文秘-牢牢掌握秘書工作的基本特征

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我們研究和探討秘書工作的基本特征，不是為了就事論事，而是為了尋求秘書工作的規(guī)律，以及做好秘書工作的方法。認(rèn)識(shí)秘書工作基本特征，給我們?cè)S多重要而有益的啟示，其中最重要的啟示有以下三點(diǎn)：
一、從職業(yè)的定性樹立職業(yè)觀念
秘書工作的基本特征，就是秘書職業(yè)的基本定性。把握秘書工作基本特征，就要求我們樹立秘書職業(yè)觀念。因?yàn)樗枷胗^念的轉(zhuǎn)變，是秘書工作改革與發(fā)展的先決條件。根據(jù)秘書工作的基本特征，秘書工作者應(yīng)當(dāng)樹立以下職業(yè)觀念：
（一）服從觀念
所謂服從觀念，就是要求秘書人員堅(jiān)決服從領(lǐng)導(dǎo)的指揮，接領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事。這是由秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系位置決定的。在我國(guó)黨政軍機(jī)關(guān)，秘書與領(lǐng)導(dǎo)者在政治上是平等的，人格上是獨(dú)立的，在利益和目標(biāo)上是一致的。但是，由于事業(yè)的需要，分工的不同，領(lǐng)導(dǎo)與秘書在組織上是一種上下級(jí)關(guān)系，在工作上是主輔關(guān)系。這兩種關(guān)系實(shí)質(zhì)上都是服從關(guān)系，即領(lǐng)導(dǎo)支配秘書，秘書服從領(lǐng)導(dǎo)。這也是一個(gè)紀(jì)律問(wèn)題，下級(jí)服從上級(jí)，是組織紀(jì)律明確規(guī)定的。如果秘書不服從領(lǐng)導(dǎo)，就是違反組織紀(jì)律。主輔關(guān)系決定了秘書的從屬地位，秘書按照領(lǐng)導(dǎo)意圖和要求工作，以服從領(lǐng)導(dǎo)為自己的本份。因此，秘書人員要充分認(rèn)識(shí)自己的職業(yè)角色，圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)和要求來(lái)調(diào)節(jié)自己的行為，絕不能別出心裁，另搞一套，更不能同領(lǐng)導(dǎo)對(duì)著干。當(dāng)然，秘書與領(lǐng)導(dǎo)者在工作過(guò)程中像其他社會(huì)成員之間一樣，會(huì)發(fā)生相互影響，領(lǐng)導(dǎo)是影響的主體，秘書是影響的客體。服從便是主體接受客觀制約和影響的一種形式。如果秘書認(rèn)為自己貼近領(lǐng)導(dǎo)，地位特殊，就可具有領(lǐng)導(dǎo)的某些職權(quán)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指示不愿服從，其行為與角色規(guī)范之間形成差距，兩者之間就不會(huì)出現(xiàn)相融洽的角色關(guān)系，這樣秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作不僅不能起到應(yīng)有的輔助作用，甚至?xí)�干擾領(lǐng)導(dǎo)工作，導(dǎo)致角色失敗。
（二）參謀觀念
發(fā)揮參謀作用，是領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化、民主化的客觀要求，也是秘書工作提高輔助水平，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的客觀要求。秘書部門具有貼近領(lǐng)導(dǎo)、綜合服務(wù)、信息樞紐的三大優(yōu)勢(shì)，發(fā)揮參謀作用有得天獨(dú)厚的條件，尤其在高科技飛速發(fā)展的新世紀(jì)，領(lǐng)導(dǎo)者要在紛繁復(fù)雜、稍縱即逝的新情況面前，迅速、準(zhǔn)確地做出各種判斷，更需要發(fā)揮秘書人員的參謀作用。因此，秘書人員必須強(qiáng)化參謀意識(shí)，提高謀略水平，掌握參謀藝術(shù)，真正實(shí)行從側(cè)重辦文辦事向既辦文辦事又出謀獻(xiàn)策轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮參謀作用。
（三）全局觀念
眾所周知，任何一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者都必須站在本系統(tǒng)的制高點(diǎn)上，只有這樣，才能通觀全局，全面運(yùn)籌，指揮若定。秘書工作是輔助領(lǐng)導(dǎo)去開展工作的，秘書人員只有立足領(lǐng)導(dǎo)工作全局，站在領(lǐng)導(dǎo)者的角度觀察、分析和處理問(wèn)題，才能與領(lǐng)導(dǎo)者取得共識(shí)，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)者的輔助要求。因此，秘書人員必須解放思想，胸懷全局，做到不在其位，當(dāng)謀其政。同時(shí)，要不斷拓寬自己的知識(shí)面，建造通才型的知識(shí)結(jié)構(gòu)；大力培養(yǎng)宏觀思維能力，以適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助要求。
（四）信息觀念
