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行政部工作流程
行政事業(yè)部事務(wù)工作流程
一、 辦公用品領(lǐng)用
1、領(lǐng)用人根據(jù)有關(guān)辦公用品清單及實(shí)際需要（見附表1），向本部門兼職內(nèi)勤提出申請(qǐng)，由內(nèi)勤統(tǒng)一向行政部簽字領(lǐng)取。
2、辦公用品采購原則上由各部門向行政部提出申請(qǐng)后統(tǒng)一采購，特殊物品采購由部門領(lǐng)導(dǎo)及主管副總簽字同意后另行購買。
3、辦公用品費(fèi)用每月攤銷一次，如費(fèi)用超出預(yù)算，由財(cái)務(wù)部通知行政部暫停向該部門發(fā)放辦公用品，并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。
4、員工離職時(shí)，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)辦公用品，到行政部填寫交接清單并簽字。
5、公司辦公用品每月1日、15日發(fā)放2次，其余時(shí)間如急需領(lǐng)取辦公用品須部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。
二、 印簽管理
1、公司印章刻制均須報(bào)總裁批準(zhǔn)，由行政部憑公司介紹信統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)辦理刻制手續(xù)。
2、下屬企業(yè)和部門根據(jù)實(shí)際需要申請(qǐng)刻制內(nèi)部或?qū)ν庥谜拢毥?jīng)總裁批準(zhǔn)。
3、各部門印章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管；印章使用及保管須有記錄，不能委托他人代管。
4、用印人填寫用印登記簿，注明用印事由、數(shù)量、申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人、用印日期。
5、經(jīng)分管副總裁在該表上簽批后方可蓋印。
三、 復(fù)印
1、公司所有復(fù)印文檔工作原則上由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，未經(jīng)行政部確認(rèn)，各部門不得私自拿到公司外復(fù)印。
2、復(fù)印操作人應(yīng)自覺在行政部復(fù)印管理臺(tái)帳上登記。
3、復(fù)印用紙、用墨費(fèi)用根據(jù)實(shí)際用量每月隨辦公用品攤銷，復(fù)印機(jī)維修費(fèi)用根據(jù)比例每季度攤銷。
4、如行政部發(fā)現(xiàn)復(fù)印操作人未填寫復(fù)印數(shù)量或數(shù)量不符，除責(zé)成其重新填寫外，將限制該部門使用復(fù)印機(jī)，直至落實(shí)責(zé)任及相關(guān)處罰。
5、任何人不得利用公司機(jī)器復(fù)印與工作無關(guān)文件，行政部一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，有權(quán)根據(jù)公司有關(guān)規(guī)章制度，通知人事部進(jìn)行處罰。
四、 傳真收發(fā)
1、公司與外界聯(lián)系需對(duì)方發(fā)送傳真時(shí)，盡量要求對(duì)方注明本公司具體收件人，以便行政部及時(shí)分發(fā)。
2、行政部收到傳真后，在傳真接收臺(tái)帳上登記，并負(fù)責(zé)通知收件人及時(shí)領(lǐng)取及簽字確認(rèn)。
3、行政部每月或每季度根據(jù)傳真使用比例攤銷費(fèi)用至各部門。
五、 信件收發(fā)
