匯報材料的寫法及格式

　　匯報材料的寫法及格式
　　
　　寫匯報材料，是向上級匯報反映情況讓上級了解下情，或請求上級幫助下級解決問題的一種方式。匯報材料可以是口頭匯報的腳本，也可以是供上級閱讀的書面材料。匯報材料寫得好不好，不僅會影響領(lǐng)導的決策，也會影響到上級對下級的幫助。要提高寫作"匯報材料"的質(zhì)量，需要注意"清、重、實"三點要求。
　　
　　一、清
　　
　　"清"就是思路清晰。匯報材料不管是供書面交流還是供口頭交流，上級組織或領(lǐng)導在看或聽匯報材料的時候，也在思索材料所講述的事實、所分析的問題，同樣存在一個思維過程。如果匯報材料寫得不符合思維習慣，就會讓人覺得東一榔頭，西一棒子，摸不著頭腦。因此，匯報必須理清思路。
　　
　　理清思路，首先就是要理清匯報的順序�！吨芤住氛f："言有序。"所謂"序"，就是思路有條理而不紊亂。在匯報材料中的表現(xiàn)，就是謀篇布局，安排層次段落、開頭結(jié)尾、過渡呼應(yīng)等合理有序。匯報順序既有常規(guī)順序，也有非常規(guī)順序。英國文學家約翰？巴洛茲說："一顆寶石跟一塊普通石頭的區(qū)別并不在本質(zhì)，而在于分子的排列--結(jié)晶的方式。木炭和金剛鉆是一樣的，但在外觀上和效用上，它們的差別可多遠��！珍珠所含的成分，沒有一種是不能在最粗糙的蚌殼中找到的。"這就告訴我們：說同樣一件事情，如果順序安排不同，效果是不一樣的。
　　
　　對常規(guī)思維習慣來說，在敘述某一件事情的時候，應(yīng)在時空立體上展開。匯報的順序可以按照事情發(fā)展的順序：開端--發(fā)展--結(jié)局；介紹某個空間對象的時候，常常是按照由外到里（由里到外），或者由上到下（由下到上）、由左到右（由右到左）等；介紹某個人物的時候，常常是由過去到現(xiàn)在，或者由現(xiàn)在追溯到過去；介紹某個單位事跡的時候，常常要把事跡分成幾個方面，在劃分事跡類型的時候，常常是先政治，后業(yè)務(wù)……；論說某個道理常常是在事理的平面展開的，比如，整體與部分、屬性與關(guān)系、個別與一般、現(xiàn)象與本質(zhì)、因果與條件、必然與或然等等。
　　
　　對非常規(guī)思維習慣來說，匯報材料如果要按照非常規(guī)的思維過程寫，那就需要注意兩點：
　　
　　一要了解閱讀匯報材料者的思維習慣；
　　
　　二要注意按這種非常規(guī)思維習慣來說，是否能夠取得更好的匯報效果。比如，向領(lǐng)導匯報某件事情的做法，既可以按通常習慣，先介紹干這件事情的經(jīng)過，再介紹干這件事情的結(jié)果（效果）；也可以按反常的思維習慣，先介紹結(jié)果（效果）再介紹取得這樣效果的做法。兩者比較，后者的效果更好--能先聲奪人，吸引看材料的人認真讀下去。如果拿著匯報材料向領(lǐng)導作口頭匯報，用后一種思維習慣介紹，還會有試探作用--試探領(lǐng)導對其是否感興趣。
　　
　　其次，要注意材料內(nèi)容之間的邏輯關(guān)系。邏輯關(guān)系包括：因果關(guān)系、并列關(guān)系、遞進關(guān)系、條件關(guān)系等等。如果匯報材料能夠把材料之間的邏輯關(guān)系表述清楚，那就能夠幫助閱讀匯報材料者掃清閱讀的思路障礙，準確把握匯報材料所要傳達的有關(guān)信息。
　　
　　如何理清思路？最常用的辦法是反復推敲，列出提綱。列提綱要由大到小，一級標題下要有二級標題，二級標題下面要有三級標題……提綱列得越詳細，匯報起來思路就會越清晰。列出不同級別的提綱，一定要注意它們相互之間的邏輯關(guān)系。如果上下級別的提綱是推論關(guān)系的，還要考慮它們是否具有推出的必然性。在同級標題之間，還要注意它們是否具有不相容的關(guān)系，如果出現(xiàn)了全同、交*、包含或被包含的關(guān)系，就表明提綱之間存在著邏輯混亂，必須修改，不然就會把思路搞亂。如果前后內(nèi)容存在一定跨度，在內(nèi)容轉(zhuǎn)換的時候，一定要使用過渡句，使內(nèi)容銜接自然，反之，則容易使聽匯報的人覺得突兀，跟不上匯報者的思路。
