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當(dāng)前公文處理工作中的常見問(wèn)題與對(duì)策
當(dāng)前公文處理工作中的常見問(wèn)題與對(duì)策方玉軍
公文處理工作是辦公室工作的—項(xiàng)重要內(nèi)容。做好公文處理工作是各單位、各部門規(guī)范、健康向前發(fā)展的關(guān)鍵。縱觀當(dāng)前公文處理工作實(shí)際，仍有部分單位或多或少存在這樣那樣的問(wèn)題。因此，筆者歸納整理出這些問(wèn)題，試圖挖掘其深層次的原因并施以正確的對(duì)策。
一、當(dāng)前公文處理存在的主要問(wèn)題
當(dāng)前公文處理工作中存在的問(wèn)題歸納起來(lái)主要有以下幾點(diǎn)：
1．收文不及時(shí)。過(guò)去，單位之間一般都采用郵局寄送的方式傳遞文件，這種方式相對(duì)來(lái)說(shuō)比較安全，但運(yùn)送時(shí)間較長(zhǎng)，一份文件從印制到送達(dá)接收者手中往往跨越多個(gè)工作日，給工作帶來(lái)極大的不便，尤其是緊急性的文件，更是耽誤事。后來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)在辦公領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，許多單位采用了電子公文的網(wǎng)絡(luò)傳輸形式，這種傳遞方式具有方便快捷的特點(diǎn)，但也對(duì)接收人員提出了更高的要求，那就是接收人員必須即時(shí)接收。為此，不少單位還根據(jù)文件的緊急程度對(duì)接收時(shí)限提出了明確具體的要求。可現(xiàn)在的實(shí)際情況是，有些文書人員往往不能按要求即時(shí)接收，甚至有些滯后。還有一種情況，就是一些緊急文件是在下班后或者周末時(shí)間傳送過(guò)來(lái)，由于無(wú)人值守致使出現(xiàn)接收空擋。筆者就曾遇到過(guò)這類情況。有一次上級(jí)部門要求周日上午9時(shí)開會(huì)，文件是周五晚上10時(shí)從專網(wǎng)上傳遞過(guò)來(lái)的，本來(lái)已經(jīng)是下班后了´而且周六不上班，所以當(dāng)上級(jí)部門打電話詢問(wèn)上報(bào)名單的時(shí)候我們還不知道這件事，為此，我們領(lǐng)導(dǎo)受到了上級(jí)的嚴(yán)厲批評(píng)。事后反思，如果我們周六來(lái)接收一遍就不會(huì)出現(xiàn)這種情況了。再有一種情況就是我們的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)有時(shí)會(huì)遭到人為的破壞或受自然災(zāi)害的影響等，也都能使公文不能及時(shí)接收。
2．來(lái)文登記不詳細(xì)。過(guò)去我們接收的文件少，而且種類單一，所以對(duì)登記要求不是特別高�，F(xiàn)在，由于信息大量增加，過(guò)去那種登記模式遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)。比如，接收的緊急文件里如何體現(xiàn)緊急程度，會(huì)議通知類文件里寫明的開會(huì)時(shí)間地點(diǎn)等因素在登記本里體現(xiàn)不出來(lái)。如果同時(shí)收到多份會(huì)議通知，應(yīng)一一登記清楚，才能容易識(shí)別而不致出現(xiàn)混亂。如果不進(jìn)行詳細(xì)的登記，把這些細(xì)小的項(xiàng)目單獨(dú)列出來(lái)，顯然無(wú)法滿足正常的工作需要。
3．辦理文件不分輕重緩急。文書人員登記完畢后應(yīng)該根據(jù)文件的內(nèi)容分出輕重緩急，緊急的先辦理，不緊急的后辦理，這樣才不致出現(xiàn)混亂的情況。而現(xiàn)實(shí)情況是有些力、文人員對(duì)文件不分輕重緩急，統(tǒng)統(tǒng)混雜在一起辦理，—方面把緊急的當(dāng)成普通的辦理致使出現(xiàn)誤事的情況。比如，有一份需上報(bào)材料的會(huì)議通知，從開會(huì)時(shí)間上看不著急，但從內(nèi)容上看就需要立即辦理，而我們的辦文人員沒有仔細(xì)閱覽文件，致使承辦部門延遲多日才看到文件，然后倉(cāng)促應(yīng)付材料，非常被動(dòng)；另—方面就是把普通的文件也當(dāng)成緊急的辦理，不管領(lǐng)導(dǎo)正在干什么工作，急急忙忙找領(lǐng)導(dǎo)簽批，其結(jié)果是不僅嚴(yán)重干擾了領(lǐng)導(dǎo)的正常辦公，而且還會(huì)對(duì)辦文人員本身產(chǎn)生一定的負(fù)面影響。
