總臺工作管理規(guī)定

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總臺工作管理規(guī)定

文件編號：DZHR0403017

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實施日期：

1、目的：為保證公司內(nèi)外通訊信息暢通，對來訪人員進(jìn)行友好接待，塑造企業(yè)良好形象。

2、范圍：公司總臺工作人員。

3、內(nèi)容：

3．1服飾要求：

總臺人員直接代表著公司形象，故應(yīng)著裝得體、整潔大方、舉止文雅、化淡妝。

3．2電話接轉(zhuǎn)

3．2．1電話鈴聲響兩下，總臺人員應(yīng)迅速接聽，接聽電話時應(yīng)音調(diào)柔和，語氣平穩(wěn)，使用規(guī)范用語“您好，大眾聯(lián)合”或“大眾聯(lián)合，您好”等。

3．2．2對待來電者禮貌、熱情，首先弄清來電者身份、意圖，可應(yīng)用以下話語詢問來電者：“請問你貴姓？”，“請問您哪里找？”，“請問你找哪位？”，“請問有什么可以幫到你？”等。

3．2．3明白來電者意愿后，在征得被訪問者同意的情況下迅速將電話轉(zhuǎn)給被訪者接聽，當(dāng)被訪者正忙無法接聽或因特殊原因拒絕接入來電，總臺人員應(yīng)代被訪者表示歉意，并婉言相告，同時記錄來電者之聯(lián)系電話及聯(lián)絡(luò)人，必要時獲悉來電者的留言，然后將所記錄信息轉(zhuǎn)達(dá)給被訪者。

3．2．4待來電者結(jié)束談話先掛斷，使用禮貌道別語： “謝謝，再見”等，道別后將電話輕輕放下，并將必要內(nèi)容作記錄。

3．2．5總臺人員不得利用工作之便，在上班時間私自或幫人接打私人電話。

3．3訪客接持

3．3．1當(dāng)客人來訪時，總臺人員應(yīng)禮貌大方，積極主動熱情予以接待，不以貌取人，不分貴賤，平等相待，征詢對方需訪對象后遞送茶水，并通知被訪人員；會客、洽談原則上在會議室，未征得人力資源部同意，不得帶入辦公室內(nèi)；對于來訪公司高層領(lǐng)導(dǎo)之客人應(yīng)先問清楚是否事先有約，并主動通知被訪領(lǐng)導(dǎo)，征得領(lǐng)導(dǎo)同意后帶至其辦公地點，并作記錄。

3．3．2客人走后，應(yīng)及時收拾茶具，以保持良好辦公環(huán)境。

3．3．3嚴(yán)守公司秘密，不得同客人過多寒暄。

3．3．4對于個別不受歡迎之客人，應(yīng)馬上向公司報備。

擬文

 

審核

 

核準(zhǔn)

 

 

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