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檔案工作情況調(diào)研報告
檔案工作情況調(diào)研報告
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為加快推進我區(qū)檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案工作在推動經(jīng)濟社會發(fā)展中的作用，根據(jù)區(qū)人大常委會年初工作安排，區(qū)人大教科文衛(wèi)工委在區(qū)人大常委會xxxx副主任的帶領(lǐng)下，就我區(qū)檔案工作情況進行了調(diào)研。此次調(diào)研實地走訪了區(qū)檔案館庫房、地稅城區(qū)分局、區(qū)法院、澄江街道辦事處檔案室等相關(guān)單位，聽取了區(qū)檔案局有關(guān)情況匯報，并召開了座談會，廣泛聽取了各方面的情況介紹和建議、意見。現(xiàn)將有關(guān)調(diào)研情況匯報如下：
一、基本情況
1、建立檔案管理機構(gòu)和工作網(wǎng)絡(luò)。區(qū)檔案局于1989年掛牌成立，能夠認真貫徹《中華人民共和國檔案法》和《浙江省實施<中華人民共和國檔案法>辦法》，切實履行檔案事業(yè)行政管理和檔案管理利用兩種職能。不斷加強檔案隊伍網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，全區(qū)機關(guān)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）全部完成了文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的編制審查，并成立了相應(yīng)的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，明確了分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案室負責(zé)人，使檔案管理工作達到了有制度、有人管、有庫房、有實體的四有標準。
2、檔案管理工作逐步規(guī)范。一是建立了各項制度。區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）及職能部門都相應(yīng)建立了有關(guān)檔案保管、利用、歸檔、保密等一系列工作制度，進一步明確了檔案管理的基本工作要求，確保了檔案管理的規(guī)范化和制度化。二是規(guī)范檔案管理職責(zé)。重新修訂了《黃巖區(qū)檔案館收集檔案范圍》，調(diào)整接收檔案單位名冊，確保館藏檔案資源建設(shè)科學(xué)合理。全區(qū)各相關(guān)單位都制定了相應(yīng)的檔案人員崗位責(zé)任制度，各檔案館室的檔案人員基本都能認真做好檔案的日常收集、整理、管理工作，大多數(shù)建檔單位能做好檔案借閱和利用情況的登記。三是加強考核創(chuàng)建。區(qū)檔案館1999年11月即通過省二級檔案館驗收；xxxx2年，被臺州市檔案局評為社會主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作市級示范縣；澄江街道被評為社會主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作省級示范鄉(xiāng)鎮(zhèn)，其綜合檔案室通過省一級目標認定，其余18個鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）機關(guān)綜合檔案室全部通過省二級驗收。組織開展檔案目標管理認定和重點建設(shè)項目檔案驗收，"十二五"以來，區(qū)司法局、公積金管理中心等23家單位通過省級標準認定，7個重點建設(shè)項目通過檔案專項驗收。
