淺談高校教學秘書工作存在的問題及對策分析

　　淺談高校教學秘書工作存在的問題及對策分析
　　
　　一、高校教學秘書工作的現(xiàn)狀和存在的問題
　　
　　1.教學秘書工作沒有受到充分重視
　　
　　當前高校教學秘書隊伍的一個現(xiàn)實是，許多高校高度重視師資和科研隊伍的建設，對于教學管理部分領導和教師認為僅僅是打電話、簽收文件、排排課、管管成績、安排考試、整理資料等一些簡單的事務性工作，對教學管理更是抱有只要不出教學事故就行的態(tài)度。從而導致教學秘書無論在職稱、職務、評獎、學習、培訓等方面都比同學歷的教師機會少，例如四川某高校在教學環(huán)節(jié)方面每年度會評“教學十佳”、“優(yōu)秀教師”、“優(yōu)秀實驗員”“優(yōu)秀輔導員”,而在教學管理方面沒有設置任何優(yōu)秀評定；并且教學秘書沒有評定職稱的機會，導致大部分教學秘書在工作了7、8年后還是初級職稱，工資水平一直處于最低水平。這樣嚴重挫傷了教學秘書的工作積極性，造成隊伍不穩(wěn)定，一些高學歷、能力強的教學秘書轉為教師、輔導員或調出高校。
　　
　　2.知識結構單一，學歷層次和技術職稱偏低
　　
　　下面以四川某高校為例，從2013年6月調查結果來看，教學管理隊伍現(xiàn)狀頗令人擔憂。如年齡結構：35歲以下、35-50歲、50歲以上所占比例分別是51%、47%、1%,學歷結構：博士僅占0%、碩士僅占16%、本科占60%、大中專及以下占24%,職稱結構：正高占0%、副高占5%、中級占45%、初級及無職稱者占50%.由此我們容易發(fā)現(xiàn)大多數(shù)教學秘書的學歷在本科及以下，技術職稱多在中級及以下，并且近年來招聘越來越多的編外人員做教學秘書。教學秘書既要參與教學計劃的修訂，教學任務的安排，教學過程的監(jiān)督和管理，還要協(xié)調教師和學生解決各種問題。因此，專業(yè)不對口、學歷和職稱偏低的現(xiàn)象決定教學秘書很難更好地履行職責。
　　
　　3.教學秘書的工作程序不規(guī)范
　　
　　教學秘書在行政上屬于院（系），在業(yè)務上卻從屬于教學管理部門（教務處），直接接受教務處安排。為此教學秘書工作經(jīng)常陷入重復交叉的“兩難”境地。再加上對教研室、教師和學生的臨時性服務工作，使教學管理工作經(jīng)常處于臨時的應急狀態(tài)，沒有計劃性和規(guī)范性。例如，監(jiān)考教師在監(jiān)考的時候沒有按時監(jiān)考，我們的教學秘書不能發(fā)揮基層管理者的管理智能，而只有充當“救火員”的角色頂替監(jiān)考，由此來避免教務處督導的巡查，保證學院的教學管理環(huán)節(jié)沒有教學事故。
　　
　　4.管理知識和專業(yè)知識缺乏，教學管理方法陳舊
　　
　　教學管理的主要任務是研究教學及其管理規(guī)律，改進教學管理工作，提高教學管理水平；建立穩(wěn)定的教學秩序，保證教學工作的正常運行；研究并組織實施教學改革；努力調動教師和學生教與學的積極性。教學秘書想要順利的開展這些工作，既要有教學管理知識又要有所在院系的專業(yè)知識，但是大多數(shù)教學秘書不是教育管理專業(yè)出身，不懂教學管理的相關知識，還有的雖然是教學管理專業(yè)畢業(yè)，但不懂所在院系的專業(yè)知識，還有一些教學秘書仍停留在事務型、經(jīng)驗型的管理層面上，教學管理方法陳舊，只習慣于上傳下達、被動接受任務，工作上缺少創(chuàng)造性、積極性和科學性。
　　
　　二、教學秘書的角色定位和工作任務
　　
　　教學秘書是高校基層教學單位最直接的教學管理人員，是學校教務部門和院系教學主任的得力助手，是聯(lián)系教務處、各學院、院系領導、教師、督學專家和學生之間的紐帶，在教學工作中有著不可替代的作用。概括起來，教學秘書的角色定位和工作任務主要有：
　　
　　1.教學秘書是服務者
　　
　　這是教學秘書的基本職能，教學秘書要樹立“立足本職、開拓創(chuàng)新、服務至上”的理念，具體體現(xiàn)在為教學、科研服務；為全體師生服務；為領導決策服務。主要是通過學籍管理、成績管理、考務管理、教學運行的監(jiān)督管理、日常教務工作管理、教材的征訂和發(fā)放管理、教學檔案管理等工作得以實現(xiàn)。
　　
　　2.教學秘書是基層管理者
　　
