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高校秘書工作職業(yè)化的思考
高校秘書工作職業(yè)化的思考改革開放30余年來，我國經(jīng)濟高速發(fā)展，國際交流日益頻繁，眾多社會職業(yè)正逐步與國際同行業(yè)接軌，實現(xiàn)職業(yè)化。秘書職業(yè)是現(xiàn)代社會職業(yè)中不可或缺的一種類型，但目前來看，我國的秘書職業(yè)化程度還處于相對較低的水平。
高校行政與社會公共行政的區(qū)別，在于高校的主體是教師，往往其行政的決策者和參與者多為教學(xué)或研究一線的教授和專家，他們的主要工作是教學(xué)和科研，而具體行政指令的執(zhí)行則依賴各級行政秘書來實現(xiàn)。所以，高校及院系的行政事務(wù)處理的關(guān)鍵，不在于決策而在于執(zhí)行和落實，高校的行政執(zhí)行力往往取決于機關(guān)工作人員包括各級行政秘書高效及職業(yè)化的執(zhí)行力，因此高校以及院系各級行政秘書的職業(yè)化塑造就顯得十分重要。
在現(xiàn)代社會，秘書的定義是指“從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務(wù)及日常事務(wù)并為決策及實施提供服務(wù)的人員”.據(jù)記載，在西方國家，秘書最早產(chǎn)生于法國資產(chǎn)階級大革命時期，英國民主革命家、激進派領(lǐng)袖羅伯斯皮爾首先聘用私人秘書，隨后，社會知名人士均以聘請私人秘書作為身份象征，由此秘書職業(yè)迅速風(fēng)行。經(jīng)過幾百年的發(fā)展，秘書已經(jīng)成為世界范圍內(nèi)最普遍的社會職業(yè)之一，現(xiàn)今西方國家的秘書從業(yè)者人數(shù)眾多，分布廣泛，并且在經(jīng)濟越發(fā)達的國家和地區(qū)，秘書從業(yè)人數(shù)越多。秘書職業(yè)以私人聘用制開始，決定了西方國家的秘書職業(yè)在職業(yè)化道路上發(fā)展迅速，日趨成熟�！懊貢币辉~在我國最早出現(xiàn)于《漢書》，其所指經(jīng)歷了由物到人的轉(zhuǎn)變，在晉代之后，宮廷中逐漸開始設(shè)置秘書寺、秘書省等與近代秘書職業(yè)職能相近的官署機構(gòu)。由于中國的歷史和傳統(tǒng)文化的原因，在中國“秘書”一詞更多被賦予了官職的含義。
秘書的專業(yè)化教育是秘書職業(yè)化發(fā)展的重要推動力。我國的秘書專業(yè)教育主要是通過普通高校秘書本科教育和高職高專秘書教育實現(xiàn)。據(jù)不完全統(tǒng)計，我國開設(shè)秘書專業(yè)本科教育的高校有150 多所，開設(shè)高職高專類秘書教育的學(xué)校有800 多所，秘書專業(yè)開辦30 多年來，至今甚至未能列入教育部全日制本科專業(yè)目錄。這與當今中國的社會需求相比，秘書人才培養(yǎng)無論數(shù)量還是質(zhì)量都遠遠不能滿足。特別是在高校中，仍有相當一部分秘書是專業(yè)教師或行政人員轉(zhuǎn)崗擔任，這其中有大部分還不具備文科或管理學(xué)背景，從某種程度上制約了高校秘書的專業(yè)化和職業(yè)化發(fā)展。
行政工作的核心在于管理，而管理的本質(zhì)是服務(wù)。以我校為例，近年來，上海交通大學(xué)在辦學(xué)的各個方面及綜合實力上均取得了快速發(fā)展和大幅提升，一方面得益于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者正確和有遠見的決策，另一方面也得益于學(xué)校的行政機構(gòu)有著較高的效率和很強的執(zhí)行力。面向未來，在學(xué)校高速發(fā)展和日趨國際化的新形勢下，學(xué)校正在著力提倡建設(shè)“服務(wù)機關(guān)、效率機關(guān)、學(xué)習(xí)機關(guān)”,這同時對學(xué)校各級行政秘書的自身素質(zhì)和職業(yè)化提出了更高的要求。我認為，提高學(xué)校行政秘書自身素質(zhì)，推進秘書工作職業(yè)化可以有以下幾個突破點：
第一，提高國際化能力：形成多元文化背景，拓展全球視野，增強外語能力。隨著學(xué)校國際化進程的加速，與外國人員交流合作甚至共事已經(jīng)不僅僅是外事部門的工作，能夠在了解對方文化背景的前提下，順暢與外國人員溝通，并在全球視野下考慮問題和開展工作對于維護學(xué)校的核心利益，建立學(xué)校的國際化形象起著至關(guān)重要的作用。學(xué)校的行政秘書往往是校院領(lǐng)導(dǎo)和教師們對外的直接聯(lián)絡(luò)人和決策的執(zhí)行人，提高秘書的國際化能力是學(xué)校建設(shè)世界一流大學(xué)的有力保障。
第二，深入推進秘書工作的規(guī)范化和流程化建設(shè)。學(xué)校自2007年起，利用兩年時間，在校級行政機關(guān)推進“規(guī)范管理”,對各項行政工作用規(guī)章制度的形式進行規(guī)范化和流程化，將大學(xué)管理和運行效率置于規(guī)范高效的軌道。秘書工作的兼具繁雜性和日常性，對繁雜事務(wù)的規(guī)范化和日常事務(wù)的流程化是提高秘書工作效率的關(guān)鍵，有利于建設(shè)服務(wù)機關(guān)和效率機關(guān)。
第三，充分利用學(xué)校的資源優(yōu)勢，開展秘書學(xué)理論研究。秘書學(xué)理論研究有利于深入認識秘書的職業(yè)性質(zhì)與職業(yè)特征，是秘書職業(yè)化的堅實基礎(chǔ)和強勁動力，是提升秘書自身素質(zhì)和理論水平的必要途徑。高校不同于社會其它組織的顯著特點就是高校擁有大量的學(xué)習(xí)資源和多學(xué)科優(yōu)勢，具備得天獨厚的學(xué)術(shù)氛圍，同時便于解決理論研究與工作實踐脫節(jié)的問題，有利于學(xué)習(xí)型機關(guān)的建設(shè)。
高校行政秘書的職業(yè)化是社會分工細化的必然結(jié)果，也是社會發(fā)展的必然趨勢。推進高校行政秘書的職業(yè)化進程，對于順應(yīng)國際化發(fā)展的潮流，充分發(fā)揮秘書職業(yè)在學(xué)校行政工作中的應(yīng)有作用具有重要意義，也將為實現(xiàn)國家轉(zhuǎn)型時期高校的跨越式發(fā)展提供有力保障。
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