公司辦公自動化管理規(guī)定

1 目的

   為強(qiáng)化公司辦公自動化系統(tǒng)的管理，確保系統(tǒng)各功能有效運行，信息及時處理和反饋。對電子公文準(zhǔn)確、規(guī)范、安全、及時地進(jìn)行處理，提高工作效率。  

 

2 適用范圍

   本規(guī)定適用公司內(nèi)部各單位、解放經(jīng)銷商、服務(wù)站辦公自動化系統(tǒng)的管理。
 

3 術(shù)語和定義

電子公文：電子公文是指在企業(yè)管理過程中所形成的具有行政效力和規(guī)范體式，能被計算機(jī)處理、拷貝、存儲和現(xiàn)代數(shù)據(jù)通信技術(shù)傳遞的公務(wù)文書如：（決定、決議、指示、請示、批復(fù)、通知、通告、通報、報告、會議紀(jì)要、專題會議紀(jì)要、公函等）。文秘部落

 

4 職責(zé)

4.1公司辦公室是公司辦公自動化系統(tǒng)的管理部門，對公司辦公自動化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé)，定期檢查、指導(dǎo)、評價、考核公司辦公自動化系統(tǒng)的使用、運轉(zhuǎn)、保密情況。

4.2公司電算室是保證公司辦公自動化系統(tǒng)正常運行的系統(tǒng)維護(hù)部門，對公司辦公自動化系統(tǒng)能否正常運行負(fù)責(zé)，并負(fù)責(zé)對永久保留的信息備份工作。
4.3人力資源開發(fā)室負(fù)責(zé)人員流動、用戶變更信息的及時提供。

4.4網(wǎng)絡(luò)室是解放經(jīng)銷商辦公自動化系統(tǒng)的管理部門，對解放經(jīng)銷商辦公自動化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé)，定期檢查、指導(dǎo)、評價、考核解放經(jīng)銷商辦公自動化系統(tǒng)的使用、運轉(zhuǎn)、保密情況。

4.5服務(wù)管理部是解放服務(wù)站辦公自動化系統(tǒng)的管理部門，對解放服務(wù)站辦公自動化系統(tǒng)的管理負(fù)責(zé)，定期檢查、指導(dǎo)、評價、考核解放服務(wù)站辦公自動化系統(tǒng)的使用、運轉(zhuǎn)、保密情況。

 

5 管理要求

5.1 電子公文管理規(guī)定。

5.1.1 電子公文與紙質(zhì)公文關(guān)系。

5.1.1.1各部門須指定專人負(fù)責(zé)辦公系統(tǒng)管理，按紙質(zhì)公文辦理程序處理電子公文。

5.1.1.2電子公文行文關(guān)系，與紙質(zhì)公文的行文關(guān)系相同。

5.1.1.3除特殊注明外，電子公文與紙質(zhì)公文具有同等的行政效力。電子公文不加印鑒。
5.1.1.4電子公文的公文要素與紙質(zhì)公文基本一致，包括：公文版頭、秘密等級、發(fā)文字號、簽發(fā)人、公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、主題詞、抄報抄送機(jī)關(guān)、附件等。

5.1.1.4電子公文的辦理分為收文和發(fā)文辦理，其工作流程與紙質(zhì)公文工作流程基本相同。

5.1.2上機(jī)操作人員必須熟記本人的用戶代碼和口令，并保守秘密，在系統(tǒng)中不得從事與工作無關(guān)的活動，系統(tǒng)用畢應(yīng)及時退出該系統(tǒng)。上機(jī)人員調(diào)離工作崗位應(yīng)及時通知辦公室和電算調(diào)整業(yè)務(wù)流程、更改用戶設(shè)置。非辦公系統(tǒng)中注冊的人員不得上機(jī)操作或瀏覽。
5.1.3 對機(jī)密級以上（含機(jī)密級）的文件和篇幅較長的轉(zhuǎn)發(fā)附件，仍以紙質(zhì)方式發(fā)送，但要形成簡要說明，進(jìn)入業(yè)務(wù)流程，批復(fù)工作仍在辦公系統(tǒng)中進(jìn)行。
5.1.4 使用人員要在每個工作日8:00-8:30和16:00-16:30期間察看"待辦事宜"，并簽署意見。
5.1.5國家秘密級以上（含秘密級）和集團(tuán)公司機(jī)密級秘密公文不得以電子公文形式在網(wǎng)上傳遞。

