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集美區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展情況匯報
廈門市集美區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展情況匯報
尊敬的各位領(lǐng)導(dǎo)、各位專家：
國家局組織本次評估活動，既是對廈門市檔案事業(yè)發(fā)展的全面評估，也是對我區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展的一次檢閱和促進。對此，我們表示誠摯歡迎和衷心感謝，我們也十分企盼各位領(lǐng)導(dǎo)、各位專家對我區(qū)檔案工作多指導(dǎo)，多提寶貴意見。根據(jù)安排，我的匯報如下：
一、集美區(qū)情簡介
廈門市是臺灣海峽西岸重要中心城市，集美區(qū)則是廈門市的幾何中心，是進出廈門本島的重要門戶。東南由廈門大橋、集美大橋、杏林大橋及高集海堤連接廈門島，區(qū)位優(yōu)勢獨特。1989年和1992年經(jīng)國務(wù)院批準相繼設(shè)立杏林、集美臺商投資區(qū)，是廈門經(jīng)濟特區(qū)對外開放的重要窗口。歷經(jīng)發(fā)展，我區(qū)正成為廈門市重要的工業(yè)區(qū)、文教區(qū)和新城區(qū)。
全區(qū)土地面積276平方公里，總?cè)丝?0.42萬人（其中：常住人口18萬人，外來人口22萬人），下轄兩個鎮(zhèn)（灌口、后溪）四個街道（杏林、杏濱、集美、僑英），22個行政村34個社區(qū)居委會，設(shè)有臺商投資區(qū)和文教區(qū)兩個管委會。
二、我區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展主要情況
2002年9月，我區(qū)檔案館新址投入使用，位于區(qū)委行政辦公大樓一、二樓，建筑面積1264.17m2,庫房面積625.49m2。配置自動氣體消防系統(tǒng)、自動防盜監(jiān)控系統(tǒng)、自動溫度控制器和自動除濕系統(tǒng)。設(shè)計館藏檔案18萬卷，能夠滿足使用20-30年。館藏77個全宗，紙質(zhì)檔案24855卷、2918件，圖書資料7363冊，7個姓氏族譜，錄音、錄像10盤，集美歷史名人老照片、“集美大橋”、“園博苑”和“第二屆海峽兩岸龍舟賽”等照片484張。檔案門類包括：文書、照片、婚姻、科技、林權(quán)、工普、人普、土地延包、保先教育、非典和死亡干部檔案等。我區(qū)檔案館在“條件保障、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、開發(fā)利用和信息化建設(shè)”等方面得到健康發(fā)展，主要是：
1、區(qū)委、區(qū)政府關(guān)心重視到位，人、財、物有保障，檔案事業(yè)健康發(fā)展。一是領(lǐng)導(dǎo)到位。由區(qū)委領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，分管領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常深入檔案局館、深入基層單位調(diào)研，適時作出指導(dǎo)，及時幫助解決檔案事業(yè)發(fā)展難題。為提高我區(qū)檔案信息化水平，分管領(lǐng)導(dǎo)親自帶領(lǐng)我局館人員赴浙江省舟山市檔案局考察。二是列入總體規(guī)劃。把檔案工作列入?yún)^(qū)國民經(jīng)濟發(fā)展計劃。三是人員到位。2003年區(qū)檔案館定編在職事業(yè)編制4名，區(qū)劃調(diào)整后配備在職6名，其中行政2名，事業(yè)4名。同意區(qū)檔案局館按照閩委組參[2007]7號文和廈委辦[1999]5號文規(guī)定參照公務(wù)員管理。成立局機關(guān)黨支部。四是經(jīng)費到位。區(qū)檔案事業(yè)經(jīng)常性經(jīng)費列入一級財政預(yù)算，并逐年提高。此外，區(qū)財政又先后投入400多萬元用于檔案館庫房安全設(shè)施改造、檔案信息化、政府信息公開場所和檔案室等建設(shè)。
