“六招”寫好申報(bào)材料

　　“六招”寫好申報(bào)材料
　　
　　作者/李利利
　　
　　申報(bào)材料是上級機(jī)關(guān)考察、考核下級單位工作開展、落實(shí)情況的主要依據(jù)之一。特別在年末之際，各單位要寫作大量的申報(bào)材料，展示本單位的工作落實(shí)情況，爭取在考察、考核中獲得好成績。因此寫作申報(bào)材料不僅是秘書工作的重要內(nèi)容，也是秘書必須掌握的工作技能之一。在此，筆者整理多年的申報(bào)材料寫作經(jīng)驗(yàn)，與秘書朋友們分享。
　　
　　一般認(rèn)為，寫作申報(bào)材料應(yīng)該先整理、收集材料，再動筆寫作。而筆者認(rèn)為，該寫作方法欠妥。要寫好申報(bào)材料，應(yīng)當(dāng)按照“研究考核標(biāo)準(zhǔn)”、 “分析實(shí)際狀況”、 “梳理寫作思路”、“構(gòu)建文章框架”、 “寫作具體內(nèi)容”、 “進(jìn)行對標(biāo)核查”六個(gè)步驟來進(jìn)行。
　　
　　一、認(rèn)真研究考核標(biāo)準(zhǔn)
　　
　　研究上級機(jī)關(guān)發(fā)送的關(guān)于報(bào)送申報(bào)材料的文件是寫作申報(bào)材料的第一步。認(rèn)真研究上級文件對申報(bào)材料的要求，是寫好申報(bào)材料最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，也是最重要的前提。
　　
　�。ㄒ唬┟鞔_考察考核項(xiàng)目及標(biāo)準(zhǔn)。秘書在寫作申報(bào)材料前，首先要仔細(xì)研讀上級機(jī)關(guān)印發(fā)的文件，對文件精神及對申報(bào)材料的具體要求做到心中有數(shù)。一是要通讀、研讀文件全文，明確寫作申報(bào)材料的目的，特別要明確上級機(jī)關(guān)通過申報(bào)材料想實(shí)現(xiàn)的目的。二是要明確上級機(jī)關(guān)通過申報(bào)材料來考察、考核的項(xiàng)目，以及相對應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)。這些項(xiàng)目及標(biāo)準(zhǔn)，一般都會在文件中或者是文件的附件中予以明確，秘書要仔細(xì)研讀，將其內(nèi)化于心。
　　
　　（二）抓住關(guān)鍵考核內(nèi)容和要求。在仔細(xì)研讀上級機(jī)關(guān)文件、明確考核內(nèi)容及項(xiàng)目的基礎(chǔ)上，秘書要即時(shí)提煉，抓住考察、考核的關(guān)鍵內(nèi)容，并熟知與之相對應(yīng)的具體要求。抓住關(guān)鍵考核內(nèi)容及要求，便于在文章構(gòu)思、具體寫作的過程中突出重點(diǎn)，向上級充分展示其想了解的內(nèi)容。
　　
　�。ㄈ�）縱向分析比較考核標(biāo)準(zhǔn)。在研讀申報(bào)材料要求及考核標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，秘書要有意識地展開“三看”，即“看過去”、 “看現(xiàn)在”、 “看未來”�！翱催^去”指的是秘書要知道同樣的申報(bào)材料在去年、前年的考核要求是什么； “看現(xiàn)在”指的是秘書要掌握當(dāng)前申報(bào)材料的要求； (申報(bào)材料　www.gymyzhishaji.com)“看未來”指的是秘書在比較過去、現(xiàn)在對同一或者類似申報(bào)材料要求的基礎(chǔ)上，預(yù)測今后對這一申報(bào)材料的要求及其考核方法、標(biāo)準(zhǔn)。對比研究過去、，現(xiàn)在的考核標(biāo)準(zhǔn)，有助于秘書與時(shí)俱進(jìn)，具體問題具體分析，根據(jù)不同要求及標(biāo)準(zhǔn)寫作不同的申報(bào)材料。
