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怎樣做好辦公室工作
一、辦公室工作的主要職責、地位和作用
首先辦公室擔負著上情下達、下情上報、對外交往和后勤服務等繁重工作，處于協(xié)調(diào)機關各部門、連接領導和基層的樞紐地位，是機關的信息中心、服務中心、參謀中心、運轉中心和指揮中心。具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務、把關、督辦等六大職能，這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準確的預見性，工作具有超前性和豐富經(jīng)驗。不論是辦文、辦事、辦會，還是管理、服務、協(xié)調(diào)，任何一個環(huán)節(jié)出了問題，都會產(chǎn)生很大的影響，甚至給整個地稅工作帶來被動或造成損失，也就是說，辦公室工作開展得如何，直接制約和影響著全局各項工作的開展和各項稅收任務的完成。
其次辦公室工作能不能得到加強，關鍵在于領導，在于領導對辦公室工作的認識和重視，如果把辦公室單純地作為后勤服務單位而忽視其參謀、助手作用來認識，辦公室就變成了勤雜室，辦公室工作人員每天就會沉浸于紛繁零碎的瑣事之中，就沒有時間去抓信息工作和搞調(diào)查研究。下情不了解，談不上給領導提供決策的依據(jù)。如果領導重視、關心、支持辦公室工作，從政治上關心他們，給他們提供盡可能多的學習提高機會，盡可能地改善他們的工作環(huán)境和條件，從工作上支持他們，從生活上關心他們，從心靈上理解他們，肯定會使辦公室不僅能夠穩(wěn)定住隊伍，而且還會有很大的吸引力，達到其充分調(diào)動他們努力工作的積極性。
二、具備擔當辦公室主任的條件
（一）辦公室工作有利于提高自己的綜合素質(zhì)，全面發(fā)展自己。能否有效發(fā)揮辦公室的整體作用，關鍵在于辦公室主任，因為辦公室主任的職責是主持辦公室的全面工作，既要參與領導班子對重大問題的討論與決策，又要組織參與日常的瑣碎事務，要帶領和組織辦公室人員努力完成承擔的各項工作任務，一個稱職的辦公室主任必須具備與相適應的政治理論水平、文化知識、專業(yè)知識和管理水平。
（二）從我從事眾多工作崗位來看，越是雜務事情多，工作煩瑣的工作崗位和工作環(huán)境越富有吸引力和挑戰(zhàn)性，越是能夠?qū)W到新知識、新經(jīng)驗，增長新才干，開拓新視野，挖掘新潛力，辦公室崗位就是用武之地和鍛煉的最好場地。對人生閱歷的增長和能力的培養(yǎng)都是一次難得的鍛煉機遇。但是，挑戰(zhàn)與機遇同在，壓力與動力并存，在辦公室工作將會嘗到更多的酸甜苦辣。但是辦公室主任崗位能夠鍛煉自己，獲取多方面知識和實踐經(jīng)驗，提高自身綜合素質(zhì)。
（二）要具備擔當辦公室主任所必須的政治素質(zhì)和個人品質(zhì)。
1、敬業(yè)精神要強，工作要認真負責，勤勤懇懇、任勞任怨、干一行、愛一行、專一行。特別是要有嚴明的組織紀律性，吃苦耐勞的優(yōu)良品質(zhì)、雷厲風行的工作作風，這是干好辦公室工作的前提條件。
2、思想要活躍，要有解放思想，實事求是的優(yōu)良作用，接受新生事物要快，愛學習，愛出點子，改革和超前意識要強，在工作中要充分發(fā)揮主觀能動性，才能不斷開拓新局面。