4．辦理領(lǐng)導(dǎo)批示意見不靈活。這種情況體現(xiàn)在多方面。比如，領(lǐng)導(dǎo)批示多部門辦理的，不靈活復(fù)印多份送這些部門，而是慢慢地一個(gè)部門一個(gè)部門依次傳遞致使事情耽誤；遇有承辦部門取文人不在時(shí)不是想方設(shè)法聯(lián)系其他人員，而是干等；承辦部門在取送文時(shí)沒有登記詳細(xì)的人員名單和時(shí)間；組織領(lǐng)導(dǎo)傳閱文件時(shí)不根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)是否出差等情況靈活調(diào)整傳閱順序而仍輪輻式傳閱，死板教條；一些重要的、有辦理期限的文件不催辦；給遠(yuǎn)的承辦單位發(fā)文件不用傳真等簡(jiǎn)便靈活的方式，而是不顧實(shí)際情況要單位派人來(lái)取；給承辦單位發(fā)送傳真時(shí)也不電話確認(rèn)單位是否收到、接收入是誰(shuí)；通過(guò)辦公網(wǎng)絡(luò)上報(bào)參會(huì)名單時(shí)也不落實(shí)是否接收到；文件辦理完畢后不及時(shí)整理注銷等等。
5．歸檔文件不完整。有些文書人員在文件辦理完畢后不能認(rèn)真及時(shí)地進(jìn)行整理；歸檔時(shí)不嚴(yán)格按照來(lái)文登記逐一核查文件是否存在，而是有多少歸檔多少，文件少?zèng)]少，少幾份，對(duì)于文件下落也不管不問(wèn)，為以后查閱文件帶來(lái)極大不便和隱患。
6．密級(jí)文件不保密。對(duì)于密級(jí)文件，有些文書人員不嚴(yán)格按照保密法規(guī)單獨(dú)辦理，而是和普通文件混雜在一起；絕密文件不在保密室組織領(lǐng)導(dǎo)傳閱而是送領(lǐng)導(dǎo)辦公室審閱；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)不在辦公室時(shí)不把文件收起；文件有時(shí)找不到也不向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，心存僥幸，想瞞就瞞，想壓就壓；還有的文書人員甚至違背保密規(guī)定對(duì)自己的親朋好友等無(wú)關(guān)人員炫耀文件內(nèi)容或把密級(jí)文件傳遞到互聯(lián)網(wǎng)上等等。
二、問(wèn)題存在的主要原因
筆者認(rèn)為，出現(xiàn)上述問(wèn)題的主要原因大體有以下四個(gè)方面：
1．責(zé)任心不強(qiáng)。思想認(rèn)識(shí)不到位，沒有充分認(rèn)識(shí)到公文處理工作的重要性，認(rèn)為公文處理無(wú)非就是收收發(fā)發(fā)，缺乏技術(shù)含量，對(duì)工作沒有足夠的激情和動(dòng)力，沒有責(zé)任感。
2．辦文能力有限。有些文書人員雖然也喜歡干這項(xiàng)工作，但由于自身能力有限，對(duì)公文處理工作不大精通，缺乏變通能力，不知道具體情況具體分析，死板教條、不夠靈活。
3．工作作風(fēng)不嚴(yán)謹(jǐn)、粗心。一些文書人員工作作風(fēng)不嚴(yán)謹(jǐn)、不細(xì)致，因此難以適應(yīng)較為精細(xì)的公文處理工作。
4．保密意識(shí)淡薄。一些文書人員沒有受過(guò)專門的保密教育和培訓(xùn)，缺乏保密意識(shí)，保密觀念不強(qiáng)，也不懂一些必要的保密手段，致使發(fā)生泄密事件。
三、針對(duì)問(wèn)題采取的相應(yīng)對(duì)策
通過(guò)以上剖析，我們找出了這些問(wèn)題存在的原因。在以后的工作中，筆者認(rèn)為，應(yīng)從以下四個(gè)方面入手來(lái)改正這些問(wèn)題：
1．培養(yǎng)文書人員的責(zé)任意識(shí)。首先，要選拔那些對(duì)這項(xiàng)工作有興趣、熱愛這項(xiàng)工作的同志。其次，要給他們講清文書工作的性質(zhì)及其重要性，逐步培養(yǎng)他們的責(zé)任意識(shí)，使他們明白責(zé)任是一種偉大的品格，是對(duì)自己工作的忠誠(chéng)和信守，是人性的升華。只有具備對(duì)工作的高度責(zé)任感，才能用最佳的精神狀態(tài)忘我地工作，并將自己的潛能發(fā)揮到極致。
2．加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，在實(shí)踐工作中提高辦文能力。要經(jīng)常地讓文書人員參加業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)班，經(jīng)常地與同行們溝通，使他們虛心學(xué)習(xí)、善于借鑒別人的優(yōu)點(diǎn)和長(zhǎng)處，在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，逐步提高辦文能力并漸漸形成自己的力、文特色。
3．樹立良好的職業(yè)道德。職業(yè)道德是人們?cè)诼殬I(yè)活動(dòng)過(guò)程中應(yīng)遵循的特定的職業(yè)思想和行為準(zhǔn)則，是社會(huì)一般道德在職業(yè)中的具體體現(xiàn)。作為文書人員，必須在工作實(shí)踐中樹立良好的職業(yè)道德，勤于思考，恪盡職守，努力提高工作效率和工作能力。
4．加強(qiáng)保密教育。要通過(guò)各種方式加強(qiáng)對(duì)文書人員的保密教育，逐步增強(qiáng)文書人員的保密觀念，通過(guò)一些正反兩方面的案例深深觸動(dòng)他們的靈魂，堅(jiān)決有效地抵御各種泄密現(xiàn)象的發(fā)生，讓他們自覺地、有意識(shí)地做好保密工作。
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