　　
　　只有在仔細(xì)、充分研讀上級機(jī)關(guān)文件精神，明確、掌握上級機(jī)關(guān)考察、考核內(nèi)容項(xiàng)目以及與之相對應(yīng)的衡量標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，秘書方能更好地寫作申報(bào)材料。
　　
　　二、仔細(xì)分析實(shí)際狀況
　　
　　仔細(xì)分析、研究本單位的實(shí)際狀況，是秘書寫作申報(bào)材料的第二步。秘書在掌握了考察考核項(xiàng)目及評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)之后，要迅速投入到分析、梳理本單位實(shí)際情況以及相關(guān)材料的工作中。
　　
　�。ㄒ唬┟鞔_現(xiàn)成的相關(guān)材料。在分析本單位實(shí)際狀況、梳理整理相關(guān)材料時(shí)，秘書要對照申報(bào)材料要求，整理好自己清楚知道或者通過其他途徑能得到的相關(guān)資料，將這些材料——列表登記。同時(shí)，還要考慮這些材料的應(yīng)用范圍、位置安排、展示方式以及使用后所體現(xiàn)出的價(jià)值等。
　　
　　（二）明晰需要挖掘的材料。在寫作申報(bào)材料的過程中，較麻煩、耗時(shí)較多的工作是收集、分析、總結(jié)挖掘資料。有的資料是現(xiàn)成的，有的資料是半成品，而很多資料需要秘書通過分析或者協(xié)同生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)部門一起挖掘整理。一般而言，具體做法、比較數(shù)據(jù)、出現(xiàn)問題的客觀原因以及形成的模式、經(jīng)驗(yàn)等要素材料需要進(jìn)一步挖掘。如可將具體生產(chǎn)項(xiàng)目以年度為單位進(jìn)行比較，挖掘歷年來持續(xù)增長的項(xiàng)目，并分析原因、展示具體做法。
　　
　�。ㄈ�）清楚展示有特色的內(nèi)容。秘書要對如何充分展示本單位工作中形成的特有模式、經(jīng)驗(yàn)等“特色產(chǎn)品”做到心中有數(shù)。這些特色材料，秘書可通過如下方法獲得：一是在日常工作中特別是在材料整理的過程中，注意收集、整理、提煉；二是通過業(yè)務(wù)部門的介紹、推薦而獲得；三是在準(zhǔn)備材料的過程中，通過橫向、縱向分析比較而挖掘、發(fā)現(xiàn)。在寫作申報(bào)材料時(shí)，秘書一定要有“特色理念”，以充分展示本單位獨(dú)具特色的工作方法、生產(chǎn)管理模式、創(chuàng)新經(jīng)驗(yàn)及其所帶來的價(jià)值提升。
　　
　　寫作申報(bào)材料時(shí)，秘書要圍繞各項(xiàng)要求及評定標(biāo)準(zhǔn)，立足本單位實(shí)際情況，全面梳理、仔細(xì)分析所需要的資料，明確哪些資料可以直接引用，哪些資料需要進(jìn)一步挖掘與整理。秘書在收集、整理材料的過程中，要圍繞評定標(biāo)準(zhǔn)分析每一類資料所體現(xiàn)出的價(jià)值以及在材料中的展示方式等。
　　
　　三、全面梳理寫作思路
　　
　　在掌握考核標(biāo)準(zhǔn)、材料寫作要求并收集整理相關(guān)資料的基礎(chǔ)上，秘書要圍繞考核要點(diǎn)、本單位特色工作或者亮點(diǎn)工作展開構(gòu)思，理順寫作思路。
　　