3、檔案利用工作有所推進。一是檔案利用率有所提高。全區(qū)民生部門建檔率達100%,信訪局、公積金管理中心、就業(yè)處等14個涉民單位達到省級以上檔案目標管理水平。建立了婚姻、移民等多種民生專業(yè)檔案的全文數(shù)據(jù)庫和60多個涉民部門的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實施市、縣（區(qū)）兩級聯(lián)動，開展"異地查檔、跨館服務(wù)".近三年來，累計接待群眾查檔3570人次，調(diào)閱檔案資料4500多卷（冊），復(fù)印檔案資料8000多張，檔案聯(lián)動服務(wù)360多人次。二是信息化建設(shè)不斷推進。區(qū)檔案館以開展檔案登記備份工作為載體，整合館藏資源，加快館藏檔案數(shù)字化進程，建成了館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，文件級目錄數(shù)據(jù)達91多萬條，館藏檔案全文掃描170多萬頁。加快了數(shù)字檔案室建設(shè)，特別對涉及民生檔案的職能部門信息化工作走在前列，全區(qū)共有6個單位建成了省示范數(shù)字檔案室，36個綜合檔案室建成了規(guī)范化數(shù)字檔案室，如：城區(qū)地稅務(wù)分局、區(qū)法院等單位，進一步開發(fā)了檔案信息資源，提高了檔案的社會利用率，較好地服務(wù)了群眾。同時還創(chuàng)建了農(nóng)村檔案信息共享平臺，實現(xiàn)涉農(nóng)檔案一鍵共享。
二、存在問題
1、檔案管理意識不夠強。一是部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理工作缺乏應(yīng)有的重視和關(guān)注。對本職范圍內(nèi)檔案工作職責(zé)不明確，較少過問檔案工作，對有關(guān)檔案的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識了解不深，導(dǎo)致許多單位的檔案管理問題得不到解決，人、財、物保障不足。二是部分單位之間檔案管理工作不平衡。目前，我區(qū)的各類檔案管理工作主要是根據(jù)業(yè)務(wù)線上的臺帳要求來開展，各級各部門的檔案管理標準不統(tǒng)一，檔案管理水平高低不均，差距較大。三是檔案工作宣傳方法較少。由于宣傳的活動和載體不多，檔案的相關(guān)知識和新聞很少出現(xiàn)在各類媒體、簡報上，宣傳力度不強、氛圍不濃。機關(guān)干部欠缺檔案概念，自覺管理、依法收集的意識比較淡薄，全員參與和支持檔案管理的良好氛圍尚未形成。
2、檔案管理體系不夠完善。一是檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)不夠健全。據(jù)了解，部分單位的檔案管理網(wǎng)絡(luò)沒有建立到具體科室和工作崗位，部分村（社區(qū)）還未落實兼職檔案管理人員，組織網(wǎng)絡(luò)未能到底到邊。二是檔案管理隊伍缺乏應(yīng)有的專業(yè)知識和精力，檔案員隊伍不穩(wěn)定，變動頻繁，有些單位一兩年一換；檔案員兼職過多，精力不足；檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)化水平總體不高，檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)較少，近幾年來特別是針對基層村（社）檔案管理人員的培訓(xùn)指導(dǎo)幾乎沒有。
3、檔案管理硬件建設(shè)還難以適應(yīng)工作需要。隨著檔案庫存量的急劇增加，館室緊張、建設(shè)簡陋的問題在全區(qū)各個職能部門都普遍存在，這已經(jīng)成為影響和制約全區(qū)檔案管理工作發(fā)展的突出問題，具體表現(xiàn)在：一是庫房容量不足。目前區(qū)檔案館庫存檔案已經(jīng)飽和，收集工作受到影響，全區(qū)共有222個進館單位，尚有86個單位檔案未接收進館；絕大部分機關(guān)單位僅接收到八十年代初；半數(shù)以上鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）六十年代以來的檔案至今未接收進館；據(jù)不完全統(tǒng)計，我區(qū)到期未接收進館檔案共有40多萬卷、近30萬件。二是檔案館室建設(shè)不規(guī)范。有些單位因辦公條件限制，無法落實專用檔案庫室，有些部門檔案分散在各職能科室，不符合檔案管理要求。三是村（社區(qū)）檔案室建設(shè)滯后。絕大多數(shù)行政村和社區(qū)的資料保管，多半是憑著村（社區(qū)）領(lǐng)導(dǎo)或者會計的個人判斷，或者是遇到實際問題后才注意收集，基本未實現(xiàn)集中、規(guī)范化管理，檔案分散、不健全，沒有專門的管理人員和庫室，有些重要資料甚至是由村書記自己保管的，或是分散在各個崗位或工作人員手中。
4、信息化檔案管理工作相對滯后。全區(qū)絕大部分單位的業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化工作尚未開展，信息化工作缺乏足夠的技術(shù)人員支撐，涉及到的硬件、軟件及安全維護，需要大量資金，目前我區(qū)財政對檔案信息化工作投入遠不能滿足信息化業(yè)務(wù)開展和信息安全保障。
