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新秘書從四個(gè)方面提升自身工作能力容易入門
新秘書從四個(gè)方面提升自身工作能力容易入門
文秘工作是辦公室工作的重要組成部分。對(duì)于一個(gè)剛踏進(jìn)工作崗位的文秘人員來說，如何提升自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，不斷增強(qiáng)辦事效率和服務(wù)水平，是每個(gè)初級(jí)文秘工作者必須思考和解決的問題。常言道：工欲善其事，必先利其器。個(gè)人認(rèn)為，初級(jí)文秘者應(yīng)從確立目標(biāo)、強(qiáng)化學(xué)習(xí)、提高寫作水平及交際能力等方面扎實(shí)做起，不斷提高對(duì)文秘崗位的認(rèn)識(shí)，不斷提升專業(yè)水平能力。
一、文秘工作現(xiàn)狀
由于受就業(yè)壓力影響，很多人不能選擇自己所學(xué)專業(yè)相關(guān)的職業(yè)，這樣，從業(yè)文秘人員不具備秘書職業(yè)資格的現(xiàn)象很普遍，加上很多單位和部門，對(duì)文秘工作的重視也不夠，沒有組織行之有效的職業(yè)資格培訓(xùn)。另外，由于辦公室工作繁瑣雜碎，很多文秘工作缺乏獨(dú)立性以及過于泛化，很多在職人員感覺不到大的成就感，導(dǎo)致文秘人員流動(dòng)性很大，使得文秘隊(duì)伍實(shí)踐能力不足，競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)不強(qiáng)等問題突出。因此，文秘隊(duì)伍存在著業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)參差不齊的現(xiàn)象，在職文秘工作人員基本素質(zhì)大打折扣，服務(wù)水平較差。
二、初級(jí)文秘提升工作能力的措施
�。ㄒ唬┛茖W(xué)定位，樹立起明確目標(biāo)
在《秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)》一書上 "秘書"是這樣定義的：專門從事辦公室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理財(cái)務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施服務(wù)的人員。但在實(shí)際工作中，很多人感受不到協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理重大事務(wù)及決策等職能，而是每天徘徊在文件收發(fā)、撰寫會(huì)議紀(jì)要及簡(jiǎn)單的文字材料、檔案管理及其他日常服務(wù)性工作中。一般來說，文件收發(fā)、檔案管理和撰寫材料等不同"板塊"又會(huì)分配給不同人員。這樣，很多在職文秘人員都會(huì)覺得工作量太少，很多時(shí)候會(huì)無所事事。這樣就很容易陷入沒有成就感甚至走向懶散的狀態(tài)，最終憑借一杯茶和一臺(tái)電腦來打發(fā)掉大部分時(shí)間�？伤自捳f：少年易學(xué)老難成，一寸光陰不可輕，對(duì)于剛踏上工作崗位的人來說，其實(shí)正是學(xué)習(xí)和鍛煉的最佳時(shí)機(jī)。但如果對(duì)自身工作認(rèn)識(shí)不清，對(duì)自己要求不嚴(yán)，往往會(huì)覺得不知道學(xué)什么和做什么的問題，三年五載后，很多人還是和剛工作一樣，"沒思想、沒技能和沒能力"的"三無"人員。其實(shí)，文秘還要從等級(jí)上劃分，一般可分為初級(jí)秘書、中級(jí)秘書和高級(jí)秘書三個(gè)類別。對(duì)于剛走上崗位的初級(jí)文秘人員，只要具備了基本的辦公軟件操作能力，最基本的應(yīng)用寫作能力，就可以勝任工作，但對(duì)于高級(jí)文秘，不僅對(duì)辦事能力及應(yīng)用寫作能力有更高的要求，而且對(duì)法律、稅務(wù)、金融等各方面知識(shí)要掌握了解，才能具備為領(lǐng)導(dǎo)處理事務(wù)及決策的能力。
另外，文秘人員要時(shí)刻謹(jǐn)記自己的職業(yè)角色。文秘盡管擔(dān)任著為領(lǐng)導(dǎo)決策的職能，但這個(gè)決策只是起參謀的作用，文秘工作"輔助領(lǐng)導(dǎo)"的本質(zhì)亙古未變，在日常的工作中，文秘工作者不能出現(xiàn)擅自為領(lǐng)導(dǎo)決策或者行使權(quán)力的越職行為。文秘是一個(gè)默默無聞的幕后工作者。
秘書是一項(xiàng)瑣碎繁雜的工作。作為初級(jí)文秘人員，要對(duì)文秘工作有個(gè)科學(xué)的定位，真正理解文秘的性質(zhì)。"不想做將軍的士兵不是好士兵",我想說的是，不想做一個(gè)優(yōu)秀的高級(jí)秘書的文秘不是好文秘。每個(gè)人的一生是短暫的，能用于工作的時(shí)間更是短暫的，我們應(yīng)該具備干一行，愛一行的職業(yè)道德，在平凡的崗位中，既能兢兢業(yè)業(yè)，又能開拓創(chuàng)新，在社會(huì)中做出自己的一番貢獻(xiàn)。