1、 公司所有收發(fā)管理工作均由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。收發(fā)業(yè)務(wù)范圍包括：文件、郵件、報(bào)刊、掛號(hào)、電報(bào)的發(fā)送、登記，以及特殊文件資料的遞送。
2、 收發(fā)人員須根據(jù)相關(guān)文件資料填寫收件登記簿、發(fā)文登記。
3、 收到信件資料由行政部負(fù)責(zé)通知收件人及時(shí)領(lǐng)取。
4、 對(duì)貴重物品、匯款、郵包，要進(jìn)行專門登記，并及時(shí)通知個(gè)人簽字領(lǐng)取。
5、 對(duì)投遞錯(cuò)誤的郵件，應(yīng)及時(shí)退回或設(shè)法轉(zhuǎn)移。
六、 名片管理
1、 公司名片格式統(tǒng)一化，由公司行政部依據(jù)企業(yè)形象規(guī)劃并聯(lián)系印刷業(yè)務(wù)。
2、 印制名片申請(qǐng)者填寫名片印刷申請(qǐng)單，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后交由行政部負(fù)責(zé)印制。
3、 名片印制前需確認(rèn)名片職務(wù)、職稱、部門是否相符，姓名、聯(lián)系辦法等需確認(rèn)無誤。
4、 公務(wù)、客戶名片須在公司內(nèi)作為共享資源。
5、 自確認(rèn)名片內(nèi)容起，一周內(nèi)到行政部領(lǐng)取。
6、 名片印制費(fèi)用每季度攤銷一次。
七、 公司設(shè)備申請(qǐng)流程
為加強(qiáng)我公司固定資產(chǎn)管理，規(guī)范管理工作程序，提高資產(chǎn)的使用效率，杜絕浪費(fèi)；參照《行政事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)管理辦法》（國(guó)管財(cái)字【2000】32號(hào)）規(guī)定，結(jié)合我公司實(shí)際情況，特制定我公司設(shè)備申請(qǐng)流程：
�。ㄒ唬┰瓌t：
講究計(jì)劃性和成本效益，以物質(zhì)資源供給的有序性，保證公司職能的按計(jì)劃完成：
1. 配發(fā)過程中，是否供應(yīng)，供應(yīng)多少，要以客觀需要為依據(jù)，而不是單純的級(jí)別；
2. 要考慮實(shí)際可能的收益（對(duì)工作的推動(dòng)），而不是不計(jì)工本，不問效果，一定要保證重點(diǎn)，分清緩急，把有限的資源用在"刀刃"上；
3. 要使庫存保持合理的限度（基本上無閑置的資產(chǎn)），注意提高資金的有效利用率。
�。ǘ⒕唧w流程：
1.各部門根據(jù)各自工作的實(shí)際情況和預(yù)算計(jì)劃，提出切實(shí)可行的申請(qǐng)要求（內(nèi)容具體翔實(shí)、理由充分），經(jīng)部門經(jīng)理和分管副總簽字同意后，抄送給行政部。
2.行政部根據(jù)各部門現(xiàn)有的設(shè)備資產(chǎn)情況對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行核實(shí)，并對(duì)各部門要求從真正的客觀需求出發(fā)，遵循設(shè)備申請(qǐng)?jiān)瓌t，提出解決建議和意見（調(diào)撥或購買）。
3.如果采取"調(diào)撥"程序，行政部將調(diào)撥計(jì)劃上報(bào)行政部主管副總簽字確認(rèn)后實(shí)施；
4.如果采取"購買"程序，行政部將參照"江蘇×大×××軟件股份有限公司財(cái)務(wù)審批流程暫行規(guī)定"（蘇股財(cái)字〖02〗第003號(hào)）有關(guān)規(guī)定具體執(zhí)行。
5.采購由行政部統(tǒng)一申請(qǐng)費(fèi)用、組織購買、費(fèi)用攤銷，過程遵循"價(jià)廉物美"的原則，在滿足各部門需求的基礎(chǔ)上，注意設(shè)備的性能價(jià)格比，多壓價(jià)比價(jià)、厲行節(jié)約。設(shè)備采購結(jié)束后統(tǒng)一由行政部和市場(chǎng)部組織驗(yàn)收核查；固定資產(chǎn)登記后，由各部門登記領(lǐng)用，責(zé)任到人。
