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淺述外企文秘素質(zhì)
淺述外企文秘素質(zhì)隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的不斷完善和對(duì)外貿(mào)易的快速發(fā)展，商務(wù)秘書隊(duì)伍迅速壯大，已經(jīng)成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)中不可缺少的重要力量。商務(wù)秘書是在工商企業(yè)從事文字處理、行政事務(wù)，為管理者提供商務(wù)性質(zhì)輔助工作的人員，承擔(dān)著為領(lǐng)導(dǎo)和管理層決策服務(wù)的重要職責(zé)。全球一體化進(jìn)程日益加快，要求商務(wù)秘書熟悉并運(yùn)用經(jīng)濟(jì)規(guī)律和國(guó)際準(zhǔn)則，能夠卓有成效地將其專業(yè)素質(zhì)、工作經(jīng)驗(yàn)、綜合能力等整合運(yùn)用在商業(yè)運(yùn)作中。
一、文秘的概述及近年來外企的發(fā)展對(duì)文秘的影響
1.1文秘的概述
在現(xiàn)代語(yǔ)言中，對(duì)秘書的解釋是多種多樣的�！冬F(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》對(duì)秘書的解釋是：掌管文書并協(xié)助機(jī)關(guān)或部門負(fù)責(zé)人處理日常工作的人員。
國(guó)際職業(yè)秘書協(xié)會(huì)對(duì)秘書的定義是：秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊的助手，他掌握辦公室的技巧，能在沒有上級(jí)過問的情況下表現(xiàn)出自己的責(zé)任，以實(shí)際行動(dòng)顯示出主動(dòng)性和正確判斷的能力，并且在所給與的權(quán)利范圍內(nèi)做出決定。
外企秘書又指涉外秘書，也有稱行政助理、行政秘書的。
在外商獨(dú)資企業(yè)中，涉外秘書常稱為“private secretary”,此處的“private”一詞，并非解釋為“私人”,而是解釋為“專業(yè)”、“專職”.在外商獨(dú)資企業(yè)中，受公司人事部門委派，去某一上司手下工作，接受該上司的直接指揮，而服務(wù)、服從于公司整體利益的秘書，其酬金由公司支付，即某一上司的專職秘書。
1.2外企的發(fā)展及形勢(shì)
當(dāng)下的全球經(jīng)濟(jì)危機(jī)，我國(guó)很多企業(yè)都面臨著裁員和倒閉的危險(xiǎn)。可想而知作為國(guó)際經(jīng)濟(jì)的樞紐，外企遭遇了金融危機(jī)的重創(chuàng)。所以作為外企現(xiàn)應(yīng)解決的是積極采取應(yīng)對(duì)措施，迎接金融風(fēng)暴的挑戰(zhàn)。
盡管金融危機(jī)給外企帶來了巨大的影響，但是外企中員工所積累的應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的經(jīng)驗(yàn)與工作能力是非常寶貴的。正所謂“經(jīng)濟(jì)危機(jī)，危中有機(jī)”,經(jīng)濟(jì)危機(jī)帶來的其實(shí)未嘗不是中國(guó)發(fā)展的新動(dòng)力與新機(jī)遇。
1.3外企發(fā)展對(duì)文秘的要求及影響
面對(duì)經(jīng)濟(jì)危機(jī)對(duì)外企的影響，文秘作為外企的一份子，應(yīng)具備的不只是有著高學(xué)歷，更應(yīng)有著出色的工作能力和職業(yè)理念，同時(shí)應(yīng)有著高抗風(fēng)險(xiǎn)能力和與國(guó)際接軌的素質(zhì)。
二、外企文秘應(yīng)具備的素質(zhì)
2.1外企文秘要有很強(qiáng)的工作能力
2.1.1文化基礎(chǔ)知識(shí)
秘書部門處于各個(gè)社會(huì)管理組織的樞紐地位，工作頭緒多，接觸面廣，加之它的相當(dāng)數(shù)量的工作是屬于輔助領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)工作的，大都帶有綜合性和全局性，這就要求秘書人員必須具有較為廣泛的知識(shí)，特別是要有與其所輔助的領(lǐng)導(dǎo)者的管理范圍相適應(yīng)的知識(shí)。而作為一個(gè)外企的文秘勢(shì)必接觸不同國(guó)家的貿(mào)易人事，這時(shí)擁有一口流利的國(guó)際通用語(yǔ)——英語(yǔ)是十分重要的。同時(shí)作為一個(gè)出色的外企文秘應(yīng)了解外國(guó)文化風(fēng)情（即相對(duì)應(yīng)國(guó)家的文化知識(shí)），例如其喜好和禁忌。
2.1.2信息處理
�。�1）電話處理
接打電話是秘書日常工作的一個(gè)重要內(nèi)容，秘書每天都要通過電話進(jìn)行大量對(duì)內(nèi)、對(duì)外聯(lián)絡(luò)。在電話交流中，人們雖未謀面，看不到對(duì)方的表情和舉動(dòng)，但能感受到對(duì)方的態(tài)度和聲音。所以接打電話是社會(huì)組織展示自己社會(huì)形象的一個(gè)重要窗口。
�。�2）文案處理
