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助學(xué)濟困聯(lián)合會執(zhí)行委會員第一次會議紀(jì)要
廣州市蘿崗區(qū)草根助學(xué)濟困聯(lián)合會執(zhí)行委會員第一次會議紀(jì)要[2013]31 號
二○一三年九月十六日 簽發(fā)：黎小東
2013年9月15日下午，廣州市蘿崗區(qū)草根助學(xué)濟困聯(lián)合會（簡稱“草根助學(xué)會”）在科學(xué)城圓滿召開了半年工作會議暨第一次會員代表大會，會議通過差額選舉誕生了第一屆執(zhí)委會成員。會后， 執(zhí)委委員召開了第一次會議，會長黎小東，副會長王又鋒，第一屆執(zhí)行委員會委員、工作人員羅慧梅、何放權(quán)、張進步、余銀標(biāo)、黃少燕、陳妮妹等參加了會議，會議紀(jì)要如下：
一、確認(rèn)執(zhí)行委員會及內(nèi)設(shè)機構(gòu)負(fù)責(zé)人
經(jīng)會長提名，會議表決通過執(zhí)行委員會及內(nèi)設(shè)機構(gòu)負(fù)責(zé)人任命事宜，會議決定：
聘饒登興為執(zhí)行委員會總干事；
聘黃愛華為執(zhí)行委員會副總干事，主持執(zhí)行委員會日常工作，兼任發(fā)展規(guī)劃部部長；
聘鐘飛興為品牌推廣總監(jiān)；
聘夏曉英為行政事務(wù)部部長；
聘郭文青為助學(xué)管理部部長；
聘羅慧梅為會員管理部部長；
聘何放權(quán)為品牌推廣部部長；
聘鐘怡為助學(xué)管理部副部長；
聘江文健為會員管理部副部長；
聘何鳳賢為會員管理部副部長；
聘夏黎為監(jiān)事會主席；
聘孫方方為監(jiān)事會監(jiān)事。
上述人員，聘期兩年，從二○一三年九月十五日至二○一五年九月十四日止。
二、研究執(zhí)行委員會內(nèi)設(shè)部門工作分工
會議對各部門工作分工進行了討論交流，決定如下：
（一）行政管理部
1、制、收、發(fā)文件材料，起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿、邀請函和匯報材料；
2、整理、保管草根助學(xué)會文件檔案；
3、經(jīng)辦草根助學(xué)會綜合性、專題性會議；
4、承辦對外交流、考察接待，協(xié)調(diào)公共關(guān)系；
5、管理公共郵箱，受理相關(guān)咨詢；
6、保管證照、印章，辦理證照年審和相關(guān)資格認(rèn)定工作；
7、辦理草根助學(xué)會財務(wù)管理工作；
8、負(fù)責(zé)人事管理工作；
9、物資采購、收發(fā)及保管；
10、承辦黨支部、會長、執(zhí)委會交辦的其他事務(wù)。
�。ǘ┢放仆茝V部
1、培育和維護宣傳資源；
2、開展對外宣傳；
3、編印內(nèi)部刊物；
4、維護和推廣各宣傳平臺；
5、處理公共危機；
6、制作宣傳資料；
7、建立宣傳檔案與收集稿樣。
（三）發(fā)展規(guī)劃部
1、制訂發(fā)展規(guī)劃；
2、牽頭制訂規(guī)章制度與工作流程；
3、審核各部門規(guī)章制度，協(xié)調(diào)部門間的銜接和配合；
4、組織策劃公益項目和大型活動；
5、審核分支機構(gòu)成立、合并與注銷；
6、檢查、指導(dǎo)、考核分支機構(gòu)工作；
7、負(fù)責(zé)各部門、執(zhí)行委員會成員業(yè)績考核；
8、開展對外聯(lián)誼工作，維護公共關(guān)系。
�。ㄋ模┲鷮W(xué)管理部
1、采集、核實、發(fā)布、維護求助信息；
2、建立助學(xué)款物收支臺帳；
3、收集助學(xué)登記卡，建立資助人、受助人名冊；
4、指導(dǎo)分支機構(gòu)運用當(dāng)?shù)仄脚_籌集助學(xué)款物；
5、審核助學(xué)款物發(fā)放申請；
6、送達助學(xué)款物并進行反饋；
7、回訪助學(xué)款物使用情況；
8、與資助人、受助人保持聯(lián)系，跟蹤反饋信息；
9、會同發(fā)展規(guī)劃部，策劃實施助學(xué)項目。
�。ㄎ澹⿻䥺T管理部
1、辦理會員入會申請；
2、建立會員檔案、會員名冊；
3、與會員保持溝通聯(lián)系；
4、建立會員能進能出機制；
5、做好會員服務(wù)、會員考核、會員激勵工作；
6、配合監(jiān)事會對會員違紀(jì)行為進行核查、處理；
7、志愿時系統(tǒng)相關(guān)工作。
三、任命分支機構(gòu)負(fù)責(zé)人
依據(jù)章程修正案，會議研究討論了分支機構(gòu)人選，并決定：
任命饒登興兼任貴州地區(qū)聯(lián)絡(luò)組組長；
任命張進步為河源地區(qū)聯(lián)絡(luò)組組長；
