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秘書人員提高寫作能力的途徑和方法
秘書人員提高寫作能力的途徑和方法
辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著助手、參謀、協(xié)調(diào)和公關(guān)等職能。辦文是辦公室工作的"三大件"之一，只有文字水平提高了，文字工作做好了，辦公室的參謀輔政、政務(wù)服務(wù)等職能才能更好的得到發(fā)揮，才能確保機(jī)關(guān)的政令暢通、運(yùn)轉(zhuǎn)高效。然而，要真正提高文字工作水平并不是一件容易的事。它需要文字工作人員有廣博的文化知識(shí)，深邃的道德素養(yǎng)，高度的敬業(yè)精神和嫻熟的寫作技巧。俗話說：聚沙成塔，水滴石穿。辦公室寫作人員如何才能熟能生巧、落筆成章，全面提高文字工作水平呢？我認(rèn)為要做到以下"五要",提出以供大家參考。
一是要敏學(xué)。圣人曰：敏而好學(xué)，不恥下問。
學(xué)習(xí)是我們?nèi)粘Ｉ钪械拇笫�。一般來說，大多數(shù)從辦公室出來的文字材料都是起點(diǎn)較高、政策性較強(qiáng)，具有相當(dāng)?shù)膹V度和深度；加上有的材料還是臨時(shí)交辦，要求幾天甚至幾小時(shí)就得交稿。這時(shí)，如果辦公室寫作人員沒有一定的筆才、滿腹的肚才和練達(dá)的素材，將難以滿足工作需要。古人云"不學(xué)無以廣才，不學(xué)無以成才".學(xué)習(xí)是辦公室寫作人員提高工作水平的基礎(chǔ)和保障。因此，辦公室寫作人員要十分注重敏學(xué)。首先，要勇于發(fā)揚(yáng)"釘子"精神，善于擠時(shí)間學(xué)習(xí)�？朔k公室崗位特殊、工作繁重、平時(shí)難以集中時(shí)間系統(tǒng)學(xué)習(xí)的實(shí)際，保持應(yīng)有的韌勁、拼勁和鉆勁，時(shí)刻把學(xué)習(xí)掛在心上，擠時(shí)間看書看報(bào)、上網(wǎng)閱讀，把學(xué)習(xí)巧妙地寓于工作之中，在學(xué)習(xí)中干好工作。其次，要拓寬學(xué)習(xí)知識(shí)面，不斷豐富學(xué)習(xí)內(nèi)容。"書到用時(shí)方恨少".對(duì)于辦公室寫作人員來說，沒有什么知識(shí)是無用的，沒有什么是不可學(xué)的。古今中外、天文地理、科教文化、民俗諺語、正反事例等等，無所不容，無所不包。只有學(xué)得多、看得多，想問題才會(huì)全面，看問題才會(huì)深刻，寫材料才有深度。第三，要避重就虛，講究學(xué)習(xí)方法。每個(gè)人的時(shí)間和精力都是有限的。盡管文字工作要求我們成為一個(gè)博學(xué)多才的"雜家",但是要想什么都會(huì)、什么都精，顯然是不可能的，這就有個(gè)學(xué)習(xí)的方法問題。結(jié)合辦公室工作實(shí)踐，我認(rèn)為可采用以下三種方法：一是通讀，但觀大略。如對(duì)歷史、文學(xué)類的知識(shí)，只要了解掌握其精要內(nèi)容即可；二是摘讀，以求所知。如報(bào)刊雜志、名言妙語、時(shí)令短信等；三是精讀，精益求精。如行業(yè)法律知識(shí)、公文寫作和處理知識(shí)等。通過通讀、摘讀、精讀相結(jié)合，博覽多學(xué)，兼收并蓄，不斷提高自身的文字表達(dá)能力、政策理論水平和專業(yè)知識(shí)，做到知人之先、曉人之全、見人之深，從而不斷增強(qiáng)寫作的預(yù)見性和創(chuàng)造性。
二是要博采。也就是說辦公室文字人員平時(shí)要十分注重廣泛收集，點(diǎn)滴積累寫作素材。