三、幾點建議
1、進一步提高對檔案管理工作的重視和關(guān)注程度。一是要切實加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，從人、財、物方面給予保障。二是要切實轉(zhuǎn)變檔案管理工作觀念。牢固樹立檔案管理法制觀念，加大依法治檔力度，從法律層面提高領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理工作的重視和關(guān)注程度。三是要切實加強對檔案工作的宣傳。充分利用新聞媒體、櫥窗、展板、傳單、手冊、教育基地、學(xué)術(shù)交流、法律宣傳活動等載體和形式，多形式、多載體、多層面地開展檔案工作宣傳，著力提高全民檔案意識。
2、進一步完善檔案管理體系。一要完善檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)。區(qū)檔案局要加強自身建設(shè)，密切與基層單位的聯(lián)系，切實承擔(dān)起監(jiān)督指導(dǎo)的重要職能；將網(wǎng)絡(luò)延伸到基層村（社區(qū)），明確各村（社區(qū)）的兼職檔案管理人員，將他們納入全區(qū)檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系中，定期組織培訓(xùn)教育，提高基層檔案管理水平；完善各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）和職能部門內(nèi)部組織網(wǎng)絡(luò)，檔案收集管理職能要明確到具體科室、具體個人，為檔案工作全員參與營造氛圍，打好基礎(chǔ)。二要進一步完善檔案工作機制，力爭將檔案工作納入?yún)^(qū)國民經(jīng)濟和社會發(fā)展規(guī)劃，將智慧檔案建設(shè)列入《智慧黃巖建設(shè)與發(fā)展規(guī)劃（xxxx-2020）》，促進全區(qū)檔案事業(yè)協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展。三要加快硬件建設(shè)步伐。結(jié)合各單位辦公場所的調(diào)整、重建，超前謀劃、提前介入，切實做好各類新建檔案庫室的規(guī)劃建設(shè)工作；改善設(shè)備、整合資源，有效緩解現(xiàn)存庫室緊張、保管條件差的突出矛盾，對明顯不符合檔案管理標準的庫室，要及時調(diào)整修繕，確保檔案安全；高度重視基層村、社區(qū)檔案庫室的建設(shè)，力爭做到全區(qū)所有村、社區(qū)檔案庫室全覆蓋。四要切實加強檔案管理隊伍建設(shè)。要加大對全區(qū)檔案干部隊伍的教育培訓(xùn)力度，堅持以人為本，定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和工作交流，提高檔案工作者的專業(yè)素養(yǎng)和能力水平。
3、進一步推動檔案信息化建設(shè)。根據(jù)實際發(fā)展需要，將檔案信息化建設(shè)納入政府規(guī)劃，配備和更新必要的信息化建設(shè)。加快各部門各單位存量檔案的數(shù)字化和增量檔案電子化步伐，實現(xiàn)區(qū)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）以及村（社區(qū)）檔案信息化管理系統(tǒng)互通，資源共享，提升檔案信息共享水平。進一步提高檔案庫房和各種類型檔案的智能化、規(guī)范化管理程度，特別要加強對電子類、數(shù)碼影像類等新型檔案載體保存規(guī)范的研究探索，保障新型檔案保存的長久性和安全性。
4、切實加快檔案館新館建設(shè)。要切實按照《檔案館建設(shè)標準》、《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》和檔案館"兩個基地、三個中心"的功能要求，加快檔案館新館建設(shè)，使新館設(shè)施設(shè)備符合檔案"八防"和現(xiàn)代化管理，檔案安全裝備裝具現(xiàn)代化和智能化。同時要切實按照面積達標、設(shè)施完善、功能齊全、節(jié)能環(huán)保的要求，盡可能將全區(qū)機關(guān)單位的一部分檔案接收，以緩解各單位檔案庫房壓力。
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