　　
　　二、重
　　
　　"重"就是重點突出。一般來說，匯報材料的內(nèi)容通常包括：工作開展情況、主要做法及成效、存在問題及今后的打算等幾個方面，但面面俱到往往事倍功半。匯報材料要突出重點，就要做到有"點"有"面"。"點"就是重點，應(yīng)當展開講、深入講；"面"是非重點，在匯報材料里，只是起輔助性說明性的作用，應(yīng)該適當濃縮。
　　
　　寫匯報材料應(yīng)當根據(jù)什么標準來確定匯報重點呢？一般情況下，以下兩條可以作為確定重點的依據(jù)。
　　
　　第一，凡是符合上級領(lǐng)導聽匯報意圖的，就是匯報材料的重點。任何工作均有輕重緩急，上級領(lǐng)導聽取下級的匯報，總有一定的目的性，對匯報內(nèi)容、匯報時間、匯報形式、匯報范圍等，都會有明確要求。撰寫者必須深刻領(lǐng)悟上級意圖，仔細揣摩這些要求，必要時還可通過其他信息渠道，更廣泛更深入地了解上級領(lǐng)導近來重點關(guān)注的是什么、重點抓的工作是什么。這就可以有的放矢，做到上級不關(guān)注的不匯報，上級已經(jīng)了解的不匯報。
　　
　　第二，凡是能夠突出自我特色的，就是匯報材料的重點。如果匯報材料沒有特色，喪失自我或少了自我，匯報也就沒有個性，自然也就失去了本來的意義。要突出特色就要做到常規(guī)性的內(nèi)容不講，與別人相同的內(nèi)容不講。只有從本單位的實際出發(fā)，選取有特色的工作，挖掘有特色的效果，才能達到"人無我有，人有我強"的效果。"特色"不僅指工作成績、成功經(jīng)驗，也包括在工作中發(fā)現(xiàn)或出現(xiàn)的新矛盾，以及對問題的新思考。這種新思考，可以通過對特定問題所選取的匯報角度或站位的高度來體現(xiàn)。
　　
　　匯報材料如何做到重點突出？
　　
　　一要圍繞重點展開敘述或論證。匯報材料要有思想、有見解，才能夠給人以啟發(fā)，使人聽了豁然開朗產(chǎn)生興趣。匯報材料的思想性，體現(xiàn)在材料、事例和闡述的道理之中。分析問題要有理有據(jù)，要有深度，不要做膚淺的表面文章。匯報材料涉及的事例，可以量化的一定要量化，能用數(shù)字說明的問題，一定要把有關(guān)數(shù)據(jù)寫清楚。數(shù)字雖然枯燥，但能增強材料的說服力，在說明問題上，具有用文字敘述所不可替代的作用。對一些較為抽象的數(shù)字，有時還必須采用折算的方法，讓數(shù)字變得具體可感。比如，有人在介紹黃河時說："黃河每年帶起的泥沙16億噸。""16億噸泥沙"到底是一個多大的數(shù)字，許多人心中不一定有概念。為了讓聽者理解這個數(shù)字，如果改成："黃河每年帶起的泥沙16億噸。若用這些泥沙來修建一條高一米、寬一米的防護堤，那這條防護堤便可以環(huán)繞地球27圈。"這樣一折算，抽象的數(shù)量"16億噸泥沙"，剎那間就變得那樣的具體可感了，匯報的亮點也就能為之一閃。
　　
　　二要把握重點抓住要害和實質(zhì)。抓住本質(zhì)，就要少講過程性的東西，多講實質(zhì)性的東西。要杜絕簡單的材料堆砌，防止表面化，要把深層次的東西寫出來。比如某人在匯報某單位思想狀況時說："……有人玩名，有人玩命，有人玩狗，其實最終都是在玩自己。"這種說法一針見血地點出了問題的要害和本質(zhì)，能使人為之一振。
　　