　�。ㄒ唬┚o緊圍繞考核要點(diǎn)。秘書在構(gòu)思時(shí)，要將各項(xiàng)考核要點(diǎn)內(nèi)化于心，并緊緊圍繞考核要點(diǎn)展開。秘書要對所有考核標(biāo)準(zhǔn)按重要程度排序，即根據(jù)考核要求在材料整體要求中所占比重加以排序�；�本要求、關(guān)鍵要點(diǎn)等是材料得分的關(guān)鍵點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先、著重考慮。
　　
　　（二）主要扣住得分項(xiàng)目。秘書既要緊緊圍繞考核要點(diǎn)構(gòu)思，又要根據(jù)本單位的實(shí)際情況，緊緊扣住本單位能夠“得分”的內(nèi)容進(jìn)行。在構(gòu)思時(shí)，對本單位已經(jīng)完成、比較出色的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)考慮，對于完成情況一般甚至沒有完成的相關(guān)內(nèi)容，可適當(dāng)減弱其在材料中的比重。
　　
　　（三）貫穿展示自身特色。在構(gòu)思時(shí)，秘書要充分考慮本單位的特色，特別是能通過數(shù)據(jù)等資料展示的特色要作為重要內(nèi)容加以安排。在這個(gè)過程中，秘書要根據(jù)本單位的實(shí)際情況進(jìn)行梳理。如果該特色屬于上級考核的關(guān)鍵點(diǎn)，秘書可以將其“放大”，使其成為本單位申報(bào)材料的核心；如果特色產(chǎn)生于重要的考核項(xiàng)目上，秘書在構(gòu)思時(shí)就要充分考慮如何展示特色。
　　
　�。ㄋ模┡哦▋�(nèi)容先后次序。在圍繞考核項(xiàng)目要點(diǎn)和自身特色構(gòu)思的基礎(chǔ)上，秘書要對所有材料進(jìn)行排序。排序時(shí)，一要深入分析考核項(xiàng)目之間的內(nèi)在邏輯關(guān)系，二要認(rèn)真考慮自身特色與考核項(xiàng)目之間的邏輯關(guān)系，三要全面權(quán)衡“得分點(diǎn)”與“失分點(diǎn)”之間的邏輯關(guān)系。總之，在材料的整體布局上，最為重要的內(nèi)容、最為突出的特色、最為明顯的“得分點(diǎn)”一定要排在靠前位置；在材料的某一部分中，最能展示工作實(shí)況、工作成績和自身特色的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先安排。
　　
　　四、慎重構(gòu)建文章框架
　　
　　構(gòu)建文章基本框架是秘書寫作申報(bào)材料的第四步。在理順材料寫作思路的基礎(chǔ)上，秘書應(yīng)當(dāng)搭建材料基本框架，包括概括文章題目、寫作文章二級標(biāo)題、列出文章二級標(biāo)題下的主要內(nèi)容點(diǎn)、寫作導(dǎo)語及結(jié)束語等。
　　
　�。ㄒ唬┝粱�文章題目和標(biāo)題。俗話說，題好文一半。申報(bào)材料也是如此。如果能夠?qū)懗鲆粋�(gè)切合要點(diǎn)、特色突出、簡潔明了、朗朗上口的申報(bào)材料標(biāo)題，則申報(bào)材料幾乎成功了一半。在確立文章框架時(shí)，秘書要先擬好文章題目，然后列出文章二級標(biāo)題，再寫好文章的導(dǎo)語與結(jié)束語。題目是整個(gè)申報(bào)材料的統(tǒng)帥、靈魂。寫作時(shí)要注意如下幾個(gè)方面：一是要緊緊圍繞關(guān)鍵考核要點(diǎn)或者突出特色概括總結(jié)，二是要盡量簡短、易懂，三是要應(yīng)用對仗、借代等文學(xué)手法加以美化。