�。ǘ┣阢@務(wù)實(shí)，從點(diǎn)滴中鍛煉成長(zhǎng)
目前受就業(yè)形勢(shì)的影響，許多大學(xué)畢業(yè)生不能選擇與自己專業(yè)對(duì)口的職業(yè)，而是從事了秘書行業(yè)。同時(shí)，由于缺乏實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，文秘人員對(duì)日常工作都需要經(jīng)歷一個(gè)不熟練到熟練、不老練到老練的過程。俗話說：書山有路勤為徑，學(xué)海無涯苦作舟。對(duì)日常工作要用一顆細(xì)膩的心多看、多學(xué)、多問，只有通過堅(jiān)持不懈的努力，工作才能得心應(yīng)手。
一方面要認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)辦公技能。一是能熟練掌握辦公軟件及辦公設(shè)備。靈活運(yùn)用office、wps等辦公軟件進(jìn)行文字處理、表格制作、簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)庫操作等以及對(duì)傳真機(jī)、打印機(jī)、投影儀、攝影機(jī)等辦公設(shè)備能熟練操作。當(dāng)今世界是科技技術(shù)迅速發(fā)展的時(shí)代，軟件和設(shè)備更新周期越來越短，但日常事務(wù)處理中，每天都離不開它。這要求文秘能用心地學(xué)習(xí)和靈活的運(yùn)用。因?yàn)檫@些辦公工具不僅能優(yōu)化辦事效率，而且還能提高辦事質(zhì)量。二是快速掌握辦公流程的同時(shí)巧妙利用辦公技巧。文秘是一份檢驗(yàn)人細(xì)心和耐心的活兒。對(duì)于剛走上崗位的文秘來說，向有經(jīng)驗(yàn)的人耐心學(xué)習(xí)辦事流程，細(xì)心體會(huì)辦事技巧，是走向成熟的有效捷徑。文秘人員在日常的公文處理、檔案管理及其它服務(wù)工作中就要很好的掌握流程和技巧，只有這樣才能不誤時(shí)機(jī)、影響大局。例如公文處理，在進(jìn)行下載到存檔的過程，一定要注意文件的緊急程度及督辦力度，保證傳閱過程中不丟失，其中的細(xì)節(jié)方面更需要細(xì)致耐心和相關(guān)技巧。
另一方面學(xué)習(xí)了解相關(guān)政策法規(guī)。為領(lǐng)導(dǎo)參謀建議及起草公文是秘書的重要職責(zé)，但不管是參謀建議還是起草公文都要求能熟悉基本的政策知識(shí)和法律法規(guī)知識(shí)。這就要求文秘人員能勤看報(bào)紙、電視，勤于了解國(guó)際、國(guó)內(nèi)形勢(shì)，掌握黨和國(guó)家的相關(guān)路線、方針和政策。秘書"說話做事"決不能違背國(guó)家法規(guī)和政府的政策精神，為適應(yīng)將來更高目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，學(xué)習(xí)并掌握政策制定方面的知識(shí)是初級(jí)文秘的必修課。一名有干練和魄力的秘書，是在學(xué)習(xí)和實(shí)踐的點(diǎn)滴中不斷磨礪鍛煉出來的。
�。ㄈ┣谟诰毠P，厚積薄發(fā)待時(shí)展
杰出的寫作能力是文秘人員應(yīng)具備的重要素質(zhì)。公文起草、領(lǐng)導(dǎo)講話、總結(jié)計(jì)劃及各類宣傳稿件等，無不體現(xiàn)出文秘人員的文字功底和寫作能力。"木無本必枯，水無源必竭",文秘要想寫出優(yōu)秀的文章，就要在鍛煉的同時(shí)學(xué)會(huì)不斷的積累材料和積累技巧。首先是積累材料。"不積跬步，無以至千里；不積小流，無以成江海",材料積累是文秘做好文稿寫作的基礎(chǔ)。平時(shí)看書看報(bào)時(shí)，可以把佳詞麗句、名言名段摘抄出來，把有啟發(fā)性的文章剪切出來。上網(wǎng)瀏覽時(shí)，可以對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行披沙揀金、去蕪存精，搜集一些對(duì)自己寫作有幫助的文本文檔和圖片資料。同時(shí)，對(duì)這些搜集到的材料，要進(jìn)行分類整理，以便加強(qiáng)記憶和隨時(shí)查閱。其次是積累技巧。公文寫作同求學(xué)期間應(yīng)試考試寫作及自己隨性而發(fā)的寫作是有本質(zhì)區(qū)別的。作為文秘，不僅要客觀的審視這一體裁，而且要學(xué)會(huì)不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。