加快公文流轉(zhuǎn)提高辦事效率

　　加快公文流轉(zhuǎn)提高辦事效率
　　
　　口楚傳榮
　　近日因公務(wù)去合肥市政務(wù)區(qū)，偶遇辦公廳機要室秘書正在文件上加蓋“一日內(nèi)辦”、“三日內(nèi)辦”等字樣的印章，原來這是政府機關(guān)為加快辦文速度，推進部門之間的溝通與協(xié)調(diào)，努力提高工作效能而采取的舉措。
　　公司的辦公室同樣存在著提高辦文速度和加快公文流轉(zhuǎn)的問題。提高辦文效率，加快公文流轉(zhuǎn)，推動工作進程，無疑是公司業(yè)務(wù)健康發(fā)展的重要保證。因為市場如戰(zhàn)場，時間就是商機、就是效益，容不得半點懈怠。
　　辦理公文流轉(zhuǎn)是辦公室的主要業(yè)務(wù)之一。在實際工作中，大部分辦公室雖然已采用了自動化辦公流程，但仍存在著辦文效率低下的問題：如有的公文三天還沒走完流程，一追問才知道分管領(lǐng)導(dǎo)出差沒有審閱文件，或是因公務(wù)忙忘記了審批；有時，許多請示類文件相互交叉，涉及兩位領(lǐng)導(dǎo)或多個部門，或需要有部門牽頭協(xié)調(diào)；有時收到的來文需要盡快辦理，涉及市場業(yè)務(wù)的推進等等。因此，筆者以為要提高辦文效率，辦公室秘書就應(yīng)加強以下幾方面素質(zhì)的培養(yǎng)：
　　一要加強催辦、督辦力度，不怕麻煩、不怕人嫌。
　　比如在發(fā)文后，要及時告知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門盡快辦理。辦公室秘書在例行檢查公文流轉(zhuǎn)記錄時，要有不怕麻煩、不怕人嫌的婆婆嘴。能當天閱批完畢的絕不拖到第二天。如審批的領(lǐng)導(dǎo)赴外地出差，征得授權(quán)后辦公室秘書可在網(wǎng)上辦理簽批手續(xù)。當然，催辦要注意方式方法，做到語言親切、態(tài)度誠懇，比如可多使用祈使句“請您辦理”等等。
　　二要加強溝通聯(lián)絡(luò)，快速、及時傳遞文件。
　　多與相關(guān)部門溝通，增加親和力，可產(chǎn)生意想不到的效果。因為你的主動聯(lián)系、主動服務(wù)（包括虛心請教），會取得他人的理解和幫助，有助于促進公文的及時傳遞與流轉(zhuǎn)。如我們辦公室一次接到廣東下屬公司關(guān)于周六和周日客戶來訪的傳真，為做好服務(wù)，辦公室多次主動與對方聯(lián)系和溝通，并請領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)，同時安排專人接機和服務(wù)，圓滿完成了接待任務(wù)。
　　三要懂得基本業(yè)務(wù)知識，增強政策的敏感性。
　　在實際工作中，辦公室秘書要努力成為“通才”，即在具備較好專業(yè)知識的情況下，努力學習其他專業(yè)的基本知識和有關(guān)政策法規(guī)，做到準確掌握擬辦用語，安全、快速傳遞公文。如在公司的BOT、TOT和BOO投資類項目中，報請類來文比較多，且往往需要多個部門協(xié)同會簽，秘書在提出擬辦意見時就不能出現(xiàn)外行話和官樣文字。
　　國務(wù)院前秘書長、中國企業(yè)家聯(lián)合會會長王忠禹先生說過，辦公廳（室）一定要把好公文的運轉(zhuǎn)流程關(guān)，確保政令暢通。因此，文秘人員一定要提高認識，加強自身修養(yǎng)，盡可能減少流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)．縮短文件滯留時間；同時，要健全公文流轉(zhuǎn)責任制，遵循及時、準確、安全的原則，做好公文處理工作。
　　

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