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公司規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定
規(guī)范化辦公程序的若干管理規(guī)定
一、 文書處理程序：
目 的：為進(jìn)一步加強(qiáng)和健全企業(yè)綜合檔案管理工作，規(guī)范文件的收集、整理、立卷、歸檔程序，以保持企業(yè)的檔案材料完整齊全，能更好的維護(hù)企業(yè)利益，反映企業(yè)的歷史面貌，記錄企業(yè)的業(yè)績文秘資源網(wǎng)，為企業(yè)開拓經(jīng)營提供服務(wù)。
參考文件：總公司《檔案管理辦法》、《經(jīng)濟(jì)檔案管理辦法》（××字[2002]第111號）
附 件：《檔案庫房管理制度》
《檔案補(bǔ)充修改制度》
《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》
《檔案鑒定與銷毀制度》
《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》
《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》
《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》
（一） 收文：
1、上級機(jī)關(guān)下發(fā)的文件資料，應(yīng)由綜合辦及時(shí)分類、簽收、登記、編號。各部室直接收到和帶回的文件，應(yīng)及時(shí)送到綜合辦統(tǒng)一登記處理，各部室和個(gè)人不得自拆、自收、自辦，綜合辦及時(shí)督促催收。
2、綜合辦收到文件后，應(yīng)按照ISO14001及OHSAS18001的有關(guān)程序及時(shí)辦理收文手續(xù)和文件承辦單，確保做到平件不隔日，急件立即辦，不得積壓。
3、文件由公司領(lǐng)導(dǎo)批辦后，按有關(guān)批示及時(shí)轉(zhuǎn)交承辦部門簽收辦理，并將承辦結(jié)果及時(shí)反饋到綜合辦，通過綜合辦反饋到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。綜合辦做好督辦事項(xiàng)的登記。
4、文件傳閱要嚴(yán)格登記手續(xù)，加速公文運(yùn)轉(zhuǎn)，每份文件在傳閱者手中一般不超過一天。閱文者應(yīng)在《文件承辦單》上簽字，并及時(shí)送還綜合辦。
5、涉及幾個(gè)部門合辦（合閱）的文件，要按公司領(lǐng)導(dǎo)的批示意見交由主辦部門組織辦理，并負(fù)責(zé)在辦完后立卷歸檔。
6、嚴(yán)格保密制度，按照文件的密級加強(qiáng)管理，按照文件規(guī)定的范圍傳閱，任何部門和個(gè)人不得丟失文件和外傳泄密，若丟失文件發(fā)生，應(yīng)立即逐級上報(bào)，嚴(yán)肅處理。
（二） 發(fā)文：
1、鋼結(jié)構(gòu)工程分公司公文文號主要有“××字”、“××黨字” 、“××工字” 、“××團(tuán)字”。
2、行文辦理程序包括擬稿、會(huì)簽、核稿、簽發(fā)、編印、校核、用印、登記、分發(fā)等，均要有相應(yīng)人員簽字。
3、凡以公司名義上報(bào)的各項(xiàng)請示報(bào)告文件以及對外發(fā)出的正式文件，均按業(yè)務(wù)性質(zhì)歸口，由主管部室的主辦人員起草擬稿，經(jīng)本部室負(fù)責(zé)人核稿報(bào)呈公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。如需其他部室會(huì)簽的文件，由主管部室會(huì)同相關(guān)部室會(huì)簽，會(huì)簽后再報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
4、擬稿需按照公司統(tǒng)一要求的格式，使用統(tǒng)一規(guī)定的發(fā)文稿紙，書寫清楚，并連同手稿、附件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由主管部室送綜合辦編發(fā)公文文號并打印分發(fā)。
5、文件、資料、報(bào)表的打印，要嚴(yán)格按有關(guān)規(guī)定辦理，主管部室負(fù)責(zé)校對，公文應(yīng)在最后打印打字員、校對員的姓名。