6.所有資產(chǎn)在使用者離開公司或調(diào)離本部門時(shí)應(yīng)收歸行政部倉庫，并在部門設(shè)備管理員處登記。
八、 午餐飯票
1.員工到職，由本部門內(nèi)勤根據(jù)其到職日期向行政部領(lǐng)取飯票。
2.每月30-31日，各部門內(nèi)勤根據(jù)本部門正式員工實(shí)際人數(shù)領(lǐng)取下月飯票。
3. 每月1-2日，由各部門內(nèi)勤統(tǒng)計(jì)本部門上月飯票退票情況并向行政部提供詳細(xì)名單。如遇周末，順延兩天。行政部不接受個(gè)人零星領(lǐng)取及退票。
4. 如出現(xiàn)帳款不齊或錯(cuò)漏，由各部門內(nèi)勤負(fù)責(zé)�？惋埐腿念I(lǐng)用需填寫客飯領(lǐng)用申請(qǐng)單，并由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。
5.非正式員工（實(shí)習(xí)生等）領(lǐng)用飯票由本人全額付款，研究生按正式員工標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用飯票。
九、 訂餐、訂票、訂房申請(qǐng)流程
為方便公司全體員工，體現(xiàn)行政部的服務(wù)性�，F(xiàn)將有關(guān)訂餐、訂票、訂房的申請(qǐng)流程匯總?cè)缦拢?/p>
1、 各部門根據(jù)各部門的實(shí)際需要，提出訂餐、訂票、訂房申請(qǐng)，并填寫相應(yīng)的申請(qǐng)表（內(nèi)容具體詳實(shí)），部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。
2、 各部門在訂餐、訂票、訂房之前，先行申請(qǐng)好費(fèi)用，交予行政部代辦，在行政部辦好后立即將現(xiàn)金或支票交與行政部結(jié)款。
3、 各部門承擔(dān)在訂餐、訂票、訂房時(shí)過程中由于自身失誤帶來的風(fēng)險(xiǎn)，例如承擔(dān)退票費(fèi)、退房費(fèi)等。
4、 費(fèi)用超過500元以上，申請(qǐng)需要其部門主管副總簽字確認(rèn)。
5、 訂餐、訂票、訂房工作需一定的提前量（訂票一般提前2~3天知會(huì)行政部，訂餐、訂房一般提前1~2天）。
6、 各部門申請(qǐng)不得提高出實(shí)際需要的要求。
十、 禮 品
1、禮品由行政部負(fù)責(zé)根據(jù)不同檔次選擇訂購，選擇原則為高雅、大方、實(shí)用，能體現(xiàn)公司形象。
2、各部門根據(jù)禮品清單（見附表2）領(lǐng)用公司禮品，需向本部門經(jīng)理提出申請(qǐng)，填寫禮品領(lǐng)用單，簽字確認(rèn)費(fèi)用來源。
3、各級(jí)部門經(jīng)理（必要時(shí)由總裁或分管行政副總）簽字后到行政部領(lǐng)取禮品。
4、禮品費(fèi)用每季度攤銷一次，如費(fèi)用超出預(yù)算，由財(cái)務(wù)部通知行政部暫停向該部門發(fā)放禮品，并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。
十一、 宣傳品
1、公司宣傳品包括手提袋（長(zhǎng)、短）、宣傳彩頁、公司簡(jiǎn)介和產(chǎn)品說明書等。
2、領(lǐng)用宣傳品在5份以下的，由領(lǐng)用人在行政部宣傳用品領(lǐng)用臺(tái)帳上登記。
3、領(lǐng)用宣傳品在5份以上的，需填寫宣傳用品領(lǐng)用申請(qǐng)單，由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后，在宣傳用品領(lǐng)用臺(tái)帳上登記后領(lǐng)用。