當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，誰(shuí)重視信息，誰(shuí)就能贏得主動(dòng)。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的“耳目”，為領(lǐng)導(dǎo)者及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地提供信息是其重要的職責(zé)。因此，秘書人員必須樹立信息觀念。第一，要始終把重點(diǎn)放在捕捉反映重大的、具有全局性或牽一發(fā)而動(dòng)全身的信息上。越是重要的、敏感的和難度大的信息，越要予以關(guān)注，越要花全力發(fā)掘。第二，必須注意了解和反映領(lǐng)導(dǎo)決策貫徹落實(shí)中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題以及解決問(wèn)題的新思路，以便及時(shí)反饋領(lǐng)導(dǎo)修正決策。第三，必須重視提高信息的質(zhì)量，在時(shí)效性、真實(shí)性和適用性上下功夫�？傊�，秘書人員一定要有敏銳的信息意識(shí)，廣泛收集信息，精心加工信息，準(zhǔn)確提供信息，快速傳遞信息，充分利用信息，以適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)決策和社會(huì)發(fā)展的客觀要求。
（五）創(chuàng)新觀念
首先，創(chuàng)新能力是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)秘書素質(zhì)的特殊要求，為了迎接科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)和知識(shí)經(jīng)濟(jì)迅速興起的挑戰(zhàn)，必須堅(jiān)持創(chuàng)新。創(chuàng)新是做好新時(shí)期秘書工作的要求，也是促使秘書人員不斷提高素質(zhì)，做好“三服務(wù)”的不竭動(dòng)力。秘書人員作為以知識(shí)和信息輔佐領(lǐng)導(dǎo)工作、服務(wù)人民群眾的“工薪階層”，必須具備創(chuàng)新意識(shí)和創(chuàng)新能力，以適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的要求。其次創(chuàng)新能力是領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化對(duì)秘書素質(zhì)的必然要求。如果說(shuō)20世紀(jì)領(lǐng)導(dǎo)層的決策還存在很大的經(jīng)驗(yàn)成份，到21世紀(jì)，必將由經(jīng)驗(yàn)決策轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化決策，這是科技和管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。秘書隊(duì)伍作為輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的一支特殊力量，其地位和作用越來(lái)越重要，領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)秘書的參謀作用越來(lái)越重視。而參謀的核心是創(chuàng)新意識(shí)。沒有新思想、新辦法，是不可能當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)工作參謀的。再次，創(chuàng)新能力是秘書工作自身改革和發(fā)展的迫切要求。長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)秘書工作由于種種原因，秘書人員非常缺乏創(chuàng)新精神和創(chuàng)新能力。唯謹(jǐn)保守的傳統(tǒng)觀念，嚴(yán)重束縛了秘書人員的創(chuàng)新能力；“秘書工作被動(dòng)論”的理論誤導(dǎo)，挫傷了秘書人員的創(chuàng)新能力；陳舊的思維方式，壓抑了秘書人員的創(chuàng)新能力。這種精神狀況很不適應(yīng)時(shí)代潮流和秘書工作的新形勢(shì)，迫切需要秘書人員解放思想，開拓進(jìn)取，樹立創(chuàng)新觀念，提高創(chuàng)新能力。
（六）效率觀念
所謂效率觀念，就是秘書人員提高單位時(shí)間內(nèi)工作量的自覺意識(shí)。秘書工作是適應(yīng)提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率的需要而產(chǎn)生的，也是在提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率的目標(biāo)下發(fā)展的。離開提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率，秘書工作就失去了存在的基礎(chǔ)和意義。在改革開放，發(fā)展社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的條件下，社會(huì)發(fā)展的節(jié)奏明顯加快，知識(shí)更新的速度日趨加快，信息傳遞的速度更加快捷，情況瞬息萬(wàn)變，這都要求秘書人員要重視工作效率問(wèn)題。秘書工作效率的高低，直接影響到領(lǐng)導(dǎo)工作效率，所以秘書無(wú)論是處理公文、辦理事務(wù)、傳遞信息，還是參謀咨詢、調(diào)查研究、督促檢查，都必須在優(yōu)質(zhì)高效上下功夫，只有這樣，才能適應(yīng)飛速發(fā)展的時(shí)代要求。
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