6、發(fā)文后，原稿連同附件交還主管部室，由專人負(fù)責(zé)保存、催辦、立卷和歸檔。
（三） 歸檔：
1、 公司設(shè)立檔案室，配備專職檔案管理員，其它各部室設(shè)立兼職檔案人員（各部室資料員、內(nèi)業(yè)），檔案室歸口綜合辦。
2、 歸檔程序包括收集、整理、鑒定、排列、裝訂、編號、編目等程序，專、兼職檔案員均應(yīng)按以下步驟歸檔。
（1） 收集：對經(jīng)核對已齊全的收發(fā)文件由檔案室協(xié)助立卷部門確定立卷范圍，刪除不需歸檔文件。
（2） 整理：遵循文件材料自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。檔案室協(xié)助各部室對應(yīng)歸檔文件進(jìn)行分類，公司全部檔案共分為十一類，即：綜合類、黨群工作類、行政管理類、財(cái)務(wù)管理類、審計(jì)類、生產(chǎn)經(jīng)營類、建筑工程類、設(shè)備儀器類、科學(xué)技術(shù)類、建筑設(shè)計(jì)類、人事檔案類。
（3） 檔案價(jià)值鑒定：對各部室分類后的文件，根據(jù)檔案保管期限規(guī)定及其各類文件內(nèi)容的重要程度進(jìn)行鑒定，確定其保存價(jià)值，分為永（Y）、長（C）、短（D）三種歸檔文件。
（4） 排列：部室同一保管期限、同一類文件按發(fā)文時(shí)間順序排列。歸檔文件以“件”為單位，請示與批復(fù)可為一件。排列順序?yàn)椋号鷱?fù)在前，請示在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前原件在后；正文在前附件在后；文字材料在前，圖紙、照片在后。專題會(huì)議、案件處理等材料分別集中排列。
（5） 裝訂：文件按“件”裝訂，永久、長期保存的文件要去掉金屬物，用檔案局指定的裝訂材料裝訂，不得壓字。
（6） 編號：歸檔文件按文件編號，在文件首頁上端空白處加蓋歸檔章，填寫年度、室編件號、機(jī)構(gòu)、保管期限等，以固定文件位置。
（7） 編目：歸檔文件以同一部室同一保管期限同一類文件按室編件號順序裝盒，并逐件編制歸檔文件目錄和盒內(nèi)備考表，經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后，檔案室檢查驗(yàn)收，辦理檔案移交手續(xù)。
3、 歸檔范圍內(nèi)的公文材料（詳見附件《綜合檔案歸檔范圍及保管期限》）應(yīng)保證其全面性、有序性和保密性，且文件材料必須準(zhǔn)確地反映出公文的形成過程和公司在經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動(dòng)中的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。
4、 由綜合辦負(fù)責(zé)對公司日常經(jīng)濟(jì)管理工作中形成、辦理完畢并具有查考保存價(jià)值的公文、材料、領(lǐng)導(dǎo)批示（包括各種圖、文、影像資料）等整理（立卷）、歸檔并負(fù)責(zé)妥善保管證件及文件。
5、 重要會(huì)議形成的公文，包括錄音帶、錄像帶、照片等有關(guān)材料，由綜合辦負(fù)責(zé)收集并整理、歸檔。
6、 公司在各經(jīng)營管理工作中形成的重要文件資料由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍（責(zé)任分工詳見附件《工程經(jīng)濟(jì)檔案內(nèi)容及責(zé)任分工》），由各部室兼職檔案人員按有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)收集、整理、核對,并于每年度3月底前將上年度內(nèi)形成的應(yīng)歸檔的文件材料分類立卷，由部門經(jīng)理審核簽字后向檔案室移交，歸檔備查。
7、 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部保管一年。保管期滿后，由財(cái)務(wù)部編織會(huì)計(jì)檔案移交清冊，經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后，歸檔備查。
