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高校秘書工作職業(yè)化的思考
高校秘書工作職業(yè)化的思考改革開放30余年來，我國經濟高速發(fā)展，國際交流日益頻繁，眾多社會職業(yè)正逐步與國際同行業(yè)接軌，實現職業(yè)化。秘書職業(yè)是現代社會職業(yè)中不可或缺的一種類型，但目前來看，我國的秘書職業(yè)化程度還處于相對較低的水平。
高校行政與社會公共行政的區(qū)別，在于高校的主體是教師，往往其行政的決策者和參與者多為教學或研究一線的教授和專家，他們的主要工作是教學和科研，而具體行政指令的執(zhí)行則依賴各級行政秘書來實現。所以，高校及院系的行政事務處理的關鍵，不在于決策而在于執(zhí)行和落實，高校的行政執(zhí)行力往往取決于機關工作人員包括各級行政秘書高效及職業(yè)化的執(zhí)行力，因此高校以及院系各級行政秘書的職業(yè)化塑造就顯得十分重要。
在現代社會，秘書的定義是指“從事辦公室程序性工作、協(xié)助上司處理政務及日常事務并為決策及實施提供服務的人員”.據記載，在西方國家，秘書最早產生于法國資產階級大革命時期，英國民主革命家、激進派領袖羅伯斯皮爾首先聘用私人秘書，隨后，社會知名人士均以聘請私人秘書作為身份象征，由此秘書職業(yè)迅速風行。經過幾百年的發(fā)展，秘書已經成為世界范圍內最普遍的社會職業(yè)之一，現今西方國家的秘書從業(yè)者人數眾多，分布廣泛，并且在經濟越發(fā)達的國家和地區(qū)，秘書從業(yè)人數越多。秘書職業(yè)以私人聘用制開始，決定了西方國家的秘書職業(yè)在職業(yè)化道路上發(fā)展迅速，日趨成熟�！懊貢币辉~在我國最早出現于《漢書》，其所指經歷了由物到人的轉變，在晉代之后，宮廷中逐漸開始設置秘書寺、秘書省等與近代秘書職業(yè)職能相近的官署機構。由于中國的歷史和傳統(tǒng)文化的原因，在中國“秘書”一詞更多被賦予了官職的含義。
秘書的專業(yè)化教育是秘書職業(yè)化發(fā)展的重要推動力。我國的秘書專業(yè)教育主要是通過普通高校秘書本科教育和高職高專秘書教育實現。據不完全統(tǒng)計，我國開設秘書專業(yè)本科教育的高校有150 多所，開設高職高專類秘書教育的學校有800 多所，秘書專業(yè)開辦30 多年來，至今甚至未能列入教育部全日制本科專業(yè)目錄。這與當今中國的社會需求相比，秘書人才培養(yǎng)無論數量還是質量都遠遠不能滿足。特別是在高校中，仍有相當一部分秘書是專業(yè)教師或行政人員轉崗擔任，這其中有大部分還不具備文科或管理學背景，從某種程度上制約了高校秘書的專業(yè)化和職業(yè)化發(fā)展。
行政工作的核心在于管理，而管理的本質是服務。以我校為例，近年來，上海交通大學在辦學的各個方面及綜合實力上均取得了快速發(fā)展和大幅提升，一方面得益于學校領導者正確和有遠見的決策，另一方面也得益于學校的行政機構有著較高的效率和很強的執(zhí)行力。面向未來，在學校高速發(fā)展和日趨國際化的新形勢下，學校正在著力提倡建設“服務機關、效率機關、學習機關”,這同時對學校各級行政秘書的自身素質和職業(yè)化提出了更高的要求。我認為，提高學校行政秘書自身素質，推進秘書工作職業(yè)化可以有以下幾個突破點：
第一，提高國際化能力：形成多元文化背景，拓展全球視野，增強外語能力。隨著學校國際化進程的加速，與外國人員交流合作甚至共事已經不僅僅是外事部門的工作，能夠在了解對方文化背景的前提下，順暢與外國人員溝通，并在全球視野下考慮問題和開展工作對于維護學校的核心利益，建立學校的國際化形象起著至關重要的作用。學校的行政秘書往往是校院領導和教師們對外的直接聯絡人和決策的執(zhí)行人，提高秘書的國際化能力是學校建設世界一流大學的有力保障。
第二，深入推進秘書工作的規(guī)范化和流程化建設。學校自2007年起，利用兩年時間，在校級行政機關推進“規(guī)范管理”,對各項行政工作用規(guī)章制度的形式進行規(guī)范化和流程化，將大學管理和運行效率置于規(guī)范高效的軌道。秘書工作的兼具繁雜性和日常性，對繁雜事務的規(guī)范化和日常事務的流程化是提高秘書工作效率的關鍵，有利于建設服務機關和效率機關。
第三，充分利用學校的資源優(yōu)勢，開展秘書學理論研究。秘書學理論研究有利于深入認識秘書的職業(yè)性質與職業(yè)特征，是秘書職業(yè)化的堅實基礎和強勁動力，是提升秘書自身素質和理論水平的必要途徑。高校不同于社會其它組織的顯著特點就是高校擁有大量的學習資源和多學科優(yōu)勢，具備得天獨厚的學術氛圍，同時便于解決理論研究與工作實踐脫節(jié)的問題，有利于學習型機關的建設。
高校行政秘書的職業(yè)化是社會分工細化的必然結果，也是社會發(fā)展的必然趨勢。推進高校行政秘書的職業(yè)化進程，對于順應國際化發(fā)展的潮流，充分發(fā)揮秘書職業(yè)在學校行政工作中的應有作用具有重要意義，也將為實現國家轉型時期高校的跨越式發(fā)展提供有力保障。
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