厚積才能薄發(fā)。戰(zhàn)國(guó)時(shí)期的大教育家荀子也在《勸學(xué)》中提到：不積跬步，無以至千里，不積小流，無以成江海。辦公室文字工作人員只有平時(shí)大量積累素材、吸收素材，才能做到豐富詞匯量、拓寬知識(shí)面、突出新穎性，起草的材料才會(huì)文筆生動(dòng)、言之有物，不至于單調(diào)枯燥、陳舊老套。當(dāng)然，學(xué)習(xí)也是一種收集、積累，但光靠學(xué)習(xí)來積累還不夠；我們還要采取集腋成裘的方法，像蜜蜂采蜜一樣，點(diǎn)滴收集，廣采博取。第一，要有層面性。重點(diǎn)做好黨的路線、方針、政策等理論知識(shí)的積累，廣泛收集政治理論書刊、黨報(bào)黨刊發(fā)表的理論文章和領(lǐng)導(dǎo)講話等，掌握政策依據(jù)，把握政治路線，有針對(duì)性的為我所用，避免出現(xiàn)寫材料憑感覺、講錯(cuò)話的現(xiàn)象。第二，要有靈活性。收集素材是一項(xiàng)非常繁瑣的工作，要想收集到全面、有價(jià)值的素材，必須靈活運(yùn)用多種方法，多渠道、多角度、多形式的吸收、歸納和整理。對(duì)報(bào)刊、雜志上看到的名篇佳句、名言警句、新穎觀點(diǎn)，可以復(fù)印或剪貼下來，列出條目、標(biāo)注出處，以備參考；對(duì)經(jīng)常用到的地方情況、產(chǎn)值收入及本單位、本行業(yè)的經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況、增長(zhǎng)數(shù)據(jù)，可以用圖表或表格的方法進(jìn)行記載，確保使用時(shí)一目了然；對(duì)網(wǎng)上出現(xiàn)的信息資料、短信語言，必要時(shí)可以復(fù)印或下載，豐富資料庫。第三，要注重針對(duì)性。尤其要細(xì)心留意，仔細(xì)觀察本行業(yè)、本單位的發(fā)展情況、重大決策和重大事項(xiàng)的信息動(dòng)態(tài)，從而把握事件的前因后果、來龍去脈。要做日常工作的有心人，利用各種機(jī)會(huì)、各種場(chǎng)合，留意收集領(lǐng)導(dǎo)的講話、指示、發(fā)言，緊跟領(lǐng)導(dǎo)思路，把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，了解領(lǐng)導(dǎo)用語風(fēng)格，從而總結(jié)提煉出對(duì)全局工作有指導(dǎo)意義的觀點(diǎn)和看法。
三是要善思。"學(xué)而不思則罔，思而不學(xué)則殆".
思考的過程本身就是學(xué)習(xí)過程的繼續(xù)和深化，也是提高文字工作水平的重要途徑。勤于思考、善于思考有助于我們把平時(shí)所聽、所看、所學(xué)轉(zhuǎn)化為知識(shí)和能力，促進(jìn)文字功底的升華。第一，要學(xué)會(huì)換位思考，提高思維層次。善于對(duì)接領(lǐng)導(dǎo)思路，站在領(lǐng)導(dǎo)的高度看全局、想問題、謀發(fā)展，吃透上情，掌握下情，想領(lǐng)導(dǎo)之所思，謀領(lǐng)導(dǎo)之所慮，有的放矢，融會(huì)貫通，把握方向；善于逆向思維、多向思維，對(duì)眼前發(fā)生的每一件事情，多想幾個(gè)為什么，不主觀武斷，不人云亦云；善于多角度觀察，從共性中找出個(gè)性，從個(gè)性中把握規(guī)律。只有站的角度高，想的問題多，寫的文章材料才能磅礴大氣、見解獨(dú)到、思維縝密。第二，要學(xué)會(huì)比較借鑒。有比較才有差距，有借鑒才有進(jìn)步。提高辦公室文字工作水平必須善于總結(jié)，善于和自己比較。要經(jīng)常對(duì)自己寫作的過程進(jìn)行分析評(píng)價(jià)，經(jīng)常對(duì)文稿起草工作認(rèn)真回顧、分析和總結(jié)，尤其要反復(fù)揣摸、思考領(lǐng)導(dǎo)修改過的稿件，從而準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)的思路和和語言風(fēng)格。只有通過橫向和縱向?qū)Ρ�，才能發(fā)現(xiàn)問題，找出差距，悟出道理。要敢于學(xué)習(xí)借鑒他人的好經(jīng)驗(yàn)，好筆法，這也可以說是一種立體的比較。他山之石，可以攻玉。通過立體對(duì)比，仔細(xì)揣摩，心得和體會(huì)自然會(huì)加深，對(duì)文字材料的把握也將會(huì)從感性認(rèn)識(shí)上升到理性認(rèn)識(shí)。
四是要勤踐。辦公室工作是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，文字工作也一樣。
