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秘書事務(wù)性工作處理藝術(shù)淺析
秘書事務(wù)性工作處理藝術(shù)淺析在秘書工作中，不論是文字還是事務(wù)秘書，都不可避免地要接觸、應(yīng)對和處理大量的事務(wù)性工作，這既是由秘書工作的性質(zhì)決定的，也是秘書工作的重要內(nèi)容。因此，要游刃有余、恰如其分地處理各類事務(wù)，就必須掌握必要的事務(wù)性工作的處理方法和技巧。秘書事務(wù)性工作的內(nèi)容十分廣泛，從處理日常具體事務(wù)、輔助決策到重大活動的組織協(xié)調(diào)、領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類復(fù)雜問題的處理都需要秘書靈活掌握，可謂面面俱到、事無巨細，特別是對其中一些刺手事務(wù)的處理，更需要秘書具有冷靜的頭腦、科學(xué)的方法、高超的協(xié)調(diào)能力和靈活的人際關(guān)系處理技巧。為此，秘書首先必須了解事務(wù)性工作的主要特點。
一、多樣瑣碎性。從接聽電話、接待來訪、車輛安排、福利發(fā)放、文件處理、檔案管理到承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它事項，所有這些都屬于秘書事務(wù)性工作內(nèi)容，可謂面放量大、千頭萬緒，秘書不得不埋首于“事務(wù)堆”里，花費大量的時間、精力去應(yīng)對。這些事務(wù)性工作往往又是具體瑣碎的，而且很容易出錯，完成了這類事務(wù)性工作常常不為人所知，難見成績，而一旦處理不好就可能使領(lǐng)導(dǎo)工作甚至整個部門的正常運行受到影響。
二、隨機突發(fā)性。一個部門通常按照既定的工作計劃和工作步驟開展日常工作。但是，秘書部門即使將計劃制定得很完美，考慮得很細致，也常常會因突發(fā)事件的出現(xiàn)而打亂整個工作部署，秘書不得不充當(dāng)“滅火員”的角色，迅速調(diào)整策略，處置臨時性、突發(fā)性事件。
三、領(lǐng)導(dǎo)指派性。秘書工作的核心就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，這決定了秘書工作必須緊跟領(lǐng)導(dǎo)的需要。作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，秘書除了要高質(zhì)量地完作成各項分內(nèi)工作外，還必須完成好領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事務(wù)，甚至對領(lǐng)導(dǎo)委托辦理的個人私事也必須全力以赴。
四、保密性。秘書工作具有很強的機密性，因此秘書處理各類事務(wù)必須嚴守保密紀(jì)律，知而不言，做而不做，謹慎從事。秘書事務(wù)性工作的以上幾個特點往往是相互交織在一起的。因此，秘書只有掌握了處理事務(wù)性工作的多種方法和途徑，增強處理的藝術(shù)性，才能充分發(fā)揮參謀助手作用，履行好秘書的職責(zé)。下面，筆者結(jié)合工作實際，簡要介紹幾種常的處理方法。
1、建立臺賬法。秘書在工作中建立必要的臺賬，使雜亂無章的事務(wù)性工作從無序走向有序，是處理好各類事務(wù)的一種有效手段和基本方法。目前，隨著計算機的普及和推廣，可運用辦公自動化手段，借助數(shù)據(jù)庫管理軟件，分門別類地建立人事檔案、工資福利、車輛管理、值班記錄等多種臺賬，用于秘書事務(wù)性工作管理。當(dāng)一次性錄入數(shù)據(jù)后，只要平時做好數(shù)據(jù)的管理、維護和更新，就能在需要時及時調(diào)用，做到有備無患、高效快捷。
2、追根溯源法。此法主要適用于對領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類突發(fā)事件的處理。因處理此類事件往往不屬于秘書的職責(zé)范圍，作為下屬也不便追問領(lǐng)導(dǎo)，這在一定程度上增加了處理的難度。例如，有一次某局新任局長交給秘書一項“重新推薦一名局領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任市里某委員會領(lǐng)導(dǎo)小組成員”的任務(wù)，因此項工作并非秘書的職責(zé)范圍，秘書對許多情況并不了解。秘書接受任務(wù)后，采用了追根溯源的方法：他先與辦公室取得聯(lián)系，摸清參加該委員會上一屆領(lǐng)導(dǎo)小組的局領(lǐng)導(dǎo)是誰，又查到了該委員會的電話號碼，直接與該委員會聯(lián)系，弄清了該委員會對新組成人員的有關(guān)資格要求，然后結(jié)合局領(lǐng)導(dǎo)的分工，向新任局長提交了人選建議名單，獲得了局長批準(zhǔn)，圓滿完成了此項任務(wù)。
3、觸類旁通法。秘書工作的出發(fā)點和落腳點都是為了更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，因此秘書不僅要做好事務(wù)性工作，更要通過對具體瑣碎事務(wù)的處理見微知著、舉一反三，為領(lǐng)導(dǎo)提供理更高層次的服務(wù)。比如，秘書通過處理來信、來訪進行綜合分析，查找工作中存在的不足和薄弱環(huán)節(jié)，及時向領(lǐng)導(dǎo)提出建設(shè)性的意見，就會使領(lǐng)導(dǎo)取得更多的工作主動權(quán)。
4、個人日志法。作為一名秘書，每天都要處理大量的事務(wù)性工作，只有安排好自己的時間，用有限的時間和精力集中處理重要事務(wù)，才能避免在瑣事上糾纏，收到事半功倍的效果。本人在工作中十分注意運用個人信息管理軟件處理日常事務(wù)，大大提高了工作效率。目前，運用較廣的是微軟Office辦公軟件中的Outlook Express和中國人自己設(shè)計的友情強檔WINPIM軟件（各類網(wǎng)站均可下載，20元就可注冊長期使用）。借助此類軟件可以妥善地管理個人的通訊錄、名片、聯(lián)系人等信息，還可以管理個人日記、日程安排、待辦任務(wù)以及備忘錄信息，特別是對待辦事務(wù)具有定時提醒功能，使用后可以極大地增加工作的計劃性、條理性。
5、綜合處理法。在日常工作中，將事務(wù)性工作按照輕重緩急進行排列，優(yōu)先處理重要的事和急事，對一些不重要、不緊急但又必須辦的事務(wù)，采取合并同類項的方法有計劃地進行指處理，可以收到事半功倍之效。比如，在處理文件時可暫緩處理一般性傳閱文件，待緊急文件來時一并送給領(lǐng)導(dǎo)，這樣既節(jié)省了來回送文的時間，又可避免因瑣事而頻繁地打攪領(lǐng)導(dǎo)。
6、授權(quán)委托法。秘書在特殊的情況下也可將一些常規(guī)性事務(wù)工作委托其他人員處理，以集中精力處理難事。比如，可把文件復(fù)印、裝訂等簡單的操作性事務(wù)交打字員完成，等等。
總之，只要秘書在平時工作中多積累、善總結(jié)，遇事沉著冷靜、膽大心細，就能不斷提高處理事務(wù)性工作的藝術(shù)，履行好秘書職責(zé)，贏得領(lǐng)導(dǎo)和同事們的認可。
來源:溫州秘書網(wǎng)
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