任命胡暨江為廣州地區(qū)聯(lián)絡(luò)組組長；
任命梁詩為衡陽聯(lián)絡(luò)組組長；
會議要求，上述分支機構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)盡快組建工作團隊，報執(zhí)行委員會備案。
四、研究討論各部門近期重點工作
會議聽取了與會人員對下一步工作的意見建議，并進行了交流討論，明確了各部門重點工作：
第一，會員管理部要完善會員管理制度和流程，建立會員檔案，加強會員考勤和考核，激勵會員發(fā)揮作用；
第二，品牌推廣部要加強宣傳策劃，通過網(wǎng)站建設(shè)、編印簡報、推出“草根好人”等形式宣傳草根，增加宣傳亮點，擴大草根影響；
第三，助學(xué)管理部要加強求助學(xué)生后續(xù)跟蹤反饋工作，同時要主動尋找有車的會員和愛心人士參與助學(xué)活動；
第四，發(fā)展規(guī)劃部要牽頭制訂草根助學(xué)會規(guī)章制度和工作流程，編制草根助學(xué)會制度匯編，要總結(jié)項目運行和事務(wù)工作經(jīng)驗，固化工作模式；
第五，行政事務(wù)部要加強文檔管理、物資管理工作，并做好理事聯(lián)絡(luò)服務(wù)工作；
第六，監(jiān)事會要抓好工作督辦，對執(zhí)委及會員、理事言行監(jiān)督。
五、研究其他事項
會議根據(jù)與會人員的意見建議，明確以下工作：
要加強會員人文關(guān)懷，定期開展會員生日聚會活動，走訪慰問患病會員；
要加強會員發(fā)展工作，提高會員發(fā)展質(zhì)量，對會員進行考核，對會員履行義務(wù)進行提醒和警示，并對不符合要求的會員及時清退；
要加強活動物資采購預(yù)算控制，充分利用現(xiàn)有物資，精打細(xì)算，避免重復(fù)采購和浪費；
要加強人才隊伍建設(shè)，養(yǎng)育核心骨干。重點是各部門要主動物色合適人選，吸納人才，壯大部門工作隊伍，培養(yǎng)項目負(fù)責(zé)人，儲備優(yōu)秀人才；
要嚴(yán)格會議制度，保持月度網(wǎng)絡(luò)會議，嚴(yán)格會議考勤、會議記錄，并形成會議紀(jì)要。
由胡暨江牽頭制訂百名貧困學(xué)生課外輔導(dǎo)計劃，于2013年9月25日前報蘿崗區(qū)慈善會申報活動經(jīng)費及廣州市慈善會申報“相伴成長”專項基金；
由夏曉英、羅慧梅協(xié)助會長黎小東跟進草根助學(xué)會黨支部活動室裝修工作。
會長黎小東進行了會議總結(jié)，首先祝賀執(zhí)行委員會的順利成立，并表示執(zhí)行委員會作為草根助學(xué)會的決策機構(gòu)，必須務(wù)實地推進草根助學(xué)會各項工作，并要求執(zhí)行委員會委員、各部門要在做好本職工作的同時，要做好以下工作：
第一，沒有擔(dān)任部門負(fù)責(zé)人的執(zhí)委會成員和其他工作人員，根據(jù)個人特長主動申報并參與有關(guān)部門工作。
第二，各部門要于國慶節(jié)前制訂本部門工作制度、工作流程及表格。
第三，執(zhí)行委員會、部門負(fù)責(zé)人要思考本部門和本崗位工作，并于2013年10月1日前就實現(xiàn)草根轉(zhuǎn)型提出書面建議。
第四，執(zhí)行委員會要定期召開會議，研究工作。執(zhí)行委員會委員參加會議、表決決策事項，會長、副會長、品牌推廣、監(jiān)事會主席列席會議。
第五，草根助學(xué)會全體工作人員要開設(shè)微博、微信，積極宣傳草根，相互互動，并作為工作人員考核的指標(biāo)。
第六，要發(fā)公告通知草根助學(xué)會原有工作人員在國慶節(jié)前志愿申請到新的部門參加工作，讓有熱心的人重新點燃激情，把不適應(yīng)組織發(fā)展形勢和要求的人員清理出工作隊伍，打造忠誠、勤勉、高效的草根助學(xué)會工作團隊；同時創(chuàng)建草根助學(xué)會執(zhí)行委員會工作人員群，通知團隊工作人員加入，并嚴(yán)格限定入群人員；原草根助學(xué)會工作人員由群創(chuàng)建人員自行關(guān)閉。
第七，全體工作人員要提供一張正式一點的個人半身生活照片，于9月25日前發(fā)到行政事務(wù)部夏曉英處，用于網(wǎng)站上公示團隊工作人員之用。
出 席：（16人）
黎小東、王又鋒、郭文青、江文健、宋小奮、高銘涓
黃愛華、何放權(quán)、胡暨江、黃少燕、羅慧梅、何鳳賢
張進步、余銀標(biāo)、陳妮妹、孫方方
記 錄：孫方方
請 假：夏曉英、車立斌
發(fā)：工作人員
草根助學(xué)會行政事務(wù)部 2013年9月16日印發(fā)
校對人：孫方方 審核人：黃愛華
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