4、宣傳品費(fèi)用初步擬訂每季度攤銷一次，如費(fèi)用超出預(yù)算，由財(cái)務(wù)部通知行政部暫停向該部門發(fā)放宣傳品，并在下一期預(yù)算中扣除超出部分。
5、如行政部發(fā)現(xiàn)其未填寫或領(lǐng)用數(shù)目超過填寫數(shù)目，行政部除責(zé)成其重新填寫外，并向其部門經(jīng)理投訴及進(jìn)行相關(guān)處罰。
十二、 會(huì)議管理
1. 公司行政部統(tǒng)一管理會(huì)議制度，所有會(huì)議均須及時(shí)通知行政部，便于安排和登記備案。如有必要由行政部發(fā)出會(huì)議通知確認(rèn)。
2. 會(huì)議承辦人需提交會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、所需準(zhǔn)備等（見附表3），便于行政部配合工作。會(huì)前由行政部派人做好會(huì)場(chǎng)布置及設(shè)備調(diào)試。
3. 除其他部門主辦的會(huì)議資料各自存檔外，會(huì)議資料由行政部整理、立卷、存檔。
4. 會(huì)議結(jié)束后由行政部派人清理會(huì)場(chǎng)，查收設(shè)備。
5. 會(huì)議室使用費(fèi)用按部門使用比例每季度攤銷一次。
十三、 車輛管理
1、 公司現(xiàn)有車輛主要供公司重要活動(dòng)及主要業(yè)務(wù)活動(dòng)使用，公司人員如要用車，請(qǐng)遵循以下管理?xiàng)l例：
2、 公司車輛由行政部門負(fù)責(zé)管理，分別按車號(hào)設(shè)冊(cè)登記管理。
3、 公司車輛的使用實(shí)行"派車單"制度。員工應(yīng)認(rèn)真填寫"派車單",交由所在部門一級(jí)部門經(jīng)理簽字。若有預(yù)計(jì)用車需要，應(yīng)提前2—3天向行政部門提交"派車單"申請(qǐng)。
4、 "派車單"經(jīng)行政部匯總后，由行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)車輛統(tǒng)一調(diào)度。
5、 車輛使用完畢，使用人員、駕駛?cè)藛T須填寫"車輛使用實(shí)際情況記錄單",交行政部備案。
6、 行政部門每月將耗油量及行駛旅程記錄簽報(bào)分管副總查核一次，以防浪費(fèi)，如超過耗油標(biāo)準(zhǔn)時(shí)（指不正常）應(yīng)送請(qǐng)調(diào)整修理。
7、 公司車輛內(nèi)部使用費(fèi)用如下：
�、偈袃�(nèi)用車：普通轎車?yán)锍藤M(fèi)1.5元/公里；面包車?yán)锍藤M(fèi)2元/公里。
等候計(jì)費(fèi)：等候時(shí)間在半小時(shí)內(nèi)，免計(jì)費(fèi)用，超過半小時(shí)部分，按0.5元/分鐘計(jì)費(fèi)。
②長(zhǎng)途用車：普通轎車?yán)锍藤M(fèi)1.0元/公里；面包車?yán)锍藤M(fèi)2元/公里。
直接費(fèi)用（如汽油費(fèi)、過橋過路費(fèi)、停車費(fèi)等），由各用車部門自理。
�、鄹鞑块T車輛使用費(fèi)每季度結(jié)算，并由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后交財(cái)務(wù)部。
十四、設(shè)備維修流程
1.報(bào)修人員先將報(bào)修信息反饋給各部門的設(shè)備管理員；
2.部門設(shè)備管理員初步檢查后，填寫《設(shè)備報(bào)修單》（提供設(shè)備編號(hào)和故障現(xiàn)象），部門經(jīng)理批準(zhǔn)后送交行政部；
3.行政部設(shè)備管理員根據(jù)編號(hào)，聯(lián)系廠商，組織及時(shí)維修；
4.通過暫借、調(diào)撥等方式，將暫時(shí)不用的設(shè)備給報(bào)修者使用；
5.機(jī)器設(shè)備維修完畢，行政部登記備案，發(fā)還給報(bào)修者使用；