擬定二級標(biāo)題時(shí)應(yīng)注意以下四點(diǎn)：一是要緊緊圍繞文章題目展開，所有二級標(biāo)題的“合集”即為文章的標(biāo)題；二是要合理安排二級標(biāo)題的先后次序，重要的、特色突出的優(yōu)先安排；三是二級標(biāo)題盡量“一氣呵成”，邏輯性強(qiáng)、前后呼應(yīng)；三是在列出二級標(biāo)題后，要逐個(gè)點(diǎn)出該標(biāo)題下所要呈現(xiàn)的、展示的、寫作的內(nèi)容要點(diǎn)，并對其排序；四是要力求二級標(biāo)題的寫作思路、寫作手法、外在形式的協(xié)調(diào)、統(tǒng)一。
　　
　　（二）寫好導(dǎo)語與結(jié)束語。導(dǎo)語與結(jié)束語應(yīng)當(dāng)作為申報(bào)材料的組成部分通盤考慮。寫作導(dǎo)語應(yīng)當(dāng)注意如下幾個(gè)方面：一是要交待上級機(jī)關(guān)的文件精神及要求；二是要概括介紹本單位執(zhí)行的過程；三是要?dú)w納出本單位取得的成績及經(jīng)驗(yàn)；四是要力求精簡，多用短句，多用數(shù)據(jù)，多寫實(shí)際做法，少用套話空話。在寫作結(jié)束語時(shí)應(yīng)注意如下幾個(gè)方面內(nèi)容：—是要對整篇文章的內(nèi)容進(jìn)行小結(jié)；二是要對申報(bào)材料所反映的具體做法以及取得的成績進(jìn)行概括總結(jié)；三是要對整個(gè)單位的工作作自我評價(jià)；四是要展示下一步的工作思路、計(jì)劃。
　　
　　在理順?biāo)悸分�后，�?yīng)當(dāng)抓住申報(bào)材料的文章題目、導(dǎo)語、二級標(biāo)題、結(jié)束語等基本內(nèi)容，擬定文章寫作框架。
　　
　　五、巧妙寫作具體內(nèi)容
　　
　　寫作具體內(nèi)容是寫作申報(bào)材料的第五步。在明確考核要點(diǎn)及標(biāo)準(zhǔn)、掌握實(shí)際情況及資料、完成思路梳理、擬定文章架構(gòu)之后，對于整個(gè)申報(bào)材料寫作而言，主要內(nèi)容已經(jīng)完成。接下來秘書只需對照已經(jīng)擬定的文章“骨架”添補(bǔ)“血肉”即可。在填充具體內(nèi)容的過程中，秘書應(yīng)當(dāng)掌握如下幾個(gè)方面的技巧。
　　
　�。ㄒ唬┬纬梢环N寫作視角。在申報(bào)材料寫作過程中，秘書要逐步形成一種寫作視角，即通過橫向分析比較和縱向觀察發(fā)現(xiàn)發(fā)展趨勢來寫作。在具體內(nèi)容的寫作過程中，秘書要通過橫向、縱向兩個(gè)方面的比較，充分展示所獲得的成果。特別在寫作關(guān)鍵內(nèi)容時(shí)，更要在這一視角的指導(dǎo)下組織語句，整理展示數(shù)據(jù)。
　　
　�。ǘ�）套用一個(gè)寫作范式。在寫作具體內(nèi)容的過程中，秘書要學(xué)會套用一種寫作范式。在擬定好文章標(biāo)題的基礎(chǔ)上，在標(biāo)題下填充具體內(nèi)容時(shí)，秘書應(yīng)當(dāng)套用如下范式，即先陳述工作開展思路，然后陳述具體做法，再展示所取得的成果。其中要對做法與成果展開定量分析，對思路與效果進(jìn)行定性總結(jié)。
　　
　�。ㄈ�）掌握一個(gè)寫作技巧。在具體內(nèi)容寫作過程中，秘書應(yīng)當(dāng)掌握一個(gè)寫作技巧。這個(gè)技巧包括兩個(gè)方面：一是要用具體措施吸引眼球，二是要用數(shù)據(jù)分析說服審閱者。寫作具體內(nèi)容時(shí)，可分類陳述本單位實(shí)施關(guān)鍵項(xiàng)目時(shí)采取的具體措施，大量列舉具體做法、案例、經(jīng)驗(yàn)等，以充實(shí)和豐富申報(bào)材料，吸引審閱者、評定者的眼球。同時(shí)，要通過分析數(shù)據(jù)的方法，展示如何具體開展工作，取得的成果如何豐碩等。