8、 工程項(xiàng)目檔案應(yīng)與竣工驗(yàn)收同步完成立卷，由技質(zhì)部負(fù)責(zé)組織鑒定歸檔工作。
9、 設(shè)備儀器檔案在開箱驗(yàn)收后,由主管部室審定,隨即歸檔。
10、 人事檔案中工資審定、職稱評審、入黨入團(tuán)等材料須經(jīng)上級批復(fù)后，10～20天內(nèi)由有關(guān)部室編制人事檔案零散材料移交單后，隨時(shí)歸檔。
11、 凡可利用現(xiàn)代化辦公手段進(jìn)行計(jì)算機(jī)存檔的文件（如：工程設(shè)計(jì)圖紙、財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)備份、會(huì)議資料影音文件等），各部室應(yīng)按季度上報(bào)綜合辦，由綜合辦統(tǒng)一刻錄光盤備份存檔。
12、 涉及多部室聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦部室整理歸檔，其他部室保存復(fù)印件或其他形式的公文副本。
（四） 利用：歸檔后的文件應(yīng)編制檔案總目錄和檔案分類目錄等其他檢索工具，以備借閱（有關(guān)規(guī)定詳見附件《檔案借閱及檔案材料復(fù)印制度》）。
（五） 統(tǒng)計(jì)：詳見附件《檔案的統(tǒng)計(jì)制度》。
（六） 保管：做好“七防”工作和檔案材料的保密工作。
（七） 銷毀：詳見附件《檔案鑒定與銷毀制度》。
二、 印信管理程序：
1、 分公司印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照由綜合辦保管和使用，一切用印、開具介紹信、使用營業(yè)執(zhí)照原件及復(fù)印件都要通過綜合辦。
2、 綜合辦要確保印信工作的正常開展，防止濫用和出現(xiàn)漏洞，加強(qiáng)對印鑒、介紹信及營業(yè)執(zhí)照的管理。
3、 印信工作要根據(jù)情況、內(nèi)容、范圍并且經(jīng)過相應(yīng)的批準(zhǔn)手續(xù)及用印登記，方能辦理。
4、 分公司法人章由財(cái)務(wù)部保管，除與財(cái)務(wù)工作有關(guān)的用印外，其他用印需到綜合辦辦理有關(guān)用印手續(xù)。
5、 需使用營業(yè)執(zhí)照原件或復(fù)印件的部室，應(yīng)向綜合辦辦理有關(guān)審批及登記手續(xù)。營業(yè)執(zhí)照原件借出原則上不得復(fù)印，并應(yīng)及時(shí)歸還。復(fù)印件應(yīng)加蓋公司公章并注明“僅限于……使用”字樣。
6、 介紹信開出，內(nèi)容要明確具體，要填寫有效期限、介紹信編號及持有人姓名，介紹信正文與存根應(yīng)一致，如介紹信開出后未用，應(yīng)交回綜合辦，附于存根備查。
7、 介紹信持有人將介紹信遺失應(yīng)及時(shí)報(bào)告，涉及重要事項(xiàng)，還應(yīng)通知前往辦事的單位，以防事故。
8、 須嚴(yán)格遵守紀(jì)律不得開假證明和空白介紹信，如確因特殊情況需持空白介紹信外出辦事，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
9、 各部室印鑒（包括合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、采購專用章等），應(yīng)由各部室專人保管，部門經(jīng)理監(jiān)督，加蓋印章亦應(yīng)履行相應(yīng)審批及登記手續(xù)。
10、 如工作業(yè)務(wù)需要加蓋總承包公司印鑒時(shí)，需由部門經(jīng)理填寫《用印審批表》，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后，方可到總承包公司辦公室辦理有關(guān)用印手續(xù)。
11、 印鑒不準(zhǔn)出室，不得借給他人使用，各印鑒保管部室要及時(shí)清洗保養(yǎng)，以確保蓋印清晰。
12、 公司印鑒、介紹信及各部室印鑒均要牢固加鎖，不能隨意放置。如因管理不善，造成事故，要視情況追究責(zé)任。
三、 公函郵寄程序：
1、公司公函（包括財(cái)務(wù)匯票、工程檔案、合同文本等）需使用EMS（郵政特快專遞）郵寄的，由綜合辦統(tǒng)一辦理。
2、一般公函（對時(shí)間及安全系數(shù)要求不高的），本著降低成本減少辦公費(fèi)用的原則，由各部室按平信自行郵寄。