6.涉及到的維修費(fèi)用，由各部門承擔(dān)。
十五、電子屏使用規(guī)范
（一）原則
電子屏是公司對(duì)內(nèi)對(duì)外的信息傳遞載體。為更好的使用電子屏，做到使用主體合格，信息確認(rèn)有效，發(fā)布時(shí)間合理等，特制定本使用規(guī)范。
一、 使用主體
1、行政事業(yè)部享有電子屏的操作及管理權(quán)。
2、行政事業(yè)部設(shè)專人負(fù)責(zé)電子屏的使用、維護(hù)、修理。
3、電子屏責(zé)任人的職責(zé)包括：及時(shí)實(shí)施公司信息發(fā)布，制定信息發(fā)布時(shí)間表，制定信息更新計(jì)劃，電子屏信息發(fā)布的匯總整理，電子屏日常維護(hù)，電子屏故障排除，電子屏修理配合等。
4、電子屏責(zé)任人對(duì)行政事業(yè)部經(jīng)理負(fù)責(zé)。
二、 發(fā)布內(nèi)容
1、電子屏的發(fā)布內(nèi)容分為日常型信息和特別型信息。
2、日常型信息內(nèi)容包含：公司宣傳介紹、公司新聞動(dòng)態(tài)、業(yè)內(nèi)新聞動(dòng)態(tài)。
3、特別型信息內(nèi)容包含：各類通知、各類公告、各類賀詞及其他信息。
4、日常型信息的搜集整理由行政事業(yè)部完成。
5、特別型信息的搜集整理由行政事業(yè)部配合消息相關(guān)部門完成。
三、 發(fā)布時(shí)間
1、電子屏的使用時(shí)間為每個(gè)工作日的上午8:30至下午6:30（有特殊情況的除外）。
2、日常型信息發(fā)布時(shí)效：公司宣傳介紹每日2小時(shí)，分4—6時(shí)段發(fā)布；公司新聞動(dòng)態(tài)每日2小時(shí)，分4—6時(shí)段發(fā)布；業(yè)內(nèi)新聞動(dòng)態(tài)每日1小時(shí)，分2—4時(shí)段發(fā)布。
3、特別型信息發(fā)布時(shí)效由信息相關(guān)部門會(huì)同行政事業(yè)部核定：公告的發(fā)布時(shí)間一般為2個(gè)工作日，每日2小時(shí)，分4個(gè)時(shí)段；通知的發(fā)布時(shí)間一般為1個(gè)工作日，每日2小時(shí)，分2—4個(gè)時(shí)段；活動(dòng)賀詞的發(fā)布時(shí)間一般為活動(dòng)開始前1小時(shí)至后2小時(shí)。
四、 發(fā)布信息確認(rèn)
1、電子屏發(fā)布的信息須經(jīng)有關(guān)人員的確認(rèn)方可發(fā)布。
2、日常型信息由行政事業(yè)部經(jīng)理確認(rèn)。
3、日常型信息的更新計(jì)劃由電子屏責(zé)任人擬定，報(bào)行政事業(yè)部經(jīng)理批準(zhǔn)。
4、特別型信息由出處單位的分管副總確認(rèn)。
5、特別型信息發(fā)布，須由出處單位填寫電子屏信息發(fā)布申請(qǐng)表（見附件），經(jīng)分管副總確認(rèn)后交由行政事業(yè)部組織發(fā)布。
附表：行政部工作人員職能劃分表
姓名
房間號(hào)
工作職能
405
公司行政、辦公室、后勤全面協(xié)調(diào)管理（含車隊(duì)管理、大樓辦公室使用情況協(xié)調(diào)等）
405
公文流轉(zhuǎn)、收發(fā)傳真、辦公用品發(fā)放、午餐管理、綠化管理、飲用水管理、訂餐、訂房、訂票等
405
一樓接待文秘、信件收發(fā)、辦公配合
405
文印、傳真信件的辦公配合
403
印章管理、研究生管理、檔案管理
403
一樓接待文秘、圖書室管理
403
固定資產(chǎn)管理（含設(shè)備申購）、保安保潔管理、各種維修服務(wù)
405
宣傳、文秘、宣傳品和禮品發(fā)放、
405
會(huì)議接待、培訓(xùn)、活動(dòng)策劃（含工會(huì)活動(dòng)）
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