- 相關(guān)推薦
新時期高職院校行政秘書工作狀況初探
新時期高職院校行政秘書工作狀況初探一、新時期高職院校行政秘書崗位職責分析
作為一名高職院校的行政秘書，首先要明確自己應該做什么，才能對所做的工作進行把握并做好。高職院校的行政秘書的工作職責主要有，一是文字工作。學校對內(nèi)對外的文稿的擬定，包括年度的工作計劃、工作總結(jié)、申請報告以及通知文件等。并對其進行審校、打印與發(fā)布，會議內(nèi)容的記錄與整理等。二是檔案管理工作，主要是對各類信息、資料以及外來的文函進行歸檔保管等，對員工的檔案進行登記、審核以及保管。三是工作的溝通與協(xié)調(diào)，負責行政管理層與師生員工的聯(lián)系，學校各職能部門的聯(lián)系，院系內(nèi)各部門間合作的協(xié)調(diào)，并承擔院系的接待、公關(guān)以及外聯(lián)等事務。四是人力資源工作的管理，包括考勤考核、評定職稱以及福利事務等，根據(jù)院系行政管理層的相關(guān)要求，協(xié)助院系行政組織編制組織架構(gòu)，以怨報德人才招聘以及員工的培訓等。五是日常行政工作的管理，協(xié)助并督促各項工作計劃的完成，制度的實施落地，辦公用品的采買與保管，固定資產(chǎn)的管理以及辦公設(shè)備的維修與維護等，除此之外，還有會議安排與籌備，得到院系行政管理層的授權(quán)后，對有關(guān)文件資料進行審核并簽署意見等。六是臨時性工作以及突發(fā)性工作的處理，處理后及時向院系行政領(lǐng)導匯報。
二、當前高職院校行政秘書工作現(xiàn)狀分析
根據(jù)行政秘書在工作中具有的特點，并結(jié)合地方高職行政秘書的實際情況，對二級學院的秘書工作中易出現(xiàn)的問題匯總?cè)缦氯齻�方面：首先，工作任務較多并且繁瑣。二級學院的行政秘書在工作中具有較多的頭緒，工作的范圍涉及面也較廣，每天都有很多工作需要做，不但有各類文件的登記與傳閱需要登記完成，各種會議的通知及各種來電來訪需要接待與處理，另外，還要做好領(lǐng)導交辦的臨時性的工作。與此同時，需要與不同的老師和學生接觸，對他們提出的問題要及時的處理。在實際的工作中有很多工作內(nèi)容都不在行政秘書的崗位職責范圍內(nèi)。所以，行政秘書每天都在忙，每個月都在忙，但是，到年終總結(jié)的時候還是忙的沒有頭緒，沒有成績。其次，工作得不到足夠的重視。二級學院的行政秘書的工作是非常繁忙的，給人的感覺就像在打仗，一件事連著一件事，經(jīng)常是幾件事放在一起做。不管干的多么辛苦，在領(lǐng)導的眼里都是理所當然的，而且，在年終的績效考核的時候，行政秘書很少有人是優(yōu)秀者。不管是學生還是老師，都要服務于他們，若服務做不好，就會有人投訴，所以，行政秘書不但不被重視，而且還沒有什么回報。付出與回報無法形成正比，使得有些行政秘書心生抱怨。覺得不管干成什么樣，都是一樣的，心理容易產(chǎn)生消極，心情郁悶，工作起來沒有積極性。最后，沒有太多的晉升的機會。二級學院的行政秘書中有很多人并不是學秘書專業(yè)，有很多是引進的人才的子弟或是家屬，從事行政事務通常不會得到高級的職稱，評到中級職稱就算是到頭了。在實際工作中，高職二級學院的行政秘書得不到重視與關(guān)愛，不具備專業(yè)知識的培訓與交流，也沒有明確的職業(yè)規(guī)劃，對未來也很渺茫。因此，就會使得行政秘書思想方面不穩(wěn)定，沒有積極的態(tài)度，對工作缺乏激情，對于相關(guān)的知識不能深入的研究學習。
三、新時期高職院校行政秘書工作完善性策略分析
首先，把角色定位明確下來，把秘書的崗位價值體現(xiàn)出來。角色的合理定位是把院系行政秘書的工作做好的關(guān)鍵，行政秘書必須做到角色的合理定位，才能起到化解困境的作用，開展起工作才會更加積極與主觀。行政秘書對于職責的分工要有充分的了解，在院系的行政管理層中，行政秘書是主要的參謀與助手，并且，還是院系行政管理層與師生關(guān)系的紐帶，起著非常重要的作用。所以，院系行政秘書在做辦公室的工作的時候，不管是收發(fā)文件，會議籌備，協(xié)調(diào)辦事，還是出謀劃策，都要有服務意識，否則，不但會給工作的效率帶來很大的影響，還會影響到老師與學生的心理，起不到良好的窗口表現(xiàn)的作用。其次，把特點認清，把服務的質(zhì)量水平提高上來。行政秘書的工作具有非常顯著的特點，那就是繁瑣性、服務性與重復性。服務性也就是說秘書工作具有服務領(lǐng)導的性質(zhì)。繁瑣性就是工作具有非常多的頭緒，涉及的面也較廣，辛苦且非常零碎，不但費時間還費事。重復性就是指秘書的工作每天都會重復同樣的工作，反復辦理的事較多。所以，不但要注重特點，還要使工作的質(zhì)量水平得到不斷的提高。最后，把工作的意識強化起來，把工作的執(zhí)行能力提高起來。一是把政治意識強化起來，在院系的辦公室中行政秘書是一個較為特殊的崗位，在平日的工作中，行政秘書會代領(lǐng)導辦事，對文件的上傳下達，對內(nèi)部事務的處理，以及各方面關(guān)系的協(xié)調(diào)，這就要求行政履書必須具有正常強的政治意識。因此，行政秘書一定要把自身的政治素養(yǎng)與理論水平提升起來，二是把服務意識強化起來。人才培養(yǎng)是高校中最為核心的職能，所以，行政秘書要把院系以及學校的整體利益放在中心，把服務育人的思想牢固的樹立起來，全心全意做好行政管理工作。
四、結(jié)語
總而言之，我們國家的高職院校在不斷的深化改革，對高職二級學院的行政秘書也提出越來越高的要求。所以，行政秘書必須從思想觀念上進行轉(zhuǎn)變，把角色定位明確下來，樹立起服務的意識，對自己的綜合素質(zhì)以及能力不斷的加強培養(yǎng)，平時多讀書，多積累知識，虛心的學習，工作中要用心，從多角度、多方面來強化自己，不斷培養(yǎng)自己工作的意識，提升自己工作的能力。與此同時，還要保持樂觀開朗、積極向上的心理，保持刻苦的學習，銳意創(chuàng)新的工作態(tài)度，在工作中要踏踏實實，同時，還要與時俱進，為學校的健康發(fā)展貢獻自己的力量，為學校的快速發(fā)展貢獻自己的智慧。
【新時期高職院校行政秘書工作狀況初探】相關(guān)文章：
淺析高職院校秘書實務課程教學改革08-26
新時期學校德育整體優(yōu)化初探08-17
高職院校會計專業(yè)模塊化教學初探08-23
基于SEO的高職《網(wǎng)頁制作》課程改革初探08-17
新時期加強領(lǐng)導干部作風建設(shè)初探08-12
*高職院校人才工作總結(jié)08-12
高職院校公共機房的管理維護08-19
新時期推進依法行政之我見08-15