由于領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心重視到位，人財物全面保障，我區(qū)檔案工作取得明顯成效。區(qū)檔案局被評為省“四五”檔案法制宣傳教育先進單位、市2000—2003年度檔案工作先進集體。2004年被評定為省二級檔案館，2008年被評定為國家二級綜合檔案館。區(qū)檔案局是區(qū)級文明單位。
2、大力加強村居檔案規(guī)范化建設(shè)，全面提高村居檔案管理整體水平。以往，我們每次組織對社區(qū)檔案管理工作進行合格認定時，都會被要求幫助解決檔案辦公設(shè)備問題。如送一臺電腦、給一部空調(diào)等等。對此，我們認真對待，組織了調(diào)研，形成了材料，并及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，引起高度重視。2006年5月，區(qū)兩辦轉(zhuǎn)發(fā)了我局《關(guān)于大力加強全區(qū)村居檔案工作的實施意見》。提出要全面加強對村居檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全區(qū)、鎮(zhèn)街、村居三級檔案管理網(wǎng)絡(luò)；要有針對性開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，盡快提高村居檔案工作整體水平；要加強檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，確保村居檔案安全有保障；要培養(yǎng)典型，確實提高村居檔案管理層次等四項內(nèi)容。 對村居基層單位，我區(qū)本著“多予少取”的精神，打破財政體制常規(guī)，區(qū)財政立項拔款 54 萬元,鎮(zhèn)街等額出資配套，對村居檔案室硬件進行全面配套。除一個鎮(zhèn)擬將其行政村檔案集中管理外，其余村居全面完成檔案規(guī)范硬件和制度建設(shè)。每個村居配置電腦、空調(diào)、照像機、檔案軟件、四位一體打印機、掃描儀、移動硬盤、防磁柜、滅火器、檔案柜、防盜門、防盜窗或網(wǎng)、防強光窗簾等項。與此同時，結(jié)合我區(qū)新聘村文書，一律兼任檔案員。我們經(jīng)過認真組織實施和檢查驗收，全區(qū)32個社區(qū)居委會檔案管理均通過合格認定，2008年成立的兩個新社區(qū)正在抓緊建設(shè)中。農(nóng)村檔案工作整體水平也得到應(yīng)有提高。由于該項工作同屬區(qū)政協(xié)提案內(nèi)容，因完成較好，得到區(qū)政協(xié)通報表揚。該舉措得到《中國檔案報》等報道，《淺談新時期經(jīng)濟特區(qū)村居檔案工作的落實與提高》調(diào)研文章在《中國檔案》雜志刊發(fā)。
運行一段時間后，我們沒有沾沾自喜，而是針對存在問題及時召開全區(qū)六個鎮(zhèn)街分管檔案領(lǐng)導(dǎo)和檔案員會議，大家查擺不足，分析原因，提出解決辦法。按照分級管理原則，進一步明確各鎮(zhèn)街是抓好轄區(qū)內(nèi)村居檔案工作的主體，區(qū)局是要業(yè)務(wù)指導(dǎo)者，并直接掛勾每個鎮(zhèn)街各一個村居，分工局館人員聯(lián)系。會上，區(qū)委分管常委對我區(qū)鎮(zhèn)街、村居檔案工作提出新要求：一是思想上要再重視。鎮(zhèn)街、村居檔案是全區(qū)檔案工作的重要組成部分，要高度重視，要有完整記錄鎮(zhèn)街、村居真實歷史的責任感和使命感。二是工作上要再加強。要充分利用已條件，按照要求抓緊做好檔案的收集、整理、歸檔和編目等工作。三是思路上要再創(chuàng)新。要以鎮(zhèn)街為主，創(chuàng)新村居檔案工作思路，要抓典型、抓特色，抓出水平。