秘書的文案工作是指各種文案的制作，編輯、處理、整理。廣義上講，文案還包括從文案形成到辦理完畢，單位的領(lǐng)導(dǎo)人、秘書人員及其他有關(guān)的業(yè)務(wù)人員都共同參與的一系列工作。文案工作對(duì)于保證機(jī)關(guān)組織政務(wù)暢通，文件辦理準(zhǔn)確、及時(shí)、安全具有重要作用。文案工作要求及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、精簡(jiǎn)和統(tǒng)一。
2.1.3會(huì)議安排
會(huì)議是實(shí)行集體領(lǐng)導(dǎo)的基本方法之一，它是集思廣益、交流信息的重要方式，也是協(xié)調(diào)關(guān)系、解決矛盾的有效手段。所以作為一個(gè)合格的文秘在做好會(huì)議安排時(shí)應(yīng)遵循細(xì)致周密、綜合協(xié)調(diào)、靈活機(jī)動(dòng)和熱情禮貌的原則。
2.2外企文秘要鍛煉較強(qiáng)的交際能力
2.2.1展會(huì)服務(wù)
作為一家外企，參加展會(huì)是十分必要并常見的。展會(huì)是通過實(shí)物、文字、圖表來展現(xiàn)成果、風(fēng)貌、特征的一種推介形式，是一種既有市場(chǎng)性也有展示性的經(jīng)濟(jì)交換形式，是綜合運(yùn)用多種傳播手段的公關(guān)專題活動(dòng)。它是吸引投資者和合作者目光的有效方式。秘書要提供最佳服務(wù)，積極配合領(lǐng)導(dǎo)運(yùn)用科學(xué)決策、規(guī)劃、組織、溝通和控制手段，以最佳的時(shí)間，最低的成本和最高的效率，合理配置展會(huì)資源，實(shí)現(xiàn)展會(huì)活動(dòng)目標(biāo)。
2.2.2外商接待
外企時(shí)常要接待來自不通國(guó)家和地區(qū)的商人，在接待工作中，秘書要平等對(duì)待每一位外商，并且要有禮貌、熱情周到、精簡(jiǎn)務(wù)實(shí)、確保安全和講求時(shí)效。要給每一位外商留下美好的印象，充分展現(xiàn)一個(gè)有素質(zhì)、高文化的現(xiàn)代頂尖秘書。
2.2.3商務(wù)交際
�。�1）秘書的一般社交禮儀
秘書社交禮儀可以展示秘書人員良好的素質(zhì)，它有助于增強(qiáng)秘書人員的溝通與協(xié)調(diào)能力，也可以幫助秘書人員改善組織形象。所以秘書在社交中應(yīng)表現(xiàn)的彬彬有禮，學(xué)會(huì)接受對(duì)方、重視對(duì)方和贊美對(duì)方。并要求秘書人員的儀容禮儀的規(guī)范——身體部位無(wú)異物、無(wú)異味，要勤修理、勤修飾。在化妝時(shí)要遵守淡妝、莊重、協(xié)調(diào)和美化的原則。
�。�2）秘書在社交中應(yīng)具備的知識(shí)
�、僭谙嗷ソ徽剷r(shí)，應(yīng)當(dāng)注意中外習(xí)慣上的差異。例如外國(guó)人見面打招呼常用“您好！”“早上好！”“晚上好！”等等。而我們卻常用的“上哪兒去啦？”“干什么去？”等，外國(guó)人一般不用。
�、谟械娜嗽诮徽剷r(shí)，一心只講自己感興趣的事情，而不問別人是否感興趣。這容易引起別人的反感，最好是相互交談。在交談時(shí)，應(yīng)面向?qū)Ψ�，注意傾聽對(duì)方所談；不要輕易打斷別人的發(fā)言，也不要左顧右盼，目視別處。
�、蹌e人正在交談，不要湊前旁聽；如果你有意參與他人談話，則應(yīng)視情況相機(jī)加入，不可勉強(qiáng)。談話現(xiàn)場(chǎng)超過三人時(shí)，應(yīng)適當(dāng)照顧所有在場(chǎng)人員，不要只同其中一二人攀談，而冷落其他人。
2.3外企文秘應(yīng)具備與領(lǐng)導(dǎo)相處的能力
作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的人，秘書有更多的溝通和展示自我的機(jī)會(huì)，也和領(lǐng)導(dǎo)有更多的非工作性質(zhì)的社交活動(dòng)機(jī)會(huì)，因此他們比普通職員和老板的關(guān)系更融洽。但是，凡事有兩面，秘書工作的點(diǎn)滴失誤也發(fā)生在上司的眼皮底下。比如老板交待工作并沒有時(shí)間順序，而秘書要分清輕重緩急，慶典安排、展覽會(huì)、記者見面會(huì)、座談會(huì)、客戶會(huì)見等，哪個(gè)在先哪個(gè)在后，如何為上司安排，全看秘書的眼力見兒了。一個(gè)成功的秘書必須與老板形成默契，學(xué)會(huì)有效的溝通，贏得老板的信任并與之愉快相處，這是秘書必須具備的基本職業(yè)素養(yǎng)。秘書在做好領(lǐng)導(dǎo)左右手的助理工作中，更多的是發(fā)揮順風(fēng)耳而不是長(zhǎng)舌婦的作用。
另外，領(lǐng)導(dǎo)性格各異，有的喜歡獨(dú)自思考問題，有的喜歡同別人一起商量，秘書在參與老板管理決策的過程中，一定要注意適可而止，因人而異，不可越位。
三、結(jié)語(yǔ)
本文通過對(duì)外企文秘素質(zhì)的分析，充分展示了作為一個(gè)現(xiàn)代化的商務(wù)秘書應(yīng)具備的各種條件和素養(yǎng)。同時(shí)隨著中國(guó)外貿(mào)的快速發(fā)展，作為一個(gè)文秘我們必須不斷充實(shí)自己的知識(shí)面，并加強(qiáng)自身的修養(yǎng)，以便能適應(yīng)外企的不斷進(jìn)步和對(duì)外經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展。
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