3、辦事要穩(wěn)妥，處事要嚴謹，在廉潔自律上要求嚴格，嚴于律已，要起模范帶頭作用，這是做好各項工作的保證。
4、要信奉誠實、正派的做人要誠實、正派，要有高尚的道德品質(zhì)，樸實的工作作風，公正的處事原則。所謂“高尚”就是要樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀，做到堂堂正正做人，認認真真做事；所謂“樸實”就是人的能力有大小，水平有高低，只要把勁全使出來，就是一個好同志；所謂“公正”就是在原則問題上不能糊涂,不能像墻頭蘆葦隨風倒,看領導眼色行事；要謙虛謹慎，慎用權力，知人善任,能夠與人團結共事,而且具有良好的協(xié)調(diào)能力和工作方法。有了成績歸功于大家,出了問題要主動承擔責任,關心下屬要一視同仁,始終發(fā)揮整體合力的戰(zhàn)斗作用。
（三）要具有擔當辦公室主任必須的知識能力
從辦公室的職能來看，綜合性強，職能繁雜，擔負著機關內(nèi)務、文秘、協(xié)調(diào)、后勤服務和機關管理等多項工作。辦公室主任必須具備一定的政治理論水平、文字綜合能力、組織協(xié)調(diào)能力和管理經(jīng)驗。
1、具備一定的政治理論水平。在辦公室崗位工作，加之辦公室崗位的要求，必須要一定的政治理論水平，才能適應辦公室工作的需要。因此，平時注重學習，理解掌握有關國家的大政方針政策，保持清醒的政治頭腦，才能夠在工作中始終把握正確的政治方向，保持較高的政治敏銳性。
2、要具備一定的文字綜合能力。本身要具有一定的文字基礎，同時，要熟悉業(yè)務知識，包括稅收知識、財會知識和科學文化知識，文字功底和語言表達能力以及工作方法，如果不具備這一點，那么不論起草文件還是開會發(fā)言答復問題等方面都是糊里糊涂，抓不住要害，提不出問題，只能是和“稀泥”。
3、要有一定的組織協(xié)調(diào)能力和管理經(jīng)驗。辦公室的所有工作，本人在辦公室12年工作中不同程度地實踐過。我認為辦公室工作不單是要對辦公室崗位本身熟悉，而且要對本部門整個工作有所了解。只有對稅收工作的全面熟悉和了解，才能打下綜合管理能力的基矗
三、辦公室主任應具備良好的精神狀態(tài)
辦公室是綜合部門，既要協(xié)調(diào)方方面面，又要服務上下左右，具有整體性強、影響大的特點，要使辦公室具有戰(zhàn)斗力，發(fā)揮窗口樹好形象，辦公室工作人員必須具備良好的精神狀態(tài)。一是忠誠可靠，潔身端正。在思想上忠于稅收事業(yè)，不折不扣地理解黨的路線、方針、政策，特別是稅收政策，樹立全心全意為人民服務的思想，在行動上要服從領導，對領導和各項決定應認真地貫徹執(zhí)行，不得自行其事，一旦遇到領導作出的決定不妥或明顯失誤時，應該出以公心，予以提醒，切不可為博得領導歡心而盲目服從，曲意迎逢。警惕各種腐朽思想的侵蝕，抵制各種不正之風，堂堂正正做人，清清白白從政，勤勤懇懇辦事。二是任勞任怨，勤奮好學，不論是撰寫材料、文件收發(fā)、打印裝訂，還是協(xié)調(diào)辦事、接待來訪、車輛管理、安全保衛(wèi)，甚至添茶倒水、打掃衛(wèi)生等都要有強烈的服務意識，以高度負責的態(tài)度，一絲不茍地做好，這些成績和效果往往不是顯而易見的，但常常是融入其他工作之中或為他人“做嫁衣”的，并且常因撰寫材料、接待來訪而不分上下班、節(jié)假日，這就要求我們具有不為名、不為利、任勞任怨、甘當無名英雄的思想品德，經(jīng)受得起各種誤解、委曲和挫折，胸懷要寬，肚量要大，要運用自己的智慧，既化解矛盾，又綜合協(xié)調(diào)，努力為領導分憂解難，把工作搞好。