3、檔案數(shù)據(jù)化全面拓展，檔案信息化工作取得新突破，便民優(yōu)質(zhì)服務(wù)取得新成效。一是推行館、室檔案軟件配套。2004年，區(qū)委辦行文要求各相關(guān)單位配置館室檔案軟件。共陸續(xù)配套館室檔案軟件107套，其中：檔案館軟件1套、區(qū)直機關(guān)（鎮(zhèn)街）檔案室軟件52套，村居檔案室軟件54套。二是建設(shè)檔案信息便民服務(wù)平臺。2004年我區(qū)科枝立項投資近30萬元建設(shè)“集美區(qū)檔案信息化、便民服務(wù)平臺”項目，網(wǎng)絡(luò)平臺配置了主服務(wù)器、熱拔插硬盤、交換機和操作系統(tǒng)，還建立和完善安全體系。經(jīng)過1年運行，網(wǎng)絡(luò)工作正常，運行穩(wěn)定，服務(wù)器、交換機及網(wǎng)絡(luò)線路沒有出現(xiàn)故障，機房安全無事故。通過科枝項目驗收后，又順利通過省檔案局驗收。三是積極推進館藏檔案目錄數(shù)據(jù)化。我們在抓好檔案目錄錄入基礎(chǔ)工作的同時，針對館藏檔案目錄數(shù)據(jù)不能通過驗收現(xiàn)狀，加強館藏目錄數(shù)據(jù)校對工作。經(jīng)過努力，今年3-4月份，館藏文書檔案目錄數(shù)據(jù)全面高標準通過驗收。驗收涉及館藏77個全宗2.2068萬卷、目錄41.0455萬條。（其中：第一階段14個全宗1.0121萬卷、目錄19.5393萬條，第二階段9個全宗0.4025萬卷、目錄7.9489萬條，第三階段41個全宗0.7922萬卷、目錄13.5573萬條。準確率第一階段98.08%、第二階段98.95%、第三階段98.25%。）四是開展民生檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)化。2007年我局被推薦參加全國檔案信息資源開發(fā)利用試點。我們在全面落實試點任務(wù)時，針對近年來我館檔案利用情況，進行綜合分析，確定優(yōu)先安排每年利用率占70—80%的婚姻檔案和土地延包檔案等進行主要內(nèi)容數(shù)據(jù)化。共數(shù)據(jù)化2585卷69186條，其中：婚姻檔案2411卷56820條、土地延包檔案174卷12366條。我們通過館藏資源查詢平臺開展檢索，大大節(jié)約查檔時間，既減輕工作量、方便群眾，又達到保護檔案實體目的。這一有益做法被省局納入經(jīng)驗材料，在全國檔案信息化試點工作總結(jié)會上介紹。五是有效推進館藏重要檔案全文數(shù)據(jù)化。我局對這項工作做到早謀劃早安排和有要求有方案。我們制定分步實施方案，確定具體工作流程，指定具體經(jīng)辦人，確保工作啟動和順利開展。為又好又快完成任務(wù)，我們指派2名同志到省館跟班作業(yè)，學習全文數(shù)據(jù)化。目前，我區(qū)全文數(shù)據(jù)56.7013萬頁（其中：館藏重要檔案44個全宗51.66萬頁、現(xiàn)行文件32個單位44495頁、1個社區(qū)檔案3601頁和2個族譜5冊2317頁）。
