人員均視作秘書(shū)人員。只有從事秘書(shū)業(yè)務(wù)工作或相關(guān)工作的人員才可以視作秘書(shū)人員。三是一些特定機(jī)構(gòu)不能視為學(xué)科領(lǐng)域的秘書(shū)機(jī)構(gòu)。如各級(jí)政府所設(shè)的機(jī)關(guān)事務(wù)管理局，其職能主要是為機(jī)關(guān)提供后勤保障，不屬于秘書(shū)業(yè)務(wù)范疇，因此不能視作秘書(shū)機(jī)構(gòu)。
三、對(duì)秘書(shū)工作分類(lèi)的設(shè)想
依據(jù)上文所述，(www.gymyzhishaji.com)對(duì)秘書(shū)工作分類(lèi)須遵循以秘書(shū)學(xué)科為立足點(diǎn)，對(duì)秘書(shū)狹義工作分類(lèi)的原則。秘書(shū)學(xué)的學(xué)科特點(diǎn)具有綜合性，其中對(duì)秘書(shū)學(xué)影響最大的是管理學(xué)科，管理學(xué)是秘書(shū)學(xué)科產(chǎn)生的基石，秘書(shū)工作的主要內(nèi)容是輔助管理，語(yǔ)言文字是秘書(shū)從事工作的手段、工具。秘書(shū)工作分類(lèi)也須從秘書(shū)產(chǎn)生的根源談起。秘書(shū)的產(chǎn)生源于領(lǐng)導(dǎo)工作的需要。領(lǐng)導(dǎo)的工作是決策、宏觀管理，秘書(shū)狹義的工作內(nèi)容主要是輔助決策、輔助管理。因此，我們可以將秘書(shū)工作分為以下三類(lèi)：
第一類(lèi)是輔助決策類(lèi)工作。工作內(nèi)容包括：調(diào)查研究、信息工作、議案建議、參謀咨詢等。
第二類(lèi)是輔助管理類(lèi)工作。工作內(nèi)容包括：文書(shū)工作、會(huì)議組織、協(xié)調(diào)工作、檔案管理等。
第三類(lèi)是事務(wù)管理類(lèi)工作。工作內(nèi)容包括：日程安排、接打電話、接待工作、印章管理等。
另外，有些教材還談到秘書(shū)的資料工作、保密工作、談判、公關(guān)、信訪工作。筆者認(rèn)為，資料工作是信息工作的一部分，保密應(yīng)是秘書(shū)工作的注意事項(xiàng)，不屬于工作內(nèi)容；而談判、公關(guān)、信訪工作應(yīng)屬于廣義的秘書(shū)工作。
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