如何提高秘書(shū)的辦事辦文辦會(huì)能力

　　如何提高秘書(shū)的辦事辦文辦會(huì)能力

　　秘書(shū)是當(dāng)代領(lǐng)導(dǎo)者、主事者身邊綜合辦理日常事務(wù)，即辦文辦事辦會(huì)、溝通信息、協(xié)調(diào)事務(wù)、完成交辦任務(wù)、提供跟蹤服務(wù)的參謀助手。負(fù)有參謀助手、承上啟下、協(xié)調(diào)服務(wù)、調(diào)查、信息督查等重大責(zé)任。要想提高秘書(shū)人員的職業(yè)素養(yǎng)，就必須加強(qiáng)對(duì)秘書(shū)人員的道德素養(yǎng)、業(yè)務(wù)素養(yǎng)和心理素養(yǎng)的培養(yǎng)。因此，秘書(shū)人員必須具備很高的職業(yè)素養(yǎng)，以便更好的勝任本職工作。下面就如何加強(qiáng)秘書(shū)人員的職業(yè)素養(yǎng)談一下自己的看法。

　　一、     加強(qiáng)秘書(shū)人員的職業(yè)道德素養(yǎng)

　　秘書(shū)人員要搞好本職工作，一定有具有高尚的職業(yè)道德。所謂職業(yè)道德，就是同人們的職業(yè)活動(dòng)緊密聯(lián)系的符合職業(yè)特點(diǎn)所要求的道德準(zhǔn)則、道德情操與道德品質(zhì)的總和。一個(gè)秘書(shū)人員，如果不能把"德"放在首位，即使有"滿腹經(jīng)綸"、"張良之才",也不能算是一個(gè)合格的秘書(shū)。提高秘書(shū)人員自身的職業(yè)道德素養(yǎng)，應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：

　　1、要忠于職守顧全大局，堅(jiān)持團(tuán)結(jié)。做秘書(shū)，最根本的一條就是實(shí)事求是、盡心盡責(zé)的工作。秘書(shū)的高尚可貴之處，恰恰在于他的獻(xiàn)身精神、埋頭苦干精神、熱愛(ài)事業(yè)的精神、不計(jì)報(bào)酬待遇的精神。決不在領(lǐng)導(dǎo)人之間說(shuō)不利于團(tuán)結(jié)的話，不在上下級(jí)之間辦無(wú)原則的事，堅(jiān)持正派公允，不感情用事，不撥弄是非。

　　2、講求工作效率。工作效率，是指在一個(gè)單位時(shí)間內(nèi)的工作速度。對(duì)于經(jīng)營(yíng)家、企業(yè)家來(lái)說(shuō)，時(shí)間就是效益，時(shí)間就是生命，應(yīng)當(dāng)把時(shí)間看得無(wú)比重要。要把時(shí)間看的無(wú)比重要。作的處理上，能早一天，就要早一天，能早一分鐘就要早一分鐘。"雷厲風(fēng)行"這個(gè)成語(yǔ)，就是指的我們秘書(shū)的工作原則和應(yīng)有的作風(fēng)。

　　3、要嚴(yán)守秘密。保守秘密關(guān)系到黨和國(guó)家的根本利益，關(guān)系到國(guó)家的安全和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的順利進(jìn)行。保守秘密具有普遍性，是每個(gè)公民義不容辭的責(zé)任，而處于樞紐地位的秘書(shū)和秘書(shū)部門則顯得尤其必要和重要，它不僅是秘書(shū)和秘書(shū)部門的重要職能，而且還是秘書(shū)工作的重要原則和重要紀(jì)律之一。作為一名稱職的秘書(shū)，必須強(qiáng)化保密意識(shí)，明確新時(shí)期保密工作的方針和特點(diǎn)，遵守保密紀(jì)律，執(zhí)行保密制度，切實(shí)作好保密工作。

　　4、要注意協(xié)調(diào)關(guān)系。我們生活的社會(huì)是一個(gè)充滿矛盾的社會(huì)，有矛盾就需要協(xié)調(diào)。秘書(shū)作為領(lǐng)導(dǎo)的耳目、助手和參謀，協(xié)調(diào)關(guān)系是他的基本職責(zé)之一。秘書(shū)協(xié)調(diào)，在領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作中占有重要的地位，發(fā)揮著重要的作用。（1）協(xié)調(diào)是秘書(shū)工作的一項(xiàng)基本職能；（2）它有利于領(lǐng)導(dǎo)工作的正常進(jìn)行；（3）它有利于提高機(jī)關(guān)、單位工作的效能