5.1.6各部門在收到電子公文后，有必要復(fù)制成一份（經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)可復(fù)制成多份）紙質(zhì)公文，應(yīng)需在所復(fù)制成的紙質(zhì)公文右上角加蓋復(fù)制專用章（電子公文復(fù)制專用章圖樣附后）注明復(fù)制單位、日期、份數(shù)，然后繼續(xù)辦理的其他程序。所收到的相同紙質(zhì)公文應(yīng)作為備份存檔。

5.1.7 電子公文處理和存儲，必須采用專用的計算機(jī)和存儲設(shè)備，由收到電子公文的人員負(fù)責(zé)管理，確保有關(guān)設(shè)備的安全。
5.1.8 電子公文介質(zhì)[硬（軟）磁盤、磁帶、光盤等]應(yīng)按下列要求管理：
5.1.8.1 電子公文介質(zhì)的使用和保存，等同紙質(zhì)公文的使用和保存。
5.1.8.2 電子公文介質(zhì)的維護(hù)和維修，由公司電算室負(fù)責(zé)。
5.1.8.3 電子公文介質(zhì)的銷毀，等同紙質(zhì)公文的銷毀，須進(jìn)行登記并由兩人監(jiān)銷，確保不漏銷、不丟失。

5.1.9用戶認(rèn)證管理。

5.1.9.1用戶密碼方式：用戶首次登陸時系統(tǒng)強(qiáng)制更改密碼，日常要求每隔1個月修改用戶密碼。

5.1.9.2建議系統(tǒng)采用電子身份認(rèn)證卡確保系統(tǒng)的安全。

5.1.10用戶管理。

5.1.10.1用戶重新審核：將現(xiàn)有的OA用戶按部門列表由用戶所在部門領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。

5.1.10.2新用戶申請程序：新增用戶由本人填寫新增(變更)用戶表（附后），本部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后，到人力資源開發(fā)室蓋章確認(rèn)，由電算室創(chuàng)建用戶。

5.1.10.3用戶權(quán)限變更：當(dāng)對用戶權(quán)限有特殊需要時，請?zhí)顚懹脩魴?quán)限變更表（附后）。

5.1.10.4用戶變更：人員流動時，由人力資源開發(fā)室填寫用戶新增（變更）表（附后）提供給電算室，由電算室對這些用戶變更所屬部門。

5.1.10.5用戶注銷：人員調(diào)離，退休、退養(yǎng)、離職時，由人力資源開發(fā)室填寫用戶注銷表（附后）提供給電算室，由電算室注銷用戶。

5.1.11用戶組管理。

5.1.11.1用戶群組重新審核：將群組名稱及群組成員列出后，由各主管部門重新審核。

5.1.11.2新用戶組申請程序：由使用部門填寫用戶新增（變更）表（附后），與電算室協(xié)商創(chuàng)建。

5.1.11.3用戶組的日常管理：用戶組由電算室進(jìn)行日常維護(hù)。

5.1.11.4用戶組信息的發(fā)布：為方便查詢各用戶組包含的成員，電算室將每隔一個月在通知公告中發(fā)布用戶組信息。

5.1.12功能模塊的管理。各模塊的主管單位指定專人對模塊中的文檔進(jìn)行維護(hù)。

5.1.13系統(tǒng)操作要求。

5.1.13.1要求每天早8：00打開OA辦公系統(tǒng)，下班時觸發(fā)按鈕，形成的信息由各部門專人管理并與考勤掛勾。

5.1.13.2上班期間每隔一個小時查看一次最新信息。

5.1.13.3各模塊的主管理單位負(fù)責(zé)及時更新信息。

5.1.14信息管理要求。

5.1.14.1電子郵件系統(tǒng)：要求經(jīng)常清理，保證郵件占用空間小于100M。

5.1.14.2通知公告、留言板：文檔保留一個月時間，超期后由電算室對文檔進(jìn)行刪除。

5.1.14.3公文管理、黨委工作、食堂管理：由辦公室對文檔進(jìn)行維護(hù)。

5.1.14.4政策法規(guī)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制：由企管辦對文檔進(jìn)行定期維護(hù)。