　　
　　六、務(wù)必進(jìn)行對標(biāo)棱查
　　
　　檢查、修改完善申報(bào)材料是秘書寫作申報(bào)材料的第六步。在檢查申報(bào)材料時(shí)，對文章邏輯、文章架構(gòu)、文字語言等方面要全面檢查，重點(diǎn)要對照申報(bào)材料的寫作要求及評定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全面的檢查、評定。秘書可以假設(shè)自己是評審者，當(dāng)看到這樣的申報(bào)材料時(shí)，該如何對照既有的標(biāo)準(zhǔn)打分評價(jià)。
　　
　　（一）檢查考核內(nèi)容是否齊全。在初步寫完申報(bào)材料后，秘書要對照上級機(jī)關(guān)的要求及評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)對全篇材料進(jìn)行檢查，主要看所寫的題目、二級標(biāo)題、三級標(biāo)題、具體內(nèi)容是否符合評審要求，是否與上級機(jī)關(guān)的評定標(biāo)準(zhǔn)相符，是否能夠在諸多的申報(bào)材料中脫穎而出。同時(shí)，秘書還要檢查，上級機(jī)關(guān)所要考察、考核的內(nèi)容是否齊全，反映材料是否充分展示了關(guān)鍵的“得分點(diǎn)”所要的內(nèi)容，是否能夠得到應(yīng)得的和力爭能夠得到的“分?jǐn)?shù)”。
　　
　�。ǘ�）檢查自身特色是否展示充分。在檢查所寫內(nèi)容是否符合申報(bào)材料的寫作要求及評定標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，秘書還應(yīng)當(dāng)審查申報(bào)材料是否充分展示了本單位工作中形成的先進(jìn)做法、經(jīng)驗(yàn)及模式。一般情況下，一個(gè)申報(bào)評優(yōu)項(xiàng)目常會有多家單位展開角逐。秘書想讓自己單位的申報(bào)材料“鶴立雞群”，就必須在材料中充分展示本單位的經(jīng)驗(yàn)與做法。所以，秘書在寫完申報(bào)材料后，一定要檢查申報(bào)材料是否充分展示了本單位的特色，以及特色是否鮮明。
　　
　　（三）檢查結(jié)構(gòu)、語法、標(biāo)點(diǎn)及數(shù)據(jù)等。在完成寫作后，秘書還要檢查文章題目是否與文章內(nèi)容相切合，文章的結(jié)構(gòu)是否合理、完整，文章的語言運(yùn)用是否妥當(dāng)、語句是否通順，文章的前后邏輯順序是否合理，文章標(biāo)點(diǎn)使用是否正確，以及所采用的數(shù)據(jù)是否真實(shí)合理，能否經(jīng)得住推敲與考證。 仔細(xì)檢查申報(bào)材料并作適當(dāng)?shù)男薷耐晟�，是寫作申�?bào)材料的最后一步，也是不可缺少的一步。秘書在寫作時(shí)，一定不能小看甚至忽略了這一步。
　　
　　一般來說，通過提交申報(bào)材料的方式評優(yōu)的工作在每年特別是年底都要展開。秘書必須直面申報(bào)材料寫作工作，不怕、不急、不妥協(xié)，積極、主動、認(rèn)真地完成寫作任務(wù)。我們相信，按照上述六個(gè)步驟，秘書一定能夠?qū)懗鲞m合本單位實(shí)際、能夠充分展示本單位特色的具有說服力的申報(bào)材料。
　　
　�。ㄗ髡邌挝唬褐袊�移動重慶 公司城區(qū)一分公司）

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