三是團結同志，寬以待人。一個單位的同志，由于生活閱歷、工作經(jīng)歷、文化層次、興趣愛好、職責任務等諸多方面存在差異，作為辦公室主任就必須大事講原則，小事講風格，對人必須寬厚誠懇，對事必須嚴謹認真，只有這樣，才有協(xié)調(diào)各科室之間的矛盾、職工與領導之間的矛盾，以及本單位與外單位，特別是與納稅人之間的矛盾，讓同志之間、科室之間、上下級之間，團結一心，促進機關工作的高效運轉。
四、辦公室人員即秘書的幾點要求
秘書是辦公室的重要組成人員，辦公室工作的好壞，秘書人員起著關鍵的作用。因此，秘書人員必須做到以下方面。
（一）做一個純正的人。做秘書首先不能幫倒忙。何為純正？我認為就是要做一個純樸正直的人。有人說秘書是領導的一面鏡子，不可避免要打上領導的烙櫻在旁觀者眼里，秘書的言行舉止折映出領導的為人風格。因此，秘書謹言慎行，時刻牢記自己的一言一行不是個人行為，若行事只顧打自己的小算盤或借機謀利，就會不僅害了自己，誤了工作，幫了倒忙，也敗壞了領導的名聲，甚至會帶來嚴重后果。組織安排我們?yōu)轭I導服務，是信任，也是考驗。因此，要經(jīng)得住考驗，要在“純”、“正”兩字下功夫，純凈自己的心靈，端正自己的人生觀。
（二）建立與領導“對接”的工作語言。秘書位居領導身邊，直接為領導工作服務，是領導的助手，因此領導與秘書雙方的有效溝通至關重要。兩人之間要建立一種可以“對接”的工作語言。一是秘書要能準確把握和理解領導的意圖和思想，即解決“聽懂”的問題；二是秘書要能夠及時向領導提供他最好關心的信息，即解決“回答”的問題，這就需要秘書注意培養(yǎng)自己的政治修養(yǎng)和政策水平；三是要重視反饋，秘書要肩負起督促，跟蹤領導批示和指示的責任，并隨時向領導反饋進展情況，以便領導心中有數(shù)；四是想領導所想，急領導所急。當前的中心工作是什么？承待解決的問題有哪些，解決問題的切入點在哪里，秘書要了熟于心，即可相應做些準備，從而使自己的工作具備超前性和預見性。真正成為領導的參謀助手。
（三）秘書既要謹慎，又要開放。秘書在領導身邊一定謹慎，但這不是說只能唯唯喏喏，畏畏縮縮，相反，要放開手腳，在領導面前展現(xiàn)自我，敢于表達自己的想法和看法。與領導朝夕相處，最重要的要坦誠相待，要做一個坦然的人。就是心底無私，無私則無畏。只要一切從工作考慮，為領導著想，何為之有？工作中難免出錯，也有不順心的時刻，只要心底坦然承認錯誤，加以改正，明天又是暫新的一天。工作要有激情，沒有激情就會遲鈍，不能進入工作狀態(tài)，更談不上創(chuàng)造性地工作。喜怒哀樂順其自然。
（四）不要“貪污”信息，秘書是領導最重要的信息渠道，必須保持這個信息渠道的暢通無阻，最重要的是不“貪污”信息。秘書不應是信息的受體，而是載體，不能獨占信息。領導身邊無小事，需要領導來過問信息的重要性不言自明。秘書的職責就是把信息原原本本，原汁原味地傳遞給領導。在信息傳遞過程中不得“損耗”式“增值”，更不能遺失。如果信息走樣，必將影響領導決策，暢通而準確的信息將有助于領導的正確決策。
五、辦公室所要抓的主要工作
辦公室工作盡管紛繁復雜，只要我們抓住了要害，抓拄了綱領，一切問題就會迎刃而解。我認為辦公室工作要在黨組和行政領導下，堅持“一個原則”，實現(xiàn)“二個轉變”，抓好“四項工作”，具體講：