5.1.14.5信息發(fā)布、信息收集：由指定部門的專人負(fù)責(zé)維護(hù)。

5.1.14.6對于永久保留的信息由電算室負(fù)責(zé)備份。

5.1.14.7重要信息主管理部門要自已備份

5.2經(jīng)銷商電子公文管理規(guī)定。

5.2.1每家經(jīng)銷商一個用戶名，由專人管理與使用，用戶名和密碼要有兩人知曉，避免人員調(diào)動，其他人不能登錄。

5.2.2上機(jī)人員調(diào)離工作崗位，新的操作人員應(yīng)及時更改用戶設(shè)置。

5.2.3上機(jī)操作人員必須熟記用戶名和密碼，并保守秘密。

5.2.4上機(jī)操作人員在系統(tǒng)中不得從事與工作無關(guān)的活動，系統(tǒng)用畢應(yīng)及時退出該系統(tǒng)。

5.2.5不許將IE瀏覽器設(shè)置成“表單自動提示密碼”。

5.2.6上機(jī)人員不得在郵件系統(tǒng)中向所有用戶群發(fā)郵件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，作為劣跡記入經(jīng)銷商綜合考評。

5.2.7使用人員要每日登錄系統(tǒng)，至少保證早、晚各一次，并及時將一汽貿(mào)易總公司的有關(guān)信息通知到相關(guān)人員。

5.3服務(wù)商電子公文管理規(guī)定。

5.3.1外來公文進(jìn)行登記、處理，在收文流程中處理，例如：一汽網(wǎng)上公文、服務(wù)通報、月報審核通知及其它形式的文件等。由服務(wù)站資料員負(fù)責(zé)管理流程。

5.3.2服務(wù)站內(nèi)部制定的公文，需按流程辦理且歸檔，在發(fā)文流程中辦理。由服務(wù)站資料員負(fù)責(zé)管理流程。

5.3.3信息采編用來從各種媒體采集各種相關(guān)信息，經(jīng)篩選整理編輯后形成各種主題刊物，進(jìn)行發(fā)布。例如：質(zhì)量信息反饋、重大質(zhì)量問題匯報、用戶信息、索賠申請、市場信息等。主要由持有一汽貿(mào)易公司頒發(fā)的培訓(xùn)上崗證的服務(wù)經(jīng)理、鑒定員、資料員負(fù)責(zé)。

5.3.4公共服務(wù)為各服務(wù)站提供資料和服務(wù)，資料內(nèi)容由服務(wù)管理部整理更新后供查詢、使用。

5.3.4.1服務(wù)系統(tǒng)通訊錄，供服務(wù)站使用，主要由貿(mào)易公司電算室負(fù)責(zé)。

5.3.4.2服務(wù)信息通報、月報審核信息每月由服務(wù)管理部進(jìn)行編寫，以供服務(wù)站查看。

5.3.4.3資料管理是涉及日常工作需共享的各方面資料，例如：新車型信息、產(chǎn)品改進(jìn)信息、零部件信息、故障編碼、保用標(biāo)準(zhǔn)等。主要由服務(wù)管理部負(fù)責(zé)。

5.3.4.4電子公告板用于發(fā)布各類公共信息和通知等，各服務(wù)站均可發(fā)布。
5.3.5直接發(fā)送電子郵件主要是用于小范圍內(nèi)的信息溝通。

5.3.6關(guān)于磁盤上機(jī)使用的規(guī)定。

5.3.6.1凡從外單位帶回、拷回或購回的磁盤，必須由有關(guān)服務(wù)站站長同意并經(jīng)服務(wù)站計算機(jī)管理人員作病毒檢查后，方可上機(jī)使用。

5.3.6.2外單位人員來服務(wù)站上機(jī)時，所帶磁盤必須由服務(wù)站站長同意，經(jīng)作病毒檢查確認(rèn)無病毒后，方可上機(jī)使用。

5.3.6.3發(fā)現(xiàn)病毒時，操作者不得擅自處理，須經(jīng)服務(wù)站計算機(jī)管理負(fù)責(zé)人查明原因后，責(zé)成專人處理。

 

 6相關(guān)文件

（無）

 

7相關(guān)記錄及保存期

7.1新增(變更)用戶表           保存期限            五年

7.2用戶權(quán)限變更表                 保存期限           五年

7.3用戶注銷表                  保存期限            五年

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