　　三要詳略得當。匯報材料的線索要單一，情節(jié)要簡單。如果串起材料的線索太多、談及內(nèi)容的情節(jié)太復雜，聽匯報的人不但不容易理出頭緒，反而會越聽越糊涂。因此，要把多余的線索和過細的情節(jié)統(tǒng)統(tǒng)刪去。領(lǐng)導聽匯報最關(guān)心的是工作重點以及處理的結(jié)果，匯報要遵循"事不過三"原則，每談重點，關(guān)鍵事項最好只談一件，通常不要超過三件--這是許多人的經(jīng)驗之談。認知心理學的實驗結(jié)果也表明，主要論點多于三到五個時，人們便不容易領(lǐng)會。這倒不是說講完三個論點就坐下完事，而是把復雜的想法歸納成三到五個方面以抓住事物本質(zhì)。
　　
　　在語言運用上，敘述要簡明，切忌冗長啰嗦，千萬不要從文件、報紙上大段地抄錄引用，這樣容易把有用的東西淹沒在廢話、套話之中。用詞要做到樸實無華通俗易懂，不要使用生僻的語詞，要多用大眾語匯，盡量口語化。這樣匯報起來顯得自然、流暢。在句式上，要多用短句。用短句既便于說，又便于聽，而且干脆有力，節(jié)奏感強。
　　
　　三、實
　　
　　"實"就是實事求是。寫匯報材料要做到實事求是，需要注意兩點：
　　
　　第一，要準確可靠。匯報要尋找那些實在的、新鮮的、有價值的東西，但必須講真話、講實話、講心里話。匯報的情況要準確無誤，不允許有任何虛構(gòu)，也不允許夸飾拔高甚至張冠李戴移花接木，不能把道聽途說的東西作為事實寫入?yún)R報材料。對匯報材料所涉及的重要數(shù)據(jù)，一定要反復核實，科學論證，不可想當然隨意虛報。在評價事件或人物的時候，要恰如其分；匯報經(jīng)驗要避免脫離群眾、脫離現(xiàn)實、脫離整體觀念。
　　
　　準確可靠，要求所舉的事例，除要符合客觀實際以外，還必須要具有廣泛代表性，能反映事物的本質(zhì)。如果是沒有廣泛代表性，不能反映事物本質(zhì)的東西，即使它在事件的發(fā)展過程中是真實存在過的，也不能拿來作為例證，因為這樣的事例只是事物發(fā)展中的非主流、小插曲而已，絕非事物的真實面目，用這樣的事例作論據(jù)，不會有說服力，會犯論據(jù)不足的邏輯錯誤。
　　
　　第二，要喜憂皆報。領(lǐng)導聽匯報，既是了解情況，也是研究問題。無論"喜"或"憂"，領(lǐng)導都會認真對待。說不定你的"憂"，有時候正是領(lǐng)導所關(guān)注的熱點問題、焦點問題。因此在匯報情況的時候，要做到喜憂皆報，不能報喜不報憂。怎樣做到喜憂皆報呢？
　　
　　一是報喜要報夠，勿攬功。報喜只有報夠了，才能讓上級全面了解過去決策的真實效果。報喜報得很深透，對領(lǐng)導研究工作會有啟發(fā)，有利于上級今后工作的再決策。(www.gymyzhishaji.com)如果報喜不夠，既不利于領(lǐng)導認識過去決策的實際情況，也不利于上級了解下級，在一定情況下也會影響上級對典型經(jīng)驗的推廣和利用。必須注意的是，在報喜的時候，界限一定要拿捏適當，不要夸大吹牛，不要把一切成績都攫為己有。要分清所取得的成績，哪些是上級的，哪些是本單位的。屬于本單位的，又要分清哪些成績是屬于哪些領(lǐng)導、哪些部門的。只有把功勞分清了，才有利于幫助上級總結(jié)制定工作方針政策的經(jīng)驗，提高工作效率；有利于本單位內(nèi)部的團結(jié)，增強內(nèi)部的凝聚力，提高單位領(lǐng)導的號召力。
　　
　　二是報憂要報透，勿推卸。報憂要報透，就是要把工作不足或缺陷完全地實事求是地向上級說清楚。丑媳婦總要見公婆。對工作中所出現(xiàn)的失誤和不足，要按照要求進行匯報，即使是丟面子傷筋骨的事情也得匯報。在匯報這些失誤和不足的時候，不要輕描淡寫，不要避重就輕，更不能遮丑護短隱瞞遮掩。報憂要報透的作用，既可以幫助自己總結(jié)工作經(jīng)驗教訓，防止以后再出現(xiàn)類似的錯誤；也可以提醒上級以后在制定方針政策的時候應(yīng)當注意什么。在匯報這些失誤和不足的時候，要敢于承擔責任。既不能一切往下推，責怪這個部門不負責，那些群眾不努力；更不能一切往上推，怪上級這項政策不完善，那項制度不嚴密。

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