在平常起草公文、撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿等材料時(shí)，要追求"求真、求深、求短和求鮮"的文風(fēng)，學(xué)會(huì)用科學(xué)理論武裝頭腦，馬克思主義方法論指導(dǎo)實(shí)踐，不斷提高自己的寫作能力。文秘這支"筆桿子"不僅能很好地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，而且能更好地為基層、為群眾說話。最后是積累語感，形成敏捷思維。盡管網(wǎng)絡(luò)時(shí)代能為我們寫作提供大量的信息，但要要形成自己的思想和見地還是需要不斷積累和培養(yǎng)的。古人云："讀書破萬卷，下筆如有神。"多讀書，能開闊眼界，多品讀，能讓我們感知語言世界的神韻。在工作之余，除了要廣泛涉獵各種書籍外，還應(yīng)該"獨(dú)有情鐘",因?yàn)橹挥蟹磸?fù)品讀，爛熟于心，工作中才會(huì)靈感頻現(xiàn)，思維才會(huì)敏捷活躍，獨(dú)辟見解才會(huì)橫空出世。
積累和寫作是文秘生活中的重要組成部分，兩者相輔相成，文秘應(yīng)學(xué)會(huì)在積累中不斷提高寫作的能力，在寫作中不斷學(xué)會(huì)積累實(shí)用的材料，這樣才能培養(yǎng)出出口成章，下筆成文的工作素養(yǎng)和能力。
�。ㄋ模┧茉煨蜗�，大方得體的交際能力
文秘工作不僅要上傳下達(dá)，而且要對(duì)外接待，培養(yǎng)大方得體的交際能力是一門必修課。一個(gè)人的氣質(zhì)主要是從一舉一動(dòng)、一言一語中得以展現(xiàn)的。對(duì)于男秘書來說，穿上西裝革履系上領(lǐng)帶，理個(gè)精神點(diǎn)的頭發(fā)，形象就能煥然一新。但要想成為一名優(yōu)雅大方的女秘書則沒這么簡(jiǎn)單，俗話說，"十分人品，三分內(nèi)在七分打扮",可見衣著打扮對(duì)女士精神氣起著十分重要的作用，女文秘應(yīng)根據(jù)不同氣候、場(chǎng)合來選擇自己的衣著，同時(shí)，還要注重自己的妝容，這樣不僅能給辦公室增添色彩與活力，而且能給領(lǐng)導(dǎo)、同事及客戶展現(xiàn)出得體大方的形象。其次學(xué)會(huì)察言觀色。文秘要學(xué)會(huì)從觀察別人的言語臉色來揣摩對(duì)方的心理。學(xué)會(huì)"聽"不僅是促進(jìn)交往的重要手段還是一門藝術(shù)。不管是傾聽領(lǐng)導(dǎo)交待某事或是接待客戶時(shí)，我們都要用心的聽，聽出其中的意圖 ,同時(shí)，加以恰當(dāng)?shù)哪抗饨涣骱偷皿w的身體語言，不僅能把自己的真誠(chéng)和感情傳達(dá)給對(duì)方，更為重要的是，說話者會(huì)有被尊重的感覺和知遇之恩。最后是恰當(dāng)?shù)谋磉_(dá)能力。一個(gè)人的說話能力可以反映出他的綜合素質(zhì)水平。文秘人員不僅涉及的面廣，而且接觸的人員復(fù)雜，要想把諸多事務(wù)處理得體，把復(fù)雜關(guān)系理順。文秘在表達(dá)時(shí)要注意言語的簡(jiǎn)潔得體，以及要有較強(qiáng)的應(yīng)變能力。在向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況或向同事傳達(dá)指示時(shí)，要注意語言的清晰、簡(jiǎn)潔和富有邏輯性；在處理突發(fā)事件時(shí)，要沉著善斷，體現(xiàn)大局的能力；在面對(duì)難堪場(chǎng)面時(shí)，要有委婉圓場(chǎng)的能力。
記得有這樣一句話："文秘像政治家一樣有靈敏的頭腦；像心理學(xué)家一樣善于觀察和理解他人；像外交官一樣有瀟灑的風(fēng)度；有良好的速記能力以及文字功夫；諳熟各種商業(yè)往來中的法律關(guān)系；能熟練地使用各種辦公自動(dòng)化設(shè)備；具備相當(dāng)?shù)慕鹑诤投悇?wù)方面的知識(shí)；能熟練地對(duì)各種文件資料進(jìn)行整理歸類。"可見，文秘工作本身是豐富的，對(duì)從業(yè)人員的要求也是全面的。對(duì)于初級(jí)文秘人員來說，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，不僅是在文秘行業(yè)中不斷前進(jìn)的助推器，也還是適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展的需要。
參考文獻(xiàn)：
[1]秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn)，國(guó)家勞動(dòng)部，1998
[2]秘書，《秘書》編輯部，2011（1），2011（2）
[3]秘書之友，《秘書之友》編輯部，2011（1），2011（2）
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