　　5、要實(shí)事求是，恪盡職守。秘書(shū)人員工作態(tài)度和工作質(zhì)量的好壞，在一定程度上直接影響著一個(gè)單位的作風(fēng)建設(shè)。只有樹(shù)立較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，秘書(shū)人員才能隨時(shí)隨地注意維護(hù)單位的形象和聲譽(yù)，才能做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都表現(xiàn)出良好的思想文化和職業(yè)道德素養(yǎng)，才能真正提高秘書(shū)工作的質(zhì)量和水平。如果秘書(shū)人員在工作中不負(fù)責(zé)任，辦事拖拉，得過(guò)且過(guò)，勢(shì)必會(huì)給工作帶來(lái)?yè)p失，給單位帶來(lái)影響，同時(shí)也是缺乏道德素養(yǎng)的具體體現(xiàn)。

　　二、   加強(qiáng)秘書(shū)人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)

　　秘書(shū)人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)集中體現(xiàn)在工作能力和工作方法上，一個(gè)秘書(shū)人員只有在平時(shí)工作中勤于學(xué)習(xí)、勤于鉆研、勤于調(diào)查、善于總結(jié)，才能不斷提高自己的政治水平和文化水平。政治水平指的是馬克思、列寧主義理論修養(yǎng)，認(rèn)識(shí)問(wèn)題的能力，對(duì)現(xiàn)行政策的理解和掌握。文化水平指的是基礎(chǔ)知識(shí)、文字能力等等。這是秘書(shū)業(yè)務(wù)素養(yǎng)的土壤和肥料，也是業(yè)務(wù)素養(yǎng)的構(gòu)成部分。那么，秘書(shū)人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)在工作中是如何加強(qiáng)的呢？下面就5點(diǎn)加以探討：

　　1、終生學(xué)習(xí)---厚功底

　　在學(xué)習(xí)內(nèi)容上，側(cè)重學(xué)政策、學(xué)理論、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)經(jīng)濟(jì)、學(xué)法律、學(xué)寫作、學(xué)計(jì)算機(jī)、學(xué)現(xiàn)代市場(chǎng)與科技知識(shí)，以拓寬知識(shí)面；同時(shí)，還要在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，邊工作、邊學(xué)習(xí)、邊總結(jié)、邊提高，使撰寫的文稿充實(shí)生動(dòng)；向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)講話時(shí)的構(gòu)思、處理問(wèn)題時(shí)的技巧，使文稿起伏與領(lǐng)導(dǎo)語(yǔ)言、工作方式達(dá)到高度和諧；向同事學(xué)習(xí)，取人之長(zhǎng)，補(bǔ)己之短，努力做一個(gè)多專、多能的合格秘書(shū)。

　　2、不斷鍛煉辦事能力

　　秘書(shū)要提高自己的辦事能力，要求坐到：能正確理解和領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖、指示，熟悉職權(quán)范圍，知曉辦事渠道，遵循辦事程序，了解有關(guān)業(yè)務(wù)，掌握工作規(guī)律，區(qū)分輕重緩急，抓住工作要害，并具有較強(qiáng)的交際能力、應(yīng)變能力，能審時(shí)度勢(shì)，因勢(shì)利導(dǎo)，駕馭局勢(shì)，將繁雜的機(jī)關(guān)、單位的事物處理的井井有條。盡可能地安排秘書(shū)人員深入調(diào)查研究，吃透"下情",廣泛獲取第一手資料。現(xiàn)今的時(shí)代，秘書(shū)人員一方面受開(kāi)放環(huán)境的影響，應(yīng)該具有較強(qiáng)的主動(dòng)性和能動(dòng)性，另一方面又多半受過(guò)較高層次的教育，更加應(yīng)有思考的獨(dú)立性。作為一名秘書(shū)人員，應(yīng)該鍛煉和培養(yǎng)自己的獨(dú)立思考和獨(dú)當(dāng)一面的能力，以便在領(lǐng)導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù)，在領(lǐng)導(dǎo)決策后正確領(lǐng)會(huì)其意圖。當(dāng)然，秘書(shū)人員在強(qiáng)化自我意識(shí)的同時(shí)，還要注意自我意識(shí)和角色意識(shí)的對(duì)立統(tǒng)一。

　　3、加強(qiáng)規(guī)范遵紀(jì)守法

　　嚴(yán)格遵循政策法規(guī)和公文規(guī)范；以實(shí)事求是的精神，忠實(shí)地體現(xiàn)組織意志；準(zhǔn)確把握客觀規(guī)律、政策法規(guī)、組織意志和領(lǐng)導(dǎo)意圖，是秘書(shū)撰擬公文最基本的要求，是公文有效發(fā)揮管理工具作用的基礎(chǔ)。嚴(yán)格按黨和國(guó)家的公文條例規(guī)范擬文，則是撰擬公文時(shí)必須遵循的準(zhǔn)繩。

　　4、辦理業(yè)務(wù)能力

　　作為一名成功的文秘人員，我自認(rèn)為能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意放心是天職，要想做到這些，必須得具備過(guò)硬的業(yè)務(wù)技能，必須具備秘書(shū)人員要具備的各方面的能力。如：對(duì)問(wèn)題的理解，分析和處理能力，應(yīng)變能力，社交能力，在實(shí)際生活中表現(xiàn)為替領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，排憂解難。在順境中，能讓領(lǐng)導(dǎo)更借東風(fēng)，在逆境中能幫領(lǐng)導(dǎo)力挽狂瀾。由此可見(jiàn)，秘書(shū)人員應(yīng)該具備一定的"謀略",應(yīng)是足智多謀，善于謀劃，是文秘者必備的素養(yǎng)，倘能謀劃得當(dāng)，受到領(lǐng)導(dǎo)的嘉獎(jiǎng)，定能在文秘路上綻放異彩。

　　5、積累經(jīng)驗(yàn)靈活辦事

　　秘書(shū)的辦事才干有許多方面，如領(lǐng)會(huì)能力、語(yǔ)言表達(dá)能力、組織協(xié)調(diào)能力等。秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)人共事，經(jīng)常接受任務(wù)，匯報(bào)工作。領(lǐng)導(dǎo)人說(shuō)話各自有不同的特點(diǎn)：或簡(jiǎn)或詳、或快或慢、或直或曲，千差萬(wàn)別。有時(shí)，他說(shuō)了，就認(rèn)為秘書(shū)懂了。而事實(shí)上，秘書(shū)聽(tīng)到的與領(lǐng)導(dǎo)人頭腦中想的總有一定差距。這就全靠秘書(shū)領(lǐng)會(huì)了。只有把意圖領(lǐng)會(huì)了，把握準(zhǔn)確了，才能很好地執(zhí)行。秘書(shū)的表達(dá)能力在發(fā)揮辦事職能方面起著重要的作用。在日常工作中，對(duì)上對(duì)下，都不能說(shuō)話過(guò)快過(guò)慢、羅索、冗長(zhǎng)，詞不達(dá)意。而應(yīng)簡(jiǎn)練明白，富于感染力，忠于事實(shí)。只有這樣，在上傳下達(dá)過(guò)程中才能協(xié)調(diào)好、組織好。而協(xié)調(diào)、組織的能力要在平時(shí)的工作中不斷的學(xué)習(xí)、積累和總結(jié)。

　　三 、加強(qiáng)秘書(shū)人員的心理素養(yǎng)

　　心理素養(yǎng)是秘書(shū)人員基本素養(yǎng)的基礎(chǔ)。而秘書(shū)的心理素養(yǎng)，是指秘書(shū)在心理過(guò)程和個(gè)性心理特征方面表現(xiàn)出來(lái)的穩(wěn)定的、經(jīng)常性的、本質(zhì)的心理特點(diǎn)的總和。一個(gè)秘書(shū)如果沒(méi)有良好的心理素養(yǎng)，是難以勝任這項(xiàng)工作的。要想成為一個(gè)成功的文秘人員，必須學(xué)會(huì)調(diào)整自己的心理平衡保持良好的心態(tài)，堅(jiān)定信心和意志，完善個(gè)人的樂(lè)觀、豁達(dá)的性格。

　　1、 平衡心理控制情緒

　　情緒，指人的情感較強(qiáng)烈、帶沖動(dòng)性的外部表現(xiàn)。是一種高度擴(kuò)散的興奮或抑制狀態(tài)。沖動(dòng)性、情景性、短暫性和不穩(wěn)定性是情緒的突出特征。秘書(shū)的情緒，是秘書(shū)對(duì)客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗(yàn)。它是秘書(shū)實(shí)踐活動(dòng)主觀方面的前提條件，受到自然環(huán)境、自身健康狀況和社會(huì)環(huán)境等因素的影響和制約。要求秘書(shū)本身盡可能的冷靜地對(duì)待社會(huì)環(huán)境、輿論評(píng)價(jià)等的影響，能駕馭和控制自己的情緒，經(jīng)常保持積極、樂(lè)觀、平靜的情緒，防止并善于克服消極、悲觀、煩躁的情緒。

　　2、 堅(jiān)韌的意志

　　秘書(shū)工作做的如何，效率是高是低，在很大程度上取決于秘書(shū)意志的強(qiáng)弱。具有堅(jiān)韌的意志，不但是一切成就大事業(yè)的人們的心理特征，而且也是平凡崗位上默默無(wú)聞，不是"紅花"而甘為"綠葉"者的一種典型心理特征。做一件事，完成某項(xiàng)工作，能否有不達(dá)目的不肯放手的勁頭和毅力，是評(píng)判秘書(shū)是否具備堅(jiān)韌的意志力的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。一般情況下，許多人都能隨眾而向前，順利時(shí)也肯努力奮斗�？墒牵�在別人都已退出，或者都已向后轉(zhuǎn)的情況下，對(duì)于一個(gè)既要參與政務(wù)，又要管理事務(wù)的秘書(shū)，如果不具有這種始終如一的信心和意志，他的工作就會(huì)虎頭蛇尾，有始無(wú)終，難以令人滿意。有了這種貫穿始終的信心和意志，他就能兢兢業(yè)業(yè)，滿懷信心，勝利到達(dá)理想的彼岸。

　　3、 完善自身性格

　　性格，指人對(duì)顯示態(tài)度及相應(yīng)的習(xí)慣行為方式中比較穩(wěn)定的、獨(dú)特的心理特征的總和。秘書(shū)的性格，是秘書(shū)在個(gè)性生活過(guò)程中所形成的、對(duì)顯示穩(wěn)定的態(tài)度以及與之相對(duì)應(yīng)的習(xí)慣化的行為方式，是表現(xiàn)在態(tài)度和行為上比較穩(wěn)定的心理特征。秘書(shū)的工作性質(zhì)，要求秘書(shū)具有外向型和內(nèi)向型性格之長(zhǎng)而棄其短，既要敏捷，又要沉著；既要活潑，又要嚴(yán)肅；既要善于交際，又要保守秘密。秘書(shū)工作的特殊性，對(duì)秘書(shū)人員的性格要求是自信開(kāi)朗、意志堅(jiān)強(qiáng)、敏捷穩(wěn)健、堅(jiān)毅謙虛、幽默風(fēng)趣和友愛(ài)合作。

　　所以說(shuō)秘書(shū)是一個(gè)富于挑戰(zhàn)的職業(yè)，必須在情感的基礎(chǔ)上，上升為意志，才能激勵(lì)秘書(shū)在到達(dá)目標(biāo)的山路上攀爬。作為秘書(shū)，要想在人群中脫穎而出，出類拔萃，就必須放棄以往保守被動(dòng)的心理，而以積極的進(jìn)取心來(lái)迎接一切。在建設(shè)有中國(guó)特色社會(huì)主義宏圖大業(yè)中，各行各業(yè)、各級(jí)黨政機(jī)關(guān)需要有大批精明能干的秘書(shū)，才能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)高效率的管理。盡管秘書(shū)人員級(jí)別不同，行業(yè)各異，"聞道有先后，術(shù)業(yè)有專攻",其秘書(shū)心理素養(yǎng)不能不增強(qiáng)，不能不控制。有良好的心理素養(yǎng)，秘書(shū)功能才能得到最佳發(fā)揮，秘書(shū)職能才會(huì)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，秘書(shū)人員在不斷擴(kuò)充理論、應(yīng)用知識(shí)、提高各種辦事能力的同時(shí)，必須自覺(jué)加強(qiáng)秘書(shū)的心理素養(yǎng)。

　　總之，職業(yè)素養(yǎng)的三個(gè)方面之間是相輔相成，缺一不可的。時(shí)代對(duì)秘書(shū)人員提出了更高的要求，各行各業(yè)從事秘書(shū)工作的人員只有不斷的加強(qiáng)自身的職業(yè)道德素養(yǎng)、業(yè)務(wù)素養(yǎng)和心理素養(yǎng)，才能克服思想及行為上的偏差，才能在本職崗位上得心應(yīng)手并取得更大的成績(jī)。

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