（一）堅持“一個原則”
就是要堅持上為黨組、局領導分憂，下為干部服務的原則。
辦公室工作千頭成緒，紛繁復雜，涉及機關日常事務、政務調(diào)研、文秘、檔案、信息、宣傳、財務、安全保衛(wèi)、部門創(chuàng)建、后勤服務等。既是“忙家”、“雜家”，又是“管家”，很多具體的事情涉及到干部職工的切身利益。因此，必須把服務于全局的中心工作和服務于干部群眾作為工作的出發(fā)點和落腳點，把“參與政務”、“管理事務”、“搞好服務”三大職能統(tǒng)籌兼顧，合理安排，做到調(diào)研圍繞中心轉，協(xié)調(diào)圍繞領導轉，服務圍繞大家轉，信息圍繞決策轉。從而使工作目標更明確，重點更突出。
（二）實現(xiàn)“二個轉變”
一是實現(xiàn)角色的轉變，即要當指揮員，又要當戰(zhàn)斗員，帶領辦公室全體同志，思想上同心，目標上同向，行動上同步，事業(yè)上同干，扭住一條繩，發(fā)揮整體優(yōu)勢，創(chuàng)造一個良好的工作氛圍。
二是實現(xiàn)思維方式的轉變，從原來的“領導交辦，辦就辦好”的思維方式向“怎樣去辦、怎樣辦好”的方式轉變，圍繞全局中心工作，做好全局工作計劃，有安排、有檢查，保證工作有條不紊，落到實處。
（三）抓好“四項工作”
一是抓好學習強素質(zhì)。在黨組和局領導下，一方面抓好政治理論學習，一方面抓好業(yè)務知識的學習，同時還要抓科技、文化知識等其他方面的學習。只有不斷學習，才能不斷提高干部的綜合素質(zhì)和整體素質(zhì)。
二是抓好調(diào)查研究。辦公室要為領導決策提供服務，當好參謀助手，這就要求我們把調(diào)研工作作為一個重要任務來抓。必須在充分調(diào)查研究的基礎上制定各項實施方案和意見，為領導決策提供最準確、真實的依據(jù)。
三是抓好制度管理。沒有規(guī)矩不成方圓，辦公室要根據(jù)本單位的情況制定有效的措施，首先要合理分工，根據(jù)辦公室的工作職責，將辦公室分成文秘、綜合、后勤各個崗位，制定各種工作人員的工作職責，落實指標，各施其職，各盡其責，建立健全機關各項工作制度，做到工作有章可循。其次工作要有目標和計劃，要做到年有工作要點，季有工作安排，月有情況通報。在制定目標時，要將總體目標與突破工作項目結合起來，同時要建立監(jiān)督機制，提高辦事效率。對人們關心的熱點、焦點問題，要督辦督查，在規(guī)定時間完成。再次是嚴格考核，建立激勵機制。按照人員責任分工情況，將個人德、能、勤、績進行量化考核，根據(jù)考核情況與獎金掛鉤。同時還應制定一些激勵措施，如對調(diào)研、信息工作、新聞報道工作實行獎勵，充分發(fā)揮他們的積極和創(chuàng)造性。
四是抓好勤政樹形象。作為辦公室主任，必須以高度責任感，加強身軀的勤政、廉政建設。具體講，在廉政上要做到“三有三只”，即：有權不濫用，只求搞好工作；有錢不濫花，只講自覺奉獻；有成績不驕傲，只想如何開創(chuàng)新局面。在勤政方面做到“三勤”。一是腿勤，不怕多跑路，不怕多流汗，舍得花力氣，把工作做實做細；二是“腦勤”，勤學善思，注重研究問題，解決工作中的難點問題，為領導多出點子，多獻計策。三是“嘴勤”，多向領導匯報情況，多向科室和有關部門通報情況，加強溝通，密切協(xié)作，樹立廉潔高效的社會形象。
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