面對(duì)不斷出現(xiàn)的新情況、新問題、新矛盾，文字人員光靠翻資料、閉門思考是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。古人說得好：紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行。要提高辦公室文字人員的以文輔政水平，還必須深入基層，深入實(shí)踐，調(diào)查研究，詳盡地掌握第一手資料。首先，要突出重點(diǎn)。要結(jié)合本系統(tǒng)、本單位、本階段的工作熱點(diǎn)、難點(diǎn)和疑點(diǎn)、盲點(diǎn)、亮點(diǎn)問題有的放矢進(jìn)行調(diào)研。其次，要做到深入，真正"沉"下去。深入基層，與不同崗位的干部群眾、不同階層的經(jīng)營(yíng)戶和消費(fèi)者多溝通、多交流，傾聽他們的呼聲，采集他們的建議，從中挖掘出有價(jià)值的東西，汲取營(yíng)養(yǎng)，豐富自己。第三，要實(shí)事求是。辦公室文字人員搞調(diào)研的目的是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的，這就要求調(diào)研的結(jié)果必須準(zhǔn)確、真實(shí)、全面。在調(diào)研過程中，我們決不能以主觀想象為準(zhǔn)，要腿勤、嘴勤、手勤，多聽、多問、多思，深入細(xì)致的探討，全面辯證地分析，以客觀事實(shí)為根據(jù)，去粗取精，去偽存真，洞察事物的本質(zhì)，把握事物的內(nèi)在聯(lián)系。
五是要深耕。"�？葱刂杏斜�，常寫筆下生花".
文字寫作能力的提高，不是一日之功，也沒什么捷徑可走，關(guān)鍵在于勤學(xué)多練，不斷地積累寫作經(jīng)驗(yàn)，探索寫作技巧，只有這樣才能做到厚積薄發(fā)、倚馬可待。首先要用心。思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，文字材料的寫作是一種創(chuàng)造性的腦力勞動(dòng)，其本身就是能力不斷積累提高的過程。因此，對(duì)于各種寫作任務(wù)，無論是草擬公文、講話報(bào)告、匯報(bào)材料，還是通訊報(bào)道、信息稿件，都要把它當(dāng)成一次練筆的良機(jī)，專心致志，一絲不茍，盡可能寫出有份量、有價(jià)值的文稿。其次要精心。按照主題突出、層次分明、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、立意新穎、文字簡(jiǎn)練的要求，謀篇布局，精心組織，字斟句酌。要注意把突出主題擺在撰寫材料的首位，圍繞材料的目的和用途，謀篇布局，分清重點(diǎn)。古人常說：意猶帥也。主題明確了，文章材料就等于寫好了一半。要注意講究結(jié)構(gòu)，做到層次分明。好的結(jié)構(gòu)對(duì)突出文章的主題內(nèi)容起著關(guān)鍵的作用。"文似看山不喜平".寫文章有如園林布局，同樣的山石花林，如果安排精巧，就容易給人以曲徑通幽、清新雅致的享受；如果安排得不好，就會(huì)使人索然無味，不愿多讀。闡明道理時(shí)，一是一，二是二，先重后輕；例證事實(shí)時(shí)，前后有序，詳略分明，首尾相顧，為主題服務(wù)。要注意惜墨如金，盡可能避免贅句和用詞不當(dāng)。寫完材料后，要盡可能地反復(fù)讀幾篇，看是否文通字順，是否重復(fù)累贅；對(duì)拿捏不準(zhǔn)的詞語，要反復(fù)推敲，看是否有更好的詞語可以替代。千萬不可小看每一個(gè)詞語的作用，有時(shí)一個(gè)詞、一個(gè)字用得好，不但可以生動(dòng)文筆，給文章增色不少，有時(shí)還可以起到畫龍點(diǎn)睛、推波助瀾的作用。最后還要做到細(xì)心。一方面留意各種材料的文種、結(jié)構(gòu)和格式，既領(lǐng)會(huì)其"神",又留意其"形";另一方面也要對(duì)寫完的公文、材料進(jìn)行細(xì)心的校對(duì)，找出筆誤或紕漏。辦公室無小事，有時(shí)哪怕是一個(gè)字的筆誤或紕漏，不但會(huì)鬧笑話、出洋相，還有可能給我們帶來不可估量的影響和損失；而且長(zhǎng)此以往下去，最終必將影響到我們文字人員寫作水平的進(jìn)一步提高，給工作帶來不利影響。
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