4、抓機制，抓隊伍，以民為本，創(chuàng)新方法，推動檔案工作健康有序運行。檔案館是窗口單位,其作風優(yōu)劣、服務(wù)態(tài)度直接影響黨群、干群關(guān)系，直接影響黨和政府形象。幾年來，我們堅持以民為本，主要抓：一是隊伍作風建設(shè)。工作紀律是隊伍作風建設(shè)的重要表現(xiàn)，我局針對工作紀律偶有松懈等問題，實行局館人員上班使用網(wǎng)上OA辦公系統(tǒng)簽到。二是改進查檔值班制度。從原來以誰接誰查檔看似自覺，靠自覺而形成的混亂現(xiàn)象，到每人周值班影響其它工作，再到實行A、B崗值班辦法，指派專人即A崗，其他人員即B崗，以A崗為主B崗為輔。三是細化分工，落實責任。我們在做好年度計劃基礎(chǔ)上，針對年度工作任務(wù)、項目內(nèi)容，用人所長、避其所短，將全年主要工作，如具體項目、立檔單位業(yè)務(wù)指導(dǎo)等分配到具體人員，并把落實情況作為年終考核和外派學習的主要依據(jù)。四是移出館藏民生檔案數(shù)據(jù)，提高工作實效。2007年底，我們辦理部分館藏民生檔案數(shù)據(jù)移交到職能部門，如婚姻檔案數(shù)據(jù)正式移交區(qū)婚姻登記機關(guān)，由該機關(guān)提供利用。我們還及時接收婚姻檔案實體及其數(shù)據(jù)進館，解決婚姻登記機關(guān)庫房不足和保管安全問題。這樣即減少我局館直接查檔量，又方便群眾，節(jié)省查檔利用社會成本。我館查檔利用數(shù)從2007年459人次2595卷，到2008年281人次1728卷，查檔人次下降38.8%，效果十分明顯。
5、突出抓好檔案館、機關(guān)聯(lián)合檔案室建設(shè)，提高檔案安全管理水平。檔案安全工作無小事，是擺在首位的第一重要的工作。我們重點抓檔案館、室安全設(shè)施建設(shè)。一是主動抓檔案館安全設(shè)施改造。我館投入使用后，由于原設(shè)計原因，區(qū)檔案館與區(qū)機關(guān)辦公樓一樣，采用水噴淋消防系統(tǒng)，未設(shè)置監(jiān)控、報警系統(tǒng)等，安全措施不到位。此事引起政府高度重視，財政立項92萬元，改水噴淋消防為自動環(huán)保氣體消防，改造除濕系統(tǒng)為自動化，建成了監(jiān)控主自動報警系統(tǒng)，使檔案館安全措施全面到位；二是創(chuàng)造性建設(shè)機關(guān)聯(lián)合檔案室。我們本著便于檔案利用和落實保管安全到位原則，把相對集中辦公單位的自管檔案，采取“集中管理、分屬使用”辦法，用建設(shè)檔案館標準，先后在集美、杏林兩地設(shè)置二個機關(guān)聯(lián)合檔案室，有效改變多數(shù)機關(guān)檔案室如同“雜物間”或小單位檔案存放辦公室等安全措施不到位狀況。設(shè)置了公用檔案室和人事專用、城建專用檔案室等三個功能室，檔案庫房可以滿足各立檔單位自管檔案和人事檔案保管需要，城建檔案存量30年以上。目前，全區(qū)有33個（占60%）機關(guān)單位和95%以上自管檔案實現(xiàn)集中。檔案裝具設(shè)備先進，檔案存儲、利用方便，檔案實體安全措施全面到位。
各位領(lǐng)導(dǎo)、各位專家：以上是我區(qū)檔案事業(yè)發(fā)展的一些具體做法，但距檔案功能的全面發(fā)揮，離黨和政府與人民群眾的要求還有差距。為此，我們要積極響應(yīng)區(qū)委關(guān)于“奮力拼搏在集美，攻堅克難見實效”的號召，采取措施，主動作為。一是要加強全區(qū)檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作枝能，發(fā)揮區(qū)館、區(qū)機關(guān)（鎮(zhèn)街）、村居檔案室平臺作用。二是要積極探索對實行“集中管理、分屬使用”的機關(guān)聯(lián)合檔案室的管理辦法，要著眼提高實效，發(fā)揮作用。三是要抓緊館藏檔案數(shù)據(jù)解密劃控和目錄數(shù)據(jù)與全文數(shù)據(jù)掛接工作，爭取早日上網(wǎng)實現(xiàn)檔案資源社會共享。我們要再接再厲，奮力拼搏，努力實現(xiàn)我區(qū)檔案工作再上新臺階。
廈門市集美區(qū)檔案局
2009年5月20日
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