3、公函辦理EMS郵寄時(shí)，經(jīng)手人要嚴(yán)格登記手續(xù)，綜合辦應(yīng)及時(shí)處理，保證當(dāng)日遞送，不得拖延。
4、公函郵寄只限各部室因工作需要而對外發(fā)出的各種信函，因私郵寄不予辦理。
四、 辦公設(shè)備及用品使用程序：
范 圍：公司的辦公設(shè)備是指辦公使用的計(jì)算機(jī)及其外設(shè)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等為固定資產(chǎn)管理的設(shè)備。辦公用品是指辦公用復(fù)印紙、水筆、筆記本、信箋等低值易耗品。
目 的：為了節(jié)約開支杜絕浪費(fèi)，確保公司辦公設(shè)備及辦公用品的合理使用。
參考文件：總公司《行政辦公設(shè)備管理規(guī)定》（××字[2002]第125號）
1、 辦公設(shè)備由綜合辦根據(jù)需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購置。
2、 辦公設(shè)備由綜合辦會(huì)同采購部統(tǒng)一編號、建帳管理，各使用部門負(fù)責(zé)日常維護(hù)和保養(yǎng)。
3、 辦公設(shè)備損壞由綜合辦查明原因，聯(lián)系維修，并建立相應(yīng)的維修臺帳。
4、 辦公設(shè)備報(bào)廢需由綜合辦會(huì)同財(cái)務(wù)部共同確認(rèn)，殘?bào)w由綜合辦處置。
5、 辦公設(shè)備使用要嚴(yán)格按照操作規(guī)程嚴(yán)禁自行拆卸部件。
6、 辦公用品由綜合辦統(tǒng)一購置管理。
7、 辦公用品要根據(jù)實(shí)際工作需要，于每周的周二上午按照部門所需，由專人一次性集中辦理領(lǐng)用手續(xù)。
8、 特殊需要的辦公用品要提前在綜合辦登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一購置。
9、 綜合辦根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購清單進(jìn)行辦公用品的購置，并將采購物品分類進(jìn)帳。
五、 圖書購置、借閱程序：
1、 圖書資料由各部室經(jīng)理編制購書計(jì)劃，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由各部室自行購置。
2、 購置圖書后，購置人應(yīng)持圖書及發(fā)票到綜合辦辦理圖書入庫及借閱手續(xù)，由綜合辦在發(fā)票聯(lián)簽字后方可到財(cái)務(wù)部辦理有關(guān)報(bào)銷手續(xù)。
3、 圖書資料應(yīng)由綜合辦加蓋公司公章、編寫圖書書號及進(jìn)行圖書資料的登記。
4、 綜合辦應(yīng)按照ISO14001及OHSAS18001的有關(guān)程序，在相關(guān)圖書資料上加蓋“有效版本”章。
5、 借閱人員應(yīng)愛護(hù)圖書，因個(gè)人原因損壞、丟失圖書資料的要照價(jià)賠償。
六、 信息傳遞程序：
1、 公司上下級、各部室之間的情況交流，信息溝通，在企業(yè)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行中起著重要意義。
2、 對于總公司下行的信息（包括Fax、E-mail、電話通知、信函等）由綜合辦統(tǒng)一查收，并做好記錄，報(bào)呈公司領(lǐng)導(dǎo)后下發(fā)相關(guān)部室承辦。
3、 各部室要認(rèn)真對待與上級、同級、下級以及有關(guān)單位之間的聯(lián)系，接到有關(guān)信息后，應(yīng)立即作好記錄，將記錄內(nèi)容及時(shí)傳達(dá)到有關(guān)部門和人員，并及時(shí)處理有關(guān)事項(xiàng)。
4、 各部室間的信息溝通可通過會(huì)議、簡報(bào)、個(gè)別交流等多種形式進(jìn)行。
5、 公司建立健全呈閱件制度，各部室可采用呈閱件的形式向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，提出建議。綜合辦應(yīng)加強(qiáng)呈閱件的管理，做到件件有落實(shí)，事事有回音。
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