　　教學秘書是院系教學管理的基層管理者、信息反饋者。一是協(xié)助院、系分管領導對教學工作的一般運行進行管理。如對教師調停課的管理、輔導答疑的管理、聽課的管理、教學計劃的管理等。二是教學質量的保障和監(jiān)控管理。廣泛收集來自學生評教、教師評學、同行互評、教學督導專家和信息員的信息，對教師的教學質量進行全面調查管理和評議，協(xié)助院系領導對教學運行的全過程實施全程質量管理。
　　
　　3.教學秘書是溝通協(xié)調者
　　
　　教學秘書在具體的工作中，既要面臨教務處、院系領導、教師和學生等多層面的協(xié)調工作；也要涉及到與各教學部門、與有關職能部門之間的協(xié)調。具體來講，既要及時準確的完成教學管理部門和院系領導下達的工作任務，又要客觀及時的將教學過程中的一些情況反饋上去。還要做好領導與教師、教師與學生之間的溝通協(xié)調關系。例如，每學期要根據(jù)教學計劃的要求落實各個環(huán)節(jié)的教學任務，負責教師教學任務書、教師課表、學生課表等相關協(xié)調工作；協(xié)調課務安排與變動事宜，并及時將課務安排與變更情況通知任課教師和學生；負責選課、考務工作中教務處、各學院、師生之間的協(xié)調工作等。
　　
　　三、對解決教學秘書工作中存在問題的一些思考
　　
　　為了保障高校教學秘書隊伍的穩(wěn)定性，保證教學工作正常進行，維護良好的教學秩序。筆者針對目前高校教學秘書工作的現(xiàn)狀及存在的問題，提出了以下幾點對策：
　　
　　1.重視教學秘書工作，調動教學秘書的工作積極性
　　
　　學校應明確教學管理在學校管理中的重要地位，各高校應使工作在不同崗位的人員都能夠得到相當?shù)拇�遇，堅持公開、公平、競爭、擇優(yōu)的用人原則和合理的教學秘書人員進出機制。根據(jù)工作中的表現(xiàn)，給予教學秘書評優(yōu)、升職和相當?shù)脑u職稱機會。由此來調動教學秘書工作的主動性和積極性。
　　
　　2.加強學習，提高教學秘書的專業(yè)能力和管理水平
　　
　　教學秘書既要有一定的理論水平，也要具有較強的實踐能力才能順利的開展工作。具體來說，教學秘書要掌握一定的教學管理知識、所在院系的專業(yè)知識、熟悉現(xiàn)代化辦公的能力。這就要求各高校給教學秘書提供各種學習、培訓和進修機會，著重提高和完善教學秘書的知識水平、管理水平、統(tǒng)籌計劃能力、研究問題和解決問題的能力、表達能力、公文處理能力、溝通協(xié)調能力、收集和處理信息資料的能力，不斷提高工作效益，使教學管理科學化、制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。
　　
　　3.加強教學秘書思想意識
　　
　　教學管理復雜、多樣，涉及方方面面，即使一個很小的環(huán)節(jié)銜接不暢都會對教學運行產(chǎn)生一定的影響。因此，學校應鼓勵并要求廣大教學秘書不斷提高思想意識，充分利用空暇時間加強學習，不斷提高自身的知識水平和研究能力，使自己在做好日常教學管理的同時，能從一些瑣碎的教學事物中發(fā)現(xiàn)新情況和新問題，從中去總結經(jīng)驗，摸索規(guī)律，讓教學秘書從教學管理工作促進教學管理研究，不斷提高教學管理工作的科學性、現(xiàn)代化和規(guī)范化水平，
　　
　　4.加強考核管理，引入評優(yōu)激勵制度
　　
　　目前，很多高校，例如四川某高校，沒有教學秘書的考核管理辦法，只要不導致教學事故，干好干壞一個樣（特別是編外教學秘書在工資水平上與在編教學秘書相差較大），導致了一些教學秘書沒有進取心和責任心，極大的影響了工作水平。因此，有必要開展教學秘書之間的崗位爭優(yōu)活動。使教學秘書隊伍呈現(xiàn)優(yōu)勝劣汰的局面，對工作責任心強，業(yè)務水平高、業(yè)績突出者給予表彰和獎勵；恢復教學秘書的職稱評審資格，打破部分教學秘書工作了近10年還是初級職稱的境況。這樣能增強教學秘書的競爭意識和進取精神，使教學秘書自覺提高個人修養(yǎng)、能力素質、工作水平、責任意識和工作熱情等。
　　
　　總之，進一步提高教學秘書工作質量，就要正確認識教學秘書在高校中的地位和作用，采取適當?shù)膶Σ�，加強對他們的思想教育，提高他們的個人綜合素質，豐富他們的專業(yè)知識，提供合理的發(fā)展空間，提高他們的工作積極性、開發(fā)創(chuàng)造性，這樣才能推動教學手段和教學方法改革，使教學